Nadmiar obowiązków nie pomaga w koncentracji, zwłaszcza gdy musimy zwracać baczną uwagę na szczegóły w trakcie rozmowy lub spotkania. Jak twierdzi Lisa Zaslow – ekspert ds zasobów ludzkich z nowojorskiego Gotham Organizers – przeciętnie tracimy około 60 minut na najprostsze czynności organizacyjne. Oznacza to, że nie jesteśmy wystarczająco produktywni, bo część obowiązków musimy przenosić na kolejny dzień. Czy istnieje realny środek na usprawnienie naszych działań? Powyższe problemy pokonamy dzięki OneNote – aplikacji do sporządzania szybkich notatek.
OneNote to element pakietu Office 365, który wpływa na szybkość pracy samodzielnej, jak również zespołowej. Biegasz od pokoju do pokoju, zapisujesz ważne dane i szukasz metody na ich pogrupowanie? Dzięki OneNote oszczędzisz czas tracony na komunikację z pracownikami. To także idealny sposób na organizację pracy przy projektach wymagających koordynacji działań kilku osób (lub zespołów). Dzięki pełnej mobilności i zgodności z urządzeniami przenośnymi nie musisz szukać papieru i długopisu, aby spisać swój pomysł. Notatkę opracujesz i edytujesz poprzez telefon.
Jak to wygląda w praktyce?
Mając na uwadze mobilność aplikacji mamy tak naprawdę wolny wybór – wpadłeś na genialną ideę w tramwaju/metrze? Uruchom OneNote na smartfonie, dodaj w menu Sekcje notatkę i uzupełnij ją tekstem.
Notatki w wersji mobilnej – korzystaj z chwili i zapisz ważne informacje na przyszłość.
Kierujesz się na zebranie, na którym omówiony zostanie ważny projekt? Zaloguj się do konta Office 365 na laptopie, włącz OneNote i…uzupełnij swoją notatkę, którą wcześniej opracowałeś w drodze do pracy. Podziel się zapiskami z innymi pracownikami poprzez opcję „Udostępnij”. Koledzy zaproponują swoje uwagi np. w formie komentarzy lub dodając zadania z tzw. checkboxami. Do wyboru jest aż 30 znaczników o rożnej funkcji („oddzwoń do:”, „definicja”, „ważne” itd.), co zwiększa użyteczność samej notatki jako ewentualnego planu dnia dla grupy pracowników.
Kolejne spotkanie zaczyna się za 15 minut? Nie mieszaj w notatkach, dodaj nową Sekcję. Ułożysz w ten sposób swoje zapiski dla poszczególnych odbiorców.
Nie masz czasu na pisanie?
W OneNote pracujesz szybko, a Twoje notatki są konkretne. Zamieścisz w nich zdjęcia lub nagrania audio (bez dodatkowej aplikacji dyktafonu, długość pojedynczego nagrania to nawet 3 minuty), które wniosą do dyskusji więcej niż niejeden tekst. Multimedia przydają się zwłaszcza w branży architektonicznej lub filmowej, ale zastosowań tej funkcji OneNote jest bardzo dużo.
Dodanie plików graficznych nie wymaga żadnych dodatkowych tekstów – wystarczą komentarze pracowników.
Czy OneNote współpracuje z innymi aplikacjami pakietu Office 365?
Tak. OneNote doskonale uzupełnia się np. z aplikacją Sway – przeniesienie danych to kwestia kilku sekund. Dzięki temu materiały szkoleniowe, prezentacje lub oferta będą znacznie ciekawsze i pokażą Twoją firmę od profesjonalnej strony. O działaniu tego narzędzia dowiesz się w kolejnym materiale na blogu.
[poll id=”6″]
