Trzymasz pliki w chmurze, masz własną stronę www i zastanawiasz się, jak jeszcze uprościć codzienną pracę? Nawet, jeśli panujesz nad pojawiającymi się codziennie plikami, zestawieniami i raportami, zdarza się czasem tak, że jakiś dokument nie dotrze na czas. A to może spowodować straty finansowe. Dlatego tam, gdzie to możliwe warto korzystać z elektronicznych wersji dokumentów, dostępnych niemal z każdego miejsca. Pierwsze ułatwienie dla Ciebie – wysyłanie faktur e-mailem.
Od 2013 roku polskie prawo pozwalają na przesyłanie faktur elektronicznych. E-faktury mają taką samą wartość jak papierowy odpowiednik. O czym musi pamiętać przedsiębiorca decydując się na wysyłkę e-mailem? Przede wszystkim, trzeba upewnić się, że adresy nadawcy i odbiorcy są aktualne. Konieczne jest także poinformowanie o nowym sposobie dostarczania faktur (warto to zrobić już podczas składania zamówienia). Oprócz tego otrzymujący pismo powinien mieć pewność, że wie kim jest nadawca. Dane kontrahentów muszą być widoczne.
Wybierając fakturowanie online skracasz czas otrzymywania dokumentu. Eliminujesz czas transportu, przygotowania kopert, drukowania. Nie nosisz też na spotkania stosu wydrukowanych kartek. Znika więc ryzyko zagubienia dokumentu, jest on cały czas w chmurze lub na poczcie e-mail. To także usprawnienie pracy księgowej – wymiana informacji jest szybsza. Od razu otrzymuje dokument na adres e-mail i może dołączyć do go do swojego archiwum. Dzięki programowi do fakturowania homebiuro, każdy przedsiębiorca może nie tylko przesyłać faktury, a samodzielnie je wystawiać. Okazuje się, że to nic trudnego nawet dla początkujących.
Wystawianie e-faktur krok po kroku
Chcesz sprawdzić jak to działa? Przetestuj program za darmo. Masz na to 14 dni, w tym czasie możesz sprawdzać stany magazynowe, dodawać i edytować faktury czy aktualizować dane z GUS.
Logujesz się do panelu homebiuro, wybierasz opcje: Dokumenty >> Sprzedaż >>Wystaw fakturę
Następnie wybierasz rodzaj faktury, jaką chcesz wystawić: VAT, pro forma, marża, zaliczkowa i korygująca. Po odznaczeniu rodzaju dokumentu ukaże się formularz z niezbędnymi danymi do uzupełnienia np. data dostawy towaru, nazwa klienta. Po wpisaniu wszystkich parametrów sprawdzasz sumę, która pokaże się na fakturze i już możesz zapisać gotowy dokument. Na końcu decydujesz czy wystawiasz duplikat, edytujesz dane. W razie potrzeby taką fakturę można też wydrukować.
Bonus do faktur zaliczkowych
Chcieliśmy, żeby proces fakturowania był jeszcze wygodniejszy, dlatego dla homebiuro wprowadziliśmy obsługę wielokrotnych faktur zaliczkowych oraz korekt tych faktur. Dodaliśmy także opcję wystawiania faktury zaliczkowej i końcowej na podstawie proformy.
Od teraz także przy wpisywaniu obcej waluty do dokumentu pojawia się informacja o dacie kursu.
Zamiast z niecierpliwością oczekiwać nadejścia listu z fakturą, najpierw wprowadź w swojej firmie wysyłanie rozliczeń e-mailem. Zobaczysz jak to uprości codzienne zadania. Elektroniczny obieg dokumentów jest dostępny od niedawna, ale warto już teraz go poznać. Nowoczesna księgowość = nowoczesna firma.
