Za nami kolejny webinar specjalny organizowany przez home.pl w ramach cyklu praca zdalna. Podczas spotkania poruszane były zagadnienia związane z motywowaniem siebie i pracowników w czasie, gdy część z nas pracuje z domów. Webinar poprowadziły Anna Miśko i Joanna Wacławczyk z działu HR home.pl. Poniżej publikujemy odpowiedzi na pytania zadane przez uczestników podczas spotkania online.
Okres społecznej kwarantanny mi nie przeszkadza – odpoczywam od ludzi i relaksuję się psychicznie. Czy naprawdę muszę zabiegać o kontakty z ludźmi?
Jeśli jesteś managerem lub osobą odpowiedzialną za zespół, to – moim zdaniem – powinieneś zabiegać o te kontakty. To, jak będzie działał zespół, w jakiej będzie kondycji i jaka będzie jego efektywność, zależy w dużej mierze od Ciebie. Jeśli szef nie ma energii, nie szuka kontaktów i nie dba o relacje, zespół będzie tylko grupą ludzi, która nie czuje się zaangażowana i odpowiedzialna za swoje zadania. I w sytuacjach kryzysowych nie poradzi sobie z trudnymi zadaniami.
Jeśli jesteś członkiem zespołu – również polecam bycie w kontakcie ze współpracownikami. W dzisiejszych czasach nie ma lub jest bardzo niewiele takich zawodów, w których współpraca z innymi nie jest potrzebna. A ta współpraca będzie dobra tylko wtedy, gdy będą relacje w zespole, gdy jego członkowie nie tylko będą działać w oparciu o zadania, ale zwyczajnie się lubić. Nie mówię tutaj o potrzebie zawiązywania przyjaźni w pracy, mówię raczej o lubieniu siebie nawzajem. To sprawia, że nawet trudne momenty stają się łatwiejsze, bo możesz liczyć na współpracowników.
Jak motywować, gdy brakuje pieniędzy na premie?
To, co można zrobić, to wyjaśnić powody tej decyzji i skupić się na poczuciu bezpieczeństwa pracowników, ponieważ mimo iż nie otrzymają premii, nadal mają pracę i wypłacaną stałą pensję. Jeśli wiemy, na jaki okres premie są zamrożone, to warto też go podać, aby pracownicy znali perspektywę czasową. Domyślam się, że czasami to mogą być 3 miesiące z możliwością przedłużenia, w zależności od sytuacji na rynku. I to też warto uczciwie powiedzieć. Zachęcam do stosowania dobrych praktyk, o których mówiłyśmy na webiarze oraz zastanowienia się, z jakich innych powodów ludzie chcą być właśnie w Waszej firmie i pielęgnować/ wzmacniać te obszary. Znam wiele osób, które pracują nie tylko dla pieniędzy, ale też dla innych wartości.
Czy w home.pl szukacie pracowników do pracy zdalnej? Chciałabym znaleźć dodatkowe zajęcie.
Nie szukamy w tym momencie osób, które mogłyby wykonywać dodatkową pracę w formie zdalnej. Czasami zdarza się, że szukamy kogoś na część etatu, ale zawsze jest to praca u nas w biurze. Aktualne oferty pracy możesz znaleźć na stronie: https://welcome.home.pl/
Czy Wasi pracownicy czują się zaopiekowanie? Jak odbierają Wasze starania? Co mówią?
Z feedbacku, który od nich dostajemy – myślę, że czują się zaopiekowani. Doceniają to, że bardzo szybko przeszliśmy na pracę zdalną, że daliśmy taką możliwość każdemu. Dodatkowo cenią też to, że staramy się im umilić czas pracy w domu poprzez różnego rodzaju aktywności dla nich i ich dzieci (angielski, rytmika, tance dla dzieci, joga, szkolenia, kursy i konkursy dla pracowników). Nie stoimy też przed koniecznością zwalniania ludzi czy obniżania im wynagrodzenia, a to też wpływa na ich poczucie bezpieczeństwa. Dodatkowo nasz zarząd informuje pracowników, w jakiej kondycji jest nasz biznes. Dzięki temu, że jest dobrze, możemy skupiać się na pracy.
Skąd czerpiecie wiedzę z zakresu zdrowia i profilaktyki? Czy dział BHP wspiera Was w tym?
Wiedzę tą czerpiemy z Internetu, webinarów, podcastów, szukamy dobrych praktyk, od osób które znają się na tym lepiej, wymieniamy się w firmie źródłami. Np. w aplikacji Empik Go możecie znaleźć podcast “Praca zdalna – jak przeżyć i nie zwariować”.
W jaki sposób motywować pracowników z niepełnosprawnościami?
Moim zdaniem sposoby motywowania pracowników, niezależnie od tego, czy mają oni jakieś niepełnosprawności, są takie same. Wszyscy jesteśmy ludźmi i potrzebujemy podobnych rzeczy: relacji, pozytywnej informacji zwrotnej, uwagi i wsparcia, gdy coś nam nie wychodzi, konstruktywnego feedbacku, gdy coś pójdzie nie tak. Ważne jest też zaufanie do pracowników oraz szacunek. To potrzeby i wartości uniwersalne dla nas wszystkich ? Każdy z nas chce od czasu do czasu usłyszeć od swojego szefa, że jest dla niego ważny i cieszy się, że może z nim pracować.
Jeśli osoba z niepełnosprawnościami ma z jakichś powodów szczególne, inne potrzeby – warto po prostu ją o to zapytać, zamiast się domyślać.
Czy macie plan przygotowania pracowników do powrotu do normalności?
Nie określiliśmy jeszcze daty powrotu do pracy stacjonarnej i wiemy, że kiedy będzie to już możliwe, będzie to rozłożone na etapy. Nie wrócimy wszyscy w tym samym czasie, tylko etapami w zależności od potrzeb. Priorytetem jest bezpieczeństwo pracowników.
Czy za wsparcie psychologiczne w home.pl odpowiada HR?
Za to wsparcie odpowiedzialni są menadżerowie, HR oraz sam zarząd ? Skorzystaliśmy też z opcji Coacha zewnętrznego, aby menadżerowie mieli możliwość skorzystania z “Coachingu Kryzysowego” w czasie, w którym tego potrzebują. Mamy rozbudowany wewnętrzny program rozwojowy dla menadżerów, który również wyposaża ich częściowo w wiedzę z zakresu psychologii, z czego dziś mogą korzystać.
W naszej pracy konieczne są codzienne wideokonferencje. Były i są organizowane przed południem o stałej porze. Jeden z pracowników sam opiekuje się dziećmi, codziennie „jest w szkole” i nie może uczestniczyć w spotkaniach. Nie możemy także zmienić godzin konferencji. Zespół irytuje się nieobecnością ważnego współpracownika. Co zrobić?
Ja bym przede wszystkim porozmawiała z tą osobą i powiedziała, dlaczego dla Ciebie jako szefa jest ważne to, by w ciągu dnia cały zespół mógł razem się spotkać. Spytała o pomysły, jak możemy zorganizować spotkanie, by ten pracownik mógł w nim uczestniczyć. Rozumiem, że to spotkanie nie trwa 2-3 godziny, dlatego nawet jeśli ktoś opiekuje się dziećmi, może na 30 minut włączyć im bajkę, by w spokoju wziąć udział w spotkaniu.
Potem porozmawiałabym z całym zespołem o tej sytuacji i poprosiła o wypracowanie wspólnego rozwiązania.
Świetny pomysł z tym ćwiczeniami rozwijającymi świadomość – czy mogłybyście to rozwinąć? Jakie ćwiczenia mogłabym polecić swoim pracownikom?
Pracownikom podsyłamy ćwiczenia mindfulness, ćwiczenia oddechu, który redukuje stres, ćwiczenia dbające o kręgosłup z informacją, jak siedzieć poprawnie. Domowym sposobem nagrywamy też 5-minutowe filmiki nt. poczucia lęku i strachu, straty i traumy czy przeżywania żałoby po silnej stracie. W każdym filmiku jest krótka informacja, czym jest dana emocja, kiedy może się pojawić, jak na nas wpływa i co z nią można zrobić.
Jak zachęcacie menedżerów do poświęcenia czasu na budowanie relacji i wzmacnianie pozytywnej komunikacji, gdy są oni pochłonięci typowo operacyjnymi czynnościami i takiej efektywności oczekują od swoich podwładnych?
Zaczęłabym od tego, że pokazałabym korzyści wynikające z tego, że manager poświęci czas i energię na budowanie relacji. Tymi korzyściami na pewno są:
- Większe zaangażowanie i samodzielność zespołu,
- Większa chęć brania odpowiedzialności przez zespół,
- Większa motywacja zespołu a co za tym idzie większa kreatywność,
- Większe zaufanie jakie zespół ma do mnie, jako do szefa a dzięki, temu będzie skłonny brać trudniejsze, bardziej wymagające zadania. I będzie czuł potrzebę ich dowiezienie – bo nie będzie chciał nadwyrężyć zaufania.
A to wszystko zaprocentuje tym, że szef będzie mógł zająć się tym, czym manager powinien się zajmować – nie “gaszeniem pożarów” a planowaniem strategicznym, budowaniem wizji.
Czasami jest tak, że menadżer zajmując się tematami operacyjnymi, jest w swojej strefie komfortu a zabieganie o kontakt z ludźmi, jest poza tą strefą. Pytanie, czy tak jest i czego się obawia? Być może gdy pracował z zespołem w jednym pokoju, ten kontakt był naturalny, a teraz może być mu trudniej. Warto zapytać menadżera o powody.
Jak motywować pracowników w sytuacji, w której kontrahenci nie płacą i pojawiają się problemy z wypłatami? Dodam, że zespół jest mały i ma bardzo dużo pracy.
Nie mam tu złotego rozwiązania. To, co możemy zrobić, to uczciwie rozmawiać z pracownikami na temat tego, jak wygląda sytuacja firmy. Zapewnić, że robicie wszystko, co w waszej mocy, aby odzyskać płatności, powiedzieć o działaniach, jakie są podejmowane, aby utrzymać płynność finansową i być może wspólnie z nimi szukać rozwiązań, np. jak rozmawiać z kontrahentami, jak szukać nowych klientów albo pomysłów na modyfikację swojego biznesu.
Do kiedy planujecie u siebie zdalny system pracy?
To wszystko będzie uzależnione od sytuacji epidemiologicznej. Będziemy obserwować to, co się dzieje w kraju, kiedy są odmrażane poszczególne gałęzie gospodarki itp.
Jako jedni z pierwszych przeszliśmy na pracę zdalną (już 9 marca) i na pewno będziemy firmą, która jako jedna z ostatnich wróci do biura. Chcemy zapewnić naszym pracownikom najwięcej bezpieczeństwa, jak to jest możliwe.
Czy macie jakieś dane, które pokazują, że efektywność i wydajność pracowników jest większa/ mniejsza w porównaniu do stacjonarnego trybu pracy?
Tutaj jest różnie. Są osoby, u których widzimy wzrost efektywności, nowe pokłady energii i kreatywności oraz osoby, u których widzimy spadek energii. Dotyczy to zwłaszcza osób, dla których ważne są relacje i bliski kontakt z ludźmi oraz młodych pracowników, dla których to jest pierwszy poważny kryzys, z którym się spotkali. Dodatkowo mierzymy, jak wyglądają wskaźniki obsługi klientów w porównaniu do czasu sprzed epidemii, liczbę nieobecności i zwolnień lekarskich (która jest mniejsza).
Jakie znacie bezpłatne platformy pomagające w organizacji czasu dla dzieci pracowników?
Korzystamy z zajęć online, które przygotowuje wielu animatorów na swoich facebookowych profilach. Przykładowo polecamy: Wesołe animacje, Czaruś i Kropka, Bajki na ścianie, Funny Danny, dobrANGnocka.
Ze stron, które mają ciekawe materiały dla dzieci, polecamy: polskieradio.pl, code.org, kubus.pl, grarantanna.pl, superKid.pl czy planetaenegii.pl.
- https://sieciaki.pl/,
- https://www.wydawnictwodwiesiostry.pl/materialy_do_pobrania/,
- Cieczniutonowska: http://www.dzieciecafizyka.pl/chemia/ciecznieniuton/ciecznieniuton.html
- Bajka o koronawirusie dla dzieci,
- Strony teatrów dla dzieci, np.: https://www.facebook.com/Teatr.Lalek.Pleciuga,
- https://www.facebook.com/DrDrzewForKids,
- https://www.facebook.com/Astrohunters,
- https://www.facebook.com/ZeglugaSzczecinska/posts/2727593044016338.
Zachęcamy do szukania w Internecie, na FB – wiele jest miejsc, w których takie aktywności możecie znaleźć.
Jakie szkolenia dla menedżerów teraz realizujecie zdalnie?
Na ten moment prowadziliśmy dla menadżerów szkolenie z rekrutacji i dwa webinary na temat budowania świadomości i dawania narzędzi oraz pracy z samym sobą i innymi ludźmi. Dodatkowe szkolenia, na które mogą zapisywać się pracownicy a które w rozszerzonej wersji są też dla menadżerów, to m.in.: kolory osobowości, analiza transakcyjna, trójkąt dramatyczny.
Dostarczacie narzędzia do prowadzenia webinarów? Jeśli tak, to jakie są koszty?
W ofercie home.pl mamy sporo narzędzi do pracy zdalnej, ale w przypadku webinarów korzystamy z rozwiązań zewnętrznych. W naszym przypadku jest to platforma clickmeeting.
Źródła wiedzy
Podcast: “ Praca zdalna – jak przeżyć i nie zwariować” na Empik Go
Książki do polecenia:
- Odwaga w przywództwie – Brene Brown (oraz jej wystąpienia na TED),
- Opcja B. Jak radzić sobie z traumą po stracie, stawić czoła trudnościom i odzyskać radość życia – Adam Grant, Sheryl Sandberg,
- Człowiek w poszukiwaniu sensu – Viktor Frankl. Krótka historia o wadze poczucia sensu zwłaszcza po traumatycznych wydarzeniach,
- Emocjonalne SOS – Guy Winch lub Emo Sapiens – Ohme Rafał.
I coś do szlifowania umiejętności komunikacji:
- Porozumienie bez przemocy – Marshall B. Rosenberg,
- Głaskologia – Miłosz Brzeziński,
- Analiza Transakcyjna Dzisiaj – Stewart Ian, Joines Vann.
