Rozmowa z Rafałem Stępniewskim prezesem zarządu Rzetelna Grupa sp. z o.o. – firmy oferującej doradztwo prawne dla osób, które prowadzą działalność w internecie.
Biznes w sieci – podstawowe informacje
home.pl: Czy polskie prawo sprzyja prowadzeniu biznesu w internecie?
Rafał Stępniewski: Nie rozróżniałbym prawa polskiego od prawa unijnego w zakresie prowadzenia biznesu w internecie. Polskie przepisy są zbliżone do unijnych, a niekiedy jest obowiązek stosowania tych samych zasad w każdym kraju wspólnotowym. Dla przykładu, ustawa o prawach konsumenta, która weszła w życie 25 grudnia 2014 r. jest implementacją dyrektywy UE, harmonizującej przepisy na poziomie każdego kraju Unii. Zatem w zakresie umów zawieranych w internecie obowiązują te same zasady, bez względu na to, czy prowadzimy firmę w Polsce, na Słowacji czy we Francji. Ponadto, trudno mówić tu o sprzyjaniu przepisów prawa czy też utrudnianiu.
Bez wątpienia prowadzenie biznesu w sieci, wiąże się z wieloma obowiązkami prawnymi, jakie musi spełnić przedsiębiorca, ale też zasięg działania, a co za tym idzie potencjał dotarcia ze swoim towarem czy usługami jest diametralnie większy. Faktem jest, że działalność przedsiębiorców w internecie regulują odrębne przepisy i jest ich zdecydowanie więcej niż przy prowadzeniu działalności tradycyjnie.
Chcę prowadzić sklep lub serwis w internecie. Czy muszę założyć firmę?
Jeżeli mówimy o sklepie i serwisie komercyjnym to zdecydowanie tak. Jest to prowadzenie regularnej działalności i powinno się to robić jako przedsiębiorca. W przeciwnym razie trzeba się liczyć z kontrolą Urzędu Skarbowego i karami finansowymi. Natomiast jeżeli chcemy uruchomić bloga i prowadzić go hobbystycznie, nie ma takiej konieczności.
Jaką formę działalności wybrać zakładając swoją pierwszą firmę?
Najszybszą do realizacji opcją jest założenie działalności gospodarczej. Wiąże się to jednak z regularnym opłacaniem składem ZUS, które mimo, że w okresie pierwszych dwóch lat są obniżone o połowę, dla przedsiębiorcy, zwłaszcza na starcie, mogą stanowić pewne obciążenie. Dodatkowo, przy działalności gospodarczej właściciel firmy odpowiada za działania firmy własnym majątkiem. Jeśli chodzi o kwestie podatkowe mamy do wyboru kilka form opodatkowania, zaczynając od karty podatkowej, przez ryczałt, kończąc na podatku dochodowym rozliczanym progresywnie lub liniowo.
Można również założyć spółkę cywilną, zawierając umowę z drugą osobą lub spółką osobową i określić zasady współpracy oraz wspólnych działań gospodarczych. W kwestiach odpowiedzialności, każdy ze wspólników odpowiada solidarnie.
Inną formą prowadzenia biznesu jest spółka kapitałowa w postaci spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Wybór tej formy wiąże się z większymi kosztami samej rejestracji (akt notarialny, opłaty sądowe, kapitał zakładowy), większymi kosztami prowadzenia działalności, np. w aspekcie księgowym, rocznych sprawozdań itp. Dodatkowo, zysk możemy wypłacać jedynie w formie dywidendy. Korzyścią jest ograniczenie odpowiedzialności do wartości kapitału, elastyczność w rozwoju firmy w postaci pozyskania inwestorów czy wspólników. Dodatkowym elementem jest aspekt czysto wizerunkowy.
Kolejną dość często wybieraną formą jest spółka z o.o. spółka komandytowa. Spółka z o.o. występująca jako komplementariusz spółki komandytowej odpowiada za jej zobowiązania bez ograniczeń. Z drugiej strony komandytariusze, będący najczęściej osobami fizycznymi, odpowiadają do wysokości sumy komandytowej, zyskując jednocześnie możliwość bieżącego korzystania z zysku jaki wypracuje spółka, zgodnie z zapisami wynikającymi z umowy spółki. Forma takiej działalności wiąże się oczywiście z większymi kosztami założenia i większymi kosztami operacyjnymi, ale przy odpowiedniej skali działalności niesie istotne korzyści biznesowe.
Jak widać jest wiele form prowadzenia działalności i każda z nich ma swoje plusy i minusy. Wybór formy zależeć może od wielu czynników, zwłaszcza na samym starcie z biznesem.
Dokumenty prawne, niezbędne do uruchomienia sprzedaży w sieci
Jakie dokumenty powinniśmy przygotować chcąc sprzedawać w sieci lub świadczyć e-usługi? Które z nich są obligatoryjne, a które nie?
W zakresie dokumentów i formalności jakie należy spełnić, podstawowym zestawem jest regulamin sklepu internetowego lub regulamin świadczenia usług, polityka prywatności z uwzględnieniem informacji wynikających z prawa telekomunikacyjnego w zakresie cookies oraz dokumenty związane z ochroną danych osobowych. Regulamin określa zasady zawierania umów z klientem i ważne jest, aby były aktualizowane pod katem nowych przepisów prawnych lub rekomendacji UOKiK.
W zakresie ochrony danych osobowych sprawa jest już bardziej złożona, ponieważ w pierwszej kolejności trzeba przygotować dokumentację uwzględniając wszystkie zbiory danych osobowych jakie są w naszej firmie. Mam tu na myśli politykę bezpieczeństwa ochrony danych osobowych oraz instrukcję zarządzania systemem informatycznym. Dodatkowym obowiązkiem jest rejestracja zbioru danych w GIODO albo powołanie Administratora Bezpieczeństwa Informacji (ABI) i zgłoszenie go w GIODO. Ważną kwestią pozostaje wdrożenie tej dokumentacji w życie, tj. stosowanie się do procedur i wypełniania obowiązków jakie nakłada ustawa – upoważnienia dla pracowników lub współpracowników, zbieranie oświadczeń czy też zawarcie umów powierzenia z podmiotami, którym dane osobowe powierzamy (firma księgowa, firma hostingowa itp.).
Czy dokumenty te przedsiębiorca może przygotować samodzielnie? Na co powinien zwrócić szczególną uwagę?
Mając firmę wszystko możemy zrobić sami, zaczynając od działań marketingowych, sprzedażowych, logistyki, przez kwestie technologiczne tj. programowanie i projektowanie graficzne, kończąc na samodzielnym prowadzeniu księgowości i przygotowaniu dokumentów prawnych. Pytanie o czas jaki musimy poświęcić na naukę, poznanie szczegółów danego obszaru. Do tego dochodzi jeszcze kwestia ryzyka biznesowego jakie podejmujemy w związku z samodzielnym prowadzeniem spraw. Jeżeli źle rozliczymy podatki, nie będąc biegłym w tych kwestiach, możemy zapłacić karę jaką nałoży Urząd Skarbowy. Jeżeli popełnimy błąd natury prawnej, np. w umowie z kontrahentem, możemy ponieść duże straty. Jeżeli popełnimy błąd w regulaminie możemy mieć problemy z UOKiK lub z rzecznikami praw konsumenta.
Świadomość praw jakie przysługują konsumentowi bardzo się zwiększyła w ostatnich latach. Patrząc na to co wydarzyło się w ostatnim czasie, gdzie w tylko w 2014 r. przeciwko sprzedawcom, którzy mieli błędy w regulaminach, złożono ponad 35 tys. pozwów oraz mając na uwadze rejestr klauzul niedozwolonych prowadzony przez UOKiK, który liczy już ponad 6 tys. wpisów, odradzałbym laikowi porywanie się na takie przedsięwzięcie jak samodzielne pisanie regulaminu. Jest to obarczone dużym ryzykiem popełnienia błędu, nawet użycie nieodpowiednich słów np. „może vs powinien” może stanowić o tym, czy dany zapis jest klauzulą niedozwoloną czy też nią nie jest.
Czy każdy przedsiębiorca, który prowadzi e-biznes, przetwarza dane osobowe?
Nie ograniczałbym się do e-biznesu w zakresie ochrony danych osobowych, ponieważ prawie każdy przedsiębiorca, bez względu na to, czy prowadzi e-biznes, czy działa tradycyjnie, przetwarza dane osobowe. Prowadząc e-biznes dochodzą dodatkowe obowiązki jak np. rejestracja zbiorów w GIODO, co w przypadku działalności tradycyjnej w niektórych przypadkach nie jest wymagane. Tymi generalnymi wyjątkami jest zbiór danych osobowych pracowników oraz zbiór danych osobowych prowadzony tylko do wystawienia faktury, ale dotyczy jedynie przedsiębiorców niedziałających w sieci. Każdy jednak bez względu na to, czy zbiór rejestruje, czy nie, powinien mieć opracowaną stosowną dokumentację. Obowiązek ten wynika z ustawy o ochronie danych osobowych. Obserwujemy w tym obszarze duży wzrost świadomości wśród przedsiębiorców na przestrzeni ostatnich lat.
…musi zarejestrować zbiór danych w GIODO. Jak się za to zabrać?
Rejestracji można dokonać wypełniając wniosek elektronicznie na stronie GIODO. W 16 krokach, z których każdy jest osobnym formularzem, należy podać szereg informacji. Aby poprawnie wypełnić wniosek trzeba wcześniej zapoznać się z ustawą o ochronie danych osobowych, tak abyśmy wiedzieli jakie znaczenie mają poszczególne pytania i jakie konsekwencje i obowiązki wiążą się z udzielanymi odpowiedziami. Porównując tego typu wnioski z obowiązującymi w innych krajach UE, w Polsce jest on bardzo rozbudowany. GIODO wymaga od przedsiębiorcy podania wielu szczegółów związanych z zabezpieczeniami jakie stosuje w firmie.
Po wypełnieniu wniosku możemy wysłać go elektronicznie z poziomu strony, a jeżeli nie mamy podpisu elektronicznego trzeba wniosek wydrukować, podpisać i wysłać na adres GIODO.
Sam proces rejestracji, z racji dużej ilości zgłoszeń, wynosić może nawet do 12 miesięcy, ale na szczęście nie musimy czekać na rejestrację by przetwarzać dane osobowe. Wystarczy przygotować dokumentację, wdrożyć ją w firmie i wysłać zgłoszenie rejestracyjne. Jeżeli przedsiębiorca nie zrobił tego do tej pory, a dane osobowe przetwarza, powinien uzupełnić ten brak i wówczas będzie działał zgodnie z przepisami.
Jakie sankcje przewiduje polski ustawodawca za działania niezgodne z prawem?
Sankcji jest wiele i zależy z jakiego obszaru prawa wystąpi naruszenie. Jeżeli mówimy o prawie konsumenckim to na przedsiębiorcę, który źle wykonuje obowiązki informacyjne może być nałożona kara grzywny w wysokości 5 tys. zł. Jeżeli przepisy są naruszane w bardzo radykalny sposób, wówczas kary mogą sięgać nawet 10% przychodu osiągniętego w roku poprzednim.
W obszarze ochrony danych osobowych może być nałożona kara w wysokości 50 tys. zł. Przepisy uwzględniają także karę pozbawienia wolności, choć może to mieć miejsce jedynie w sytuacji bardzo poważnego naruszenia. W tym miejscu, nie sposób pominąć bardzo ważnej zmiany jaka w najbliższym czasie nadejdzie, tj. nowe rozporządzenie UE w zakresie ochrony danych osobowych, gdzie kary za naruszenia będą znacznie większe – nawet do 3% przychodu z grupy kapitałowej danej firmy.
W przypadku gdy do naruszenia dojdzie na tle przepisów prawa telekomunikacyjnego, ustawa już dzisiaj przewiduje karę w wysokości do 3% przychodu za rok poprzedni.
Do tego dochodzą jeszcze tzw. przepisy branżowe – w zależności od prowadzonej działalności możemy mieć do czynienia z różnego rodzaju sankcjami. Wynikają one z profilu danej działalności czy np. asortymentu jaki sprzedaje e-przedsiębiorca.
Wielu przedsiębiorców myśląc o wsparciu prawnym swojej firmy, w sposób naturalny myśli o kancelarii prawnej. Często jednak z uwagi na wysokie koszty opieki prawnej rezygnuje. Czy alternatywą do kancelarii mogą być takie wyspecjalizowane firmy doradcze?
Rynek w tym obszarze bardzo się zmienił. Mamy do dyspozycji lepsze narzędzia komunikacji i optymalizacji działań, nawet w takich obszarach jak usługi prawne. Spotkanie z prawnikiem, face to face, ma swoje plusy i buduje poczucie bezpieczeństwa u przedsiębiorcy. Ma to jednak swoją cenę – wyższa opłata za taką konsultację, a często i pewne ryzyko. Rzadko bowiem zdarza się, byśmy udając się do kancelarii prawnej, poznali już na wstępie rozmowy ostateczny koszt takiej konsultacji. Dodatkowo, wymaga to od nas większego zaangażowania, jak choćby konieczność wcześniejszego umówienia się i odbycia wizyty w kancelarii.
Alternatywą dla przedsiębiorcy jest prawnik, który pracuje zdalnie, z którym komunikuje się za pomocą e-malia, telefonu lub nawet video rozmowy. Bez wątpienia będzie to tańsze i szybsze rozwiązanie, przy zachowaniu pełnego profesjonalizmu usług, odpowiedzialności prawnej w zakresie porady prawnej oraz opracowanych dokumentów. Plusem takiego rozwiązania jest również wszechstronność. W naszej firmie dysponujemy zespołem prawnym, w którym każda z osób specjalizuję się w wybranych dziedzinach prawa, monitorując na bieżąco zmiany w prawie w danej dziedzinie. Dzięki temu klient może otrzymać poradę prawną z niemal każdego obszaru prawnego, a do tego koszt usługi jest z góry jasno określony, z uwagi na przyjęty, wygodny dla obu stron, biznesowy model w postaci abonamentów na usługi. Ryzyko finansowe jest zatem ograniczone do zera.
Ile kosztuje miesięczna obsługa prawna średniej wielkości e-przedsiębiorstwa? Jakie są możliwości optymalizacji kosztów?
Wszystko zależy od wielkości firmy i branży w jakiej działa. Najbardziej kosztowne jest przygotowanie wszelkiej wymaganej prawem dokumentacji. Należy liczyć się z kosztami od kilkuset złotych do tysiąca za podstawowe dokumenty. W ramach współpracy partnerskiej, klienci home.pl mogą obniżyć te koszty i zmieścić się w przedziale od 299 zł do 799 zł netto. (przyp. red. więcej szczegółów na temat oferty https://home.pl/).
Kolejną kwestią jest ilość codziennych spraw wymagających konsultacji prawnych. W przypadku sklepu internetowego chęć uzyskania porady prawnej może pojawiać w kwestiach zwrotów i reklamacji jakie składają konsumenci. Jeżeli mamy dużą ilość kontrahentów lub pracowników możemy spodziewać się pojawienia wielu aspektów prawnych wymagających konsultacji.
Nasza oferta skierowana do przedsiębiorców jest na tyle uniwersalna, że firma wykupując pakiet porad prawnych może określoną ich ilość wykorzystać w ciągu 12 miesięcy. Korzysta zatem z konsultacji tak często, jak tego rzeczywiście potrzebuje i na tyle, na ile pozwala zakupiony pakiet. Oczywiście im większa ilość porad w pakiecie, tym koszt jednej porady mniejszy. Tu również, dla klientów home.pl, przygotowaliśmy dedykowaną ofertę, w której poradę prawną można już otrzymać w cenie 49 zł netto.
