Z poczty Gmail korzystają miliony użytkowników na całym świecie. Robią to zarówno do celów prywatnych, jak i komercyjnie np. kontaktując się ze swoimi kontrahentami. O ile jednak wysłanie do swojej rodziny kilku zdjęć w mailu nie jest niczym zaskakującym, tak firmowanie się skrzynką pocztową w domenie gmail.com negatywnie wpływa na profesjonalizm i wizerunek Twojej firmy. Aby to zmienić, Google stworzyło pakiet dedykowany firmom – Google Workspace (wcześniej znane jako Google Apps for Work). Czym różni się on od standardowej skrzynki pocztowej od Google?
G Suite to własna domena w adresie email
Podstawą w budowaniu dobrego wizerunku jest użycie adresu pocztowego, który dla Twojego klienta będzie łatwy do zapamiętania, a przy tym czytelny i unikalny. Niestety, w polskim (i nie tylko) Internecie wciąż można natknąć się na wiele „firmowych” adresów email, które są dobre, ale tylko z perspektywy właściciela tego adresu. Wykonaj prosty test – znajdź na poniższej liście adres, który skojarzy Ci się ze sklepem internetowym sprzedającym obuwie.
marcin193_szczecin@gmail.com
gosia_smerfetka917@gmail.com
kontakt_biuro985@gmail.com
info@ciekawebuty.pl
sprzedawca99_bialystok@gmail.com
Nie będziemy Cię pytać o wynik. Zastanów się jeszcze nad jednym faktem – który z tych adresów email umożliwi Ci skojarzenie pod jaką domeną internetową można znaleźć wspomniany sklep internetowy?
Proste?
W przypadku tradycyjnej skrzynki gmail.com jesteś „skazany” na użycie domeny gmail.com pod znaku @, co powoduje, że Twój adres przestaje być (przede wszystkim jednak nigdy taki nie był) rozpoznawalny. Darmowa wersja poczty ma po prostu swoje wady i jedną z nich jest właśnie brak unikalności.
Własna domena w adresie email? Dzięki G Suite Twoja poczta email w Google zyska nowe oblicze.
Pakiet G Suite rozwiązuje ten problem, ponieważ to właśnie dzięki niemu możesz do konta Gmail podpiąć własną domenę i używać jej jako loginu oraz adresu nadawcy/odbiorcy. Co więcej, dzięki G Suite nie musisz tworzyć nowego konta pocztowego. Po prostu dodajesz domenę w swoim panelu administracyjnym, ustalasz jak dokładnie ma wyglądać pełen adres email i gotowe. Twoja skrzynka od tego momentu zyska nowy, profesjonalny adres, który docenią Twoi klienci.
https://blog.home.pl/2019/04/kod-rabatowy-gsuite-2/
Przestrzeń na dane – czy 15 GB to rzeczywiście dużo?
W przypadku Gmaila otrzymujesz na start 15 GB. Czy to dużo? To zależy od kilku kwestii. Po pierwsze – załączniki do poczty email potrafią zajmować kilkadziesiąt MB, a wymiana takiej korespondencji z nowymi wersjami plików potrafi „zgarnąć” spory kawałek z dostępnej przestrzeni. Na dodatek, przestrzeń na koncie Google jest współdzielona nie tylko przez pocztę, ale także przez dysk Drive oraz Zdjęcia. Jeżeli synchronizujesz dane ze swoim smartfonem na Androidzie, może okazać się, że dla poczty email nie zostało tak wiele miejsca. Oczywiście nie zachęcam do zaprzestania synchronizacji z chmurą Google – ta opcja jest często kołem ratunkowym na wypadek awarii smartfona lub resetu danych.
Jeżeli Twoja skrzynka na Gmailu pęcznieje od korespondencji z załącznikami i powoli zbliżasz się do nałożonych limitów – zainwestuj w Google Workspace. Już w podstawowym pakiecie (Basic) otrzymasz 30 GB przestrzeni, a w przypadku wersji Business jest to 1 TB (powyżej 4 użytkowników – bez limitu). W łatwy i co najważniejsze szybki sposób zyskasz jeszcze więcej możliwości do wygodnej oraz bezpiecznej wymiany informacji. Pamiętaj – dodatkowa przestrzeń posłuży Ci również do przechowywania kopii zapasowych dokumentów, projektów i innych plików np. w aplikacji Dysku Google.
Zaawansowane filtry antyspamowe w G Suite
Na działanie filtrów antyspamowych w Gmailu nie mamy dużego wpływu. Zdarzyć się może sytuacja, gdy ważna korespondencja od klienta zostanie zablokowana ze względu na wrażliwe treści lub załączniki. W przypadku G Suite możesz skonfigurować filtry antyspamowe na wiele sposobów np. dodając adres IP nadawcy do białej listy.
Narzędzia antyspamowe w G Suite pozwalają na szeroką konfigurację filtrów chroniących pocztę przed spamem.
Zarządzanie kontami w G Suite – większe bezpieczeństwo dla firmy
Konsola administracyjna w G Suite umożliwia nałożenie blokady dostępu do ważnych danych dla konkretnego użytkownika w organizacji. Jest to bardzo ważne w przypadku odejścia pracownika z firmy, ponieważ może on dysponować wieloma informacjami o charakterze biznesowym. To z kolei wiąże się z ryzykiem utraty konkurencyjności, a nawet karami finansowymi (np. gdy dane w jakikolwiek stopniu wyciekną). Administrowanie kontami jest więc kluczowym aspektem odróżniającym G Suite od Gmaila. Nietrudno wyobrazić sobie sytuację, w której firma używająca prywatnych kont pocztowych natrafia na problem związany z przekazaniem obowiązków lub udostępnianiem innym konkretnych projektów w ramach usług Google. W przypadku zwykłego Gmaila właściciel firmy nie ma absolutnie żadnej kontroli nad tego typu działaniami.
W konsoli administracyjnej G Suite sprawdzisz, cz Twoi pracownicy używają mocnych haseł do swoich skrzynek.
Dzięki konsoli G Suite możemy również na bieżąco weryfikować, czy pracownicy używają do swoich skrzynek wystarczająco mocnych haseł, a także skonfigurować dodatkowe zabezpieczenia przy logowaniu (np. testy).
Kopie zapasowe danych w Google
Czy zastanawiałeś się kiedyś co się stanie, gdy z dysku Drive usuniesz przypadkowo jakiś plik? Lepiej tego nie testuj – darmowe konto na Gmailu nie wykonuje kopii zapasowej. W przypadku G Suite masz zdecydowanie większe możliwości, w tym aktywację wykonywania kopii zapasowych w chmurze Drive. Co ważne, taka kopia będzie przechowywana do momentu, gdy przez dłuższy czas przestaniesz korzystać z danego konta lub urządzenia. Nic więc nie stoi na przeszkodzie, aby przywrócić pliki, które straciłeś np. 2 tygodnie wcześniej.
Zaawansowane możliwości tworzenia kopii zapasowej danych, to element, który docenia każda firma dbająca o bezpieczeństwo danych.
Korzystasz z Gmaila w firmie i chcesz zwiększyć jej bezpieczeństwo? Skorzystaj z oferty pakietu Google Workspace w home.pl – https://home.pl/google-workspace
