Współczesny biznes charakteryzuje się przede wszystkim szybkością – jesteśmy dynamiczni, często podróżujemy i korzystamy z technologii, które rozwijają firmę bez względu na porę dnia oraz miejsce. Jest to możliwe dzięki urządzeniom mobilnym. Jak zmienił się styl kierowania firmą na przestrzeni ostatnich kilkunastu lat?
Kontakt z klientem – nowe możliwości
Sam numer telefonu dzisiaj już nie wystarczy. Aby skutecznie prowadzić biznes, należy posiadać przynajmniej adres email. Jest to związane przede wszystkim z koniecznością utrzymywania kontaktu z naszym kontrahentem, a nie zawsze jest on dostępny pod telefonem. Może być akurat na ważnym spotkaniu, prowadzić samochód lub spędzać po prostu wolny czas z rodziną. Dlatego warto w tym momencie wysłać do niego maila. Dzięki współczesnym smartfonom odczytanie wiadomości trwa kilkanaście sekund. Dzięki temu kolejna rozmowa przebiegnie sprawniej, zaoszczędzisz również dodatkowy czas. Email nie jest oczywiście ostatnim narzędziem do komunikacji. Coraz więcej użytkowników chętnie korzysta ze Skype’a oraz dedykowanej aplikacji w Office 365 – Skype dla firm, dzięki której możemy zorganizować telekonferencję nawet dla 250 osób (idealny sposób dla trenerów i instruktorów szkoleń zdalnych).
Elastyczne godziny pracy nie są przeszkodą
Niespodziewana delegacja, spóźnienie do pracy lub po prostu choroba i zwolnienie lekarskie? Jako szef, możesz kierować firmą na odległość. I nie musisz wysyłać setek maili do każdego pracownika. Jak to możliwe? Przede wszystkim zadbaj o utworzenie list mailingowych, do których przypiszesz adresy email. Tym sposobem jedna wiadomość trafi do konkretnego działu, dzięki czemu pracownicy będą w stanie szybciej wysłać do Ciebie odpowiedź. Chciałbyś przejrzeć raporty od analityka? Nie musisz czekać z tym do powrotu z L4. Na większości smartfonów uruchomisz prezentację z Powerpointa. Wystarczy odpowiednia aplikacja. Oprócz tego można porozmawiać z pracownikiem przez komunikator np. wspomniany wyżej Skype dla firm. Z jego poziomu ustalisz także harmonogram pracy na kolejny tydzień, zapiszesz ważne notatki i przekażesz je pozostałym współpracownikom. Nie ogranicza Cię ani czas, ani miejsce. Zrobisz to w trakcie podróży w autobusie, pociągu, na spotkaniu w kawiarni lub po prostu w domu.
Dziesiątki segregatorów z dokumentami to już przeszłość
Gromadzenie dokumentów w firmie jest niezbędne do rozliczeń z urzędem skarbowym i respektowania umów z kontrahentami. Z biegiem czasu papierków jednak przybywa, a wraz z tym pojawia się problem dostępnej przestrzeni w biurze. Dla małej firmy jest to bardzo ważne – kolejna szafa w pokoju zabierze miejsce dla potencjalnie nowego pracownika. Warto w tej sytuacji przemyśleć sprawę przejścia na elektroniczną dokumentację w chmurze. Z tego rozwiązania korzysta już coraz więcej przedsiębiorstw. Tego typu technologia przypadnie do gustu użytkownikom, którzy wymagają:
- szybkiego dostępu do wszystkich dokumentów firmowych
- trwałości dokumentów (dokumenty elektroniczne nie ulegają fizycznemu zniszczeniu)
- bezpieczeństwa plików
Trzeci element jest szczególnie ważny w codziennej pracy firmy, dlatego przedstawię 2 metody na archiwizację dokumentów.
- W przypadku hostingu w home.pl dokumenty umieścisz w osobnym katalogu, do którego dostęp będą mieli tylko wybrani użytkownicy znający hasło. Zobacz, jak skonfigurować tzw. ukryty katalog lub skonfigurować login FTP z odpowiednimi uprawnieniami. Pamiętaj! Hosting w home.pl jest bezpieczny dzięki regularnie wykonywanej kopii zapasowej, do 3 dni wstecz. W przypadku przypadkowego usunięcia plików odzyskasz je z odrębnego katalogu /backup na serwerze.
- Dzięki usłudze OneDrive w Office 365 dokumenty publikowane są w osobnym katalogu, do którego dostęp będą mieli tylko wyznaczeni pracownicy. Dostęp można także zabezpieczyć hasłem np. dla pracowników zewnętrznych (np. agencji reklamowych, księgowej itp.). Ten rodzaj usługi jest również objęty regularną kopią zapasową. Co ważne – pliki na OneDrive sprawdzisz także za pomocą smartfona dzięki aplikacji od Microsoftu.
Biuro jest tam gdzie Ty – masz je przy sobie
To stwierdzenie nie jest sloganem bez pokrycia. To prawda i pokaz możliwości współczesnej technologii. Artykuł zaczęliśmy od zdjęcia biurka, na którym znajduje się kilka narzędzi do pracy. Dzisiaj wystarczy nam do wszystkiego laptop lub smartfon. Edycja tekstów? Tak, zrobimy to nawet na 4-calowym telefonie z dostępem do sieci. Gromadzenie dokumentów? Pakiet Office 365 wyposażony w aplikację OneDrive to idealny partner dla małej i średniej firmy. Kontakt z klientami? Telefon oraz email to niezawodne połączenie, a przecież zawsze można uruchomić Skype’a i porozmawiać za pomocą komunikatora.
Dlatego też uważamy, że w 2016 roku biuro powinno wyglądać właśnie tak:
