efaktura - dlaczego warto?
E-biznes

Dlaczego e-faktura to ułatwienie dla firmy?

Dla każdego przedsiębiorcy, będącego czynnym podatnikiem VAT, oczywiste jest, że musi wystawiać faktury. Wielu przedsiębiorców przyzwyczajonych jest, że faktura musi być wydrukowana w dwóch egzemplarzach (oryginał dla klienta i kopia dla sprzedawcy towaru czy usługi), mieć obowiązkowo podpis i pieczątkę firmy, ale tak już nie jest.

W ostatnich latach Ministerstwo Finansów wprowadziło wiele zmian dotyczących ewidencji VAT i wystawiania faktur VAT. Wymagania dotyczących generowania, przechowywania i przesyłania faktur VAT były stopniowo upraszczane umożliwiając rezygnację z papierowych dokumentów. Od stycznia 2018 roku efektywnie nałożono na podatników VAT obowiązek prowadzenia ewidencji VAT w formie elektronicznej, z użyciem dowolnego programu komputerowego. Wiąże się to z obowiązkiem comiesięcznego generowania i przesyłania do Ministerstwa Finansów plików JPK_VAT (JPK = Jednolity Plik Kontrolny), czyli ewidencji zakupu i sprzedaży VAT sformatowanej według wymogów MF.

Zacznij wystawiać efaktury już za 6 zł/rok!

Wybierz usługę eKsięgowość Start i użyj kodu rabatowego eks112018blog. Obniżysz cenę usługi do 6 zł/rok. W pakiecie otrzymasz nielimitowaną liczbę wystawianych faktur, JPK VAT, aktualizacje oraz automatyczną wysyłkę dokumentu na adres email klienta.

Aktualna treść Ustawy (Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług. – Dz.U. 2004 Nr 54 poz. 535) znajduje się tutaj. A co w odniesieniu do wystawiania e-faktur i ewidencji VAT, wynika z niej dla płatnika VAT?

Przeanalizujmy to po kolei:

Co powinno się znaleźć na e-fakturze?

Faktura elektroniczna (e-faktura) powinna zawierać dokładnie te same elementy, co faktura papierowa, czyli:

  • data wystawienia faktury;
  • numer kolejny dokumentu, jednoznacznie identyfikujący fakturę;
  • nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
  • numer identyfikacji podatkowej podatnika, z zastrzeżeniem ust. 24 pkt 11 lit. a;
  • numer identyfikacji podatkowej nabywcy towarów lub usług, z zastrzeżeniem ust. 24 pkt 11 lit. b;
  • datę sprzedaży, dostawy towarów lub wykonania usługi, o ile różni się ona od daty wystawienia faktury. W przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym podatnik może podać na fakturze miesiąc i rok dokonania sprzedaży;
  • nazwę towaru lub usługi;
  • miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;
  • cenę jednostkową netto (cenę towaru lub usługi bez kwoty podatku);
  • kwoty wszelkich rabatów, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;
  • wartość sprzedaży netto (wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku);
  • stawkę podatku;
  • sumę wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;
  • kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
  • kwotę należności ogółem.

Istotną różnicą w porównaniu z tradycyjnymi, drukowanymi fakturami jest to, że e-faktura nie wymaga pieczątki firmy ani podpisu osoby uprawnionej do wystawienia faktury. Nie wymaga też podpisów elektronicznych kwalifikowanych, ani żadnych innych.

Warto również pamiętać, że brak choćby jednego z wymienionych elementów na e-fakturze powoduje, że dokument ten jest niezgodny z obowiązującymi standardami. Przy wyborze odpowiedniej aplikacji do wystawiania faktur weź pod uwagę informację, czy jest ona regularnie aktualizowana przez twórców. Taką aplikacją jest m.in. eKsięgowość.

W jakim formacie należy zapisywać i przechowywać e-fakturę?

Ministerstwo nie narzuca podatnikowi konkretnego formatu zapisywania dokumentów związanych z transakcjami objętymi podatkiem VAT – jest on w Ustawie określony jako “dowolny”. Oznacza to, że tak długo jak będzie zawierać wszystkie informacje omówione powyżej, e-faktura może być stworzona w każdym programie np. Office 365 (edytor tekstu, arkusz kalkulacyjny) lub dedykowanych do tego programach do fakturowania i księgowości np. eKsięgowość. W praktyce, warto oferować takie rozszerzenie i typ pliku, aby był jak najłatwiejszy do przechowywania i odczytu przez klienta końcowego. Zdecydowanie najpopularniejszym formatem do udostępniania e-faktur jest PDF, który do obsługi wymaga instalacji programu Adobe Reader lub podobnego. PDF zapewnia pełną integralność treści dokumentu księgowego oraz zabezpiecza e-fakturę przed edycją.

E-faktury przechowuje się w formie elektronicznej i nie ma potrzeby drukowania ich i magazynowania w postaci papierowej. Podobnie natomiast jak faktury papierowe trzeba przechowywać je przez 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym minął termin powstania obowiązku podatkowego.

E-faktury muszą być przechowywane w sposób umożliwiający szybką identyfikację,  odnalezienie i udostępnienie ich w przypadku kontroli odpowiednich organów. W przypadku aplikacji eKsięgowość Twoje faktury są zawsze bezpieczne – nawet jeśli Twój komputer zostanie zainfekowany wirusem – i będą przechowywane tak długo jak sobie tego życzysz. Przechowywanie danych na serwerach aplikacji i ich regularne kopie zapasowe zabezpieczają przed awariami sprzętu np. dysków twardych. Z perspektywy przedsiębiorcy wystawiającego dokumenty elektroniczne jest to bardzo nowoczesne rozwiązanie, ułatwiające pracę i przekazywanie e-faktur do kontroli skarbowej.

Dlaczego warto przejść na e-faktury?

Biorąc pod uwagę wszystkie zalety używania e-faktury, należałoby w zasadzie zapytać: Czemu ktokolwiek chciałby jeszcze drukować tradycyjne faktury?

Faktury elektroniczne to przede wszystkim oszczędność pieniędzy – Wysłanie 100 faktur papierowych przesyłką poleconą, przez Pocztę Polską, w najtańszej opcji bez potwierdzenia odbioru, będzie kosztować 520 zł (wg cennika Poczty Polskiej). Dla porównania wysłanie 100 wiadomości e-mail kosztuje dokładnie 0 zł.

Faktury elektroniczne to również oszczędność czasu – wydrukowanie, zapakowanie faktur do kopert i ewentualna podróż do placówki Poczty Polskiej będzie trwało nieporównanie dłużej niż wysłanie faktur z poziomu programu, zaraz po ich wygenerowaniu. Dzięki temu można szybko sprawdzić i skorygować ewentualne błędy na dokumencie, co bardzo pomaga w płynnym prowadzeniu księgowości.

E-faktury to również oszczędność przestrzeni i bezpieczeństwo danych – elektronicznych kopii nie trzeba przechowywać w archiwach, gdzie zajmują miejsce i mogą być narażone na uszkodzenia mechaniczne – zalanie, pożar, zgubienie kartki papieru, Z e-fakturą nic takiego się nie stanie.

Aplikacje takie jak np. eKsięgowość mają jeszcze jedną, ważną zaletę – wszystkie zestawienia takie jak rejestry VAT, inwentaryzacje, wyceny magazynu, pliki JPK różnych typów, Księga Przychodów i Rozchodów (KPiR), są generowanie na bieżąco, a wydrukowanie ich trwa tylko kilka sekund.

eKsięgowość ułatwia pracę

W tradycyjnej księgowości wystawienie faktury trwa zazwyczaj kilkadziesiąt sekund lub nawet kilka minut. Gdy Twoja firma obsługuje dziennie kilkanaście/kilkadziesiąt klientów – dużą część czasu pracy przeznaczysz na biurokrację i papierkową robotę. Dlatego aplikacje do księgowości internetowej to wybawienie dla przedsiębiorców ceniących czas i swoje obowiązki. Odpowiadają za to takie funkcjonalności jak:

Pobieranie danych kontrahenta z GUS

Ważnym elementem wystawiania faktury nowemu klientowi jest wpisanie poprawnych danych firmy. Nazwy, adresy, NIPy, trzeba zawsze notować bardzo uważnie. W oprogramowaniu eKsięgowość wystarczy wpisać NIP kontrahenta, a cały zestaw danych zostanie pobrany z bazy GUS. Eliminuje to możliwość popełnienia trywialnej pomyłki jak np. literówka w nazwie, lub niepoprawna cyfra w numerze NIP.

Każdy klient, któremu wystawiano już dokument zapisywany jest w bazie kontrahentów, dzięki czemu ponowne wystawienie mu faktury trwa jeszcze krócej – eKsięgowość podpowie wyniki, gdy tylko zaczniesz wpisywać nazwę firmy.

Baza produktów

Dzięki bazie produktów szybko znajdziesz odpowiednie pozycje do umieszczenia na fakturze i zawsze będziesz wiedzieć, czy w magazynie jest ich wystarczająca ilość.

Automatyczne obliczenia

Każdy produkt lub usługa ma swoją cenę, stawkę VAT, ilość sztuk, które wpływają na cenę finalną zamówienia. Wszystkie ceny są w eKsięgowości przeliczane automatycznie i masz pewność, że wartość końcowa do zapłaty jest liczona poprawnie.

Faktury cykliczne

Jeśli wystawiasz takie same faktury co miesiąc, możesz w eKsięgowości zdefiniować fakturę cykliczną, która będzie automatycznie generowana i wysyłana do klienta określonego dnia w miesiącu.

Jak przygotować swoją firmę na e-fakturę?

Czy wprowadzenie elektronicznych faktur wymaga dużej ilości czasu? Nie. Każda firma może praktycznie z dnia na dzień zmienić sposób wystawiania dokumentów na bardziej wygodny, nowoczesny i przede wszystkim bezpieczny.  Twoja firma jest już gotowa na fakturowanie elektroniczne. Wystarczy podjąć taką decyzję i ewentualnie uzgodnić to z swoimi kontrahentami (np. informując o lepszej formie udostępniania dokumentów).