Wakacje to okres, w którym ładujemy baterie na kolejne miesiące ciężkiej pracy. Przed spakowaniem walizek warto sprawdzić, czy wszystkie sprawy firmowe zostały przez nas dopięte na ostatni guzik. Nie zostawiaj ważnych projektów „na przeczekanie”, bez choćby jednego zdania komentarza w mailu lub dokumentach. Twoi współpracownicy muszą wiedzieć, jakie zadania powinni wykonać podczas Twojej nieobecności. Aby lepiej zorganizować życie firmy przemyśl wprowadzenie poniższych pomysłów.
Nie oszczędzaj miejsca na notatki, zyskaj na czasie
I nie chodzi tutaj o notatki na papierze firmowym lub tablicy projektowej. Wszystkie pomysły, pytania, sugestie przelej na „wersję elektroniczną”, tak aby nie zapodziały się one w natłoku obowiązków lub – co jest gorsze – padły ofiarą sprzątaczki. Twoi współpracownicy docenią fakt, że będą na bieżąco ze wszystkimi zadaniami. Jakie narzędzia rozważyć do gromadzenia tego typu danych?
- pakiet Office 365 i wchodzące w jego skład OneDrive oraz OneNote – oba narzędzia doskonale ze sobą współpracują. W OneDrive przechowasz pliki i udostępnisz je do podglądu lub edycji swoim pracownikom, a OneNote zgromadzi najważniejsze notatki w przystępnej formie. Co ważne – jednoczesna praca kilku pracowników na dokumentach OneNote spowoduje, że Twoje informacje lub wskazówki będą na bieżąco komentowane. I przede wszystkim dynamiczne – do notatek tekstowych dodasz pliki multimedialne, wykresy, symbole, oznaczysz priorytetowe dane. Dzięki chmurze OneDrive nie będziesz musiał wysyłać pliku do każdego pracownika w wiadomości email.
Przykład notatek w OneNote, które można udostępnić innym pracownikom.
- Cloud Email Xchange z dyskiem DRIVE – dzięki licencji CEX Twoja skrzynka w home.pl zyska dodatkowe możliwości w postaci współdzielenia plików, zadań i kalendarzy. Osoby zarządzające zespołem docenią m.in. opcję synchronizacji dokumentów między pracownikami, wyznaczanie celów na kolejne dni i organizację spotkań np. w celu omówienia realizacji projektu. Wszystkie funkcje dodają się automatycznie po przypisaniu licencji CEX do danej skrzynki email. Dowiedz się więcej o możliwościach usługi Cloud Email Xchange w TYM miejscu.
Ustal zastępstwo, skonfiguruj autoresponder
To ważne, aby na czas Twojej nieobecności inny pracownik był w stanie kierować firmą. Dzięki przekierowaniu poczty na inny adres email wszystkie zgłoszenia od klientów będą realizowane na bieżąco. Jeżeli nie dysponujesz dodatkowymi zasobami lub po prostu charakter Twojej pracy jest bardziej elastyczny – uruchom autoresponder z informacją o planowanej dacie powrotu. To ważne, aby ewentualna korespondencja nie pozostawała bez odpowiedzi przez kilka/kilkanaście dni. Autoresponder jest bardzo wygodnym i skutecznym rozwiązaniem, które zapobiega nieporozumieniom na linii Ty – klient.
Autoresponder na poczcie poinformuje klienta o Twojej nieobecności.
Nie odkładaj wszystkiego na ostatnią chwilę!
Na biurku zalegają nieopłacone faktury, rachunki lub umowy wymagające weryfikacji i podpisu? Postaraj się znaleźć kilka godzin na sprawdzenie, czy któraś z tych spraw może zaważyć na działaniu firmy w najbliższych dniach. Nie przesuwaj niczego w czasie. Pamiętaj, że nieopłacona domena lub hosting skutkuje niedostępnością strony internetowej oraz poczty firmowej. Jest to równoznaczne z paraliżem całej organizacji.
Sprawdź jak odnowić usługę w szybki i wygodny sposób – https://pomoc.home.pl/baza-wiedzy/jak-przedluzyc-waznosc-uslugi-dostepne-metody-platnosci/
