Dla firm

Elektroniczny obieg dokumentów z podpisem elektronicznym – jak działa Autenti?

Podpis cyfrowy Autenti to polskie rozwiązanie dla biznesu i administracji, ułatwiające składanie podpisu elektronicznego i zarządzanie cyfrowym obiegiem dokumentów. W przeciwieństwie do certyfikatu kwalifikowanego podstawowy podpis Autenti nie wymaga weryfikacji tożsamości, a swoją pierwszą sygnaturę złożysz już parę minut od założenia konta na platformie. Jak składanie podpisu cyfrowego Autenti wygląda w praktyce?

Przycisk do zakupu podpisu Autenti

Sprawdź już teraz, jakie możliwości daje podpis elektroniczny Autenti!

Czym jest elektroniczny podpis Autenti?

Podpis elektroniczny Autenti, a w zasadzie cała platforma do podpisywania i zarządzania dokumentami, została stworzona z myślą o polskich przedsiębiorcach i administracji w celu uproszczenia procesów elektronicznego obiegu dokumentów i uzyskiwania prawnie wiążącej akceptacji.

Zarejestrowany użytkownik może podpisać na platformie plik (np. umowę), wysłać go drugiej osobie do podpisania, zarchiwizować i dodać do elektronicznego obiegu dokumentów w swojej organizacji. Co najważniejsze, podpisane w ten sposób dokumenty są prawnie wiążące, a jednocześnie nie wymagają instalacji żadnego oprogramowania – z platformy Autenti można korzystać na dowolnym urządzeniu za pośrednictwem Internetu.

Interfejs aplikacji do podpisu elektronicznego - platformy Autenti
Pulpit aplikacji webowej Autenti. Już na starcie nowy użytkownik może poczuć się pewnie,
dzięki czytelnemu interfejsowi i sugerowanym podpowiedziom.

Jak założyć konto prywatne lub biznesowe?

Założenie konta na platformie Autenti jest proste i szybkie, co zaskakuje bardzo pozytywnie. Już parę minut od utworzenia profilu można podpisywać elektronicznie dokumenty. W podstawowym wariancie podpisu opartym o weryfikację dostępu do adresu email nie ma konieczności przeprowadzania weryfikacji tożsamości z dowodem osobistym. Co to oznacza? Przede wszystkim znacząco skrócisz czas między zamówieniem, a odebraniem gotowego podpisu elektronicznego.

Aby utworzyć konto na platformie Autenti wybierz “Zarejestruj się“, wpisz adres e-mail, a następnie wybierz rodzaj konta – biznesowe lub prywatne. Dla konta biznesowego wymagane jest podanie nazwy firmy oraz jej NIP. Dane te będę widoczne m.in. w obszarze złożonego podpisu elektronicznego.

Następnie wystarczy, że zweryfikujesz swój adres, klikając w e-mail autoryzujący znajdujący się w skrzynce pocztowej. Pamiętaj, że po zatwierdzeniu adresu Twój dostęp do podpisu elektronicznego Autenti będzie gotowy, jednak w mocno ograniczonym zakresie. W kolejnym kroku warto podwyższyć swoje konto do planu PRO np. zakupując subskrypcję “Autenti plan PRO”, aby podpisywać i przesyłać dokumenty bez limitów.

Rejestracja nowego konta na platformie Autenti

Założenie konta na platformie Autenti trwa dosłownie chwilę. Już po paru minutach można podpisywać, przesyłać i archiwizować elektroniczne dokumenty, jednak z limitem. Aby usunąć ograniczenie, warto kupić biznesową subskrypcję Autenti plan PRO w home.pl.

Jak podpisywać dokumenty na platformie Autenti?

Po zatwierdzeniu czas na podpisanie pierwszego dokumentu i wysłania go drugiej osobie. Co ciekawe, druga strona o którą poprosisz o podpis, nie musi posiadać konta na platformie Autenti. Jej podpis elektroniczny będzie jednak prawnie wiążący. Jest to doskonała funkcjonalność w sytuacji, gdy firma lub instytucja finansowana np. bank, zawierają umowę na odległość z klientem tylko raz i w dłuższej perspektywie czasu.

Ale zanim opowiemy o przesyłaniu dokumentów do podpisu drugiej stronie, sprawdźmy, jak działa podpis na platformie Autenti. Aby dodać nowy plik do podpisu, wybierz w lewym, górnym rogu niebieski przycisk Utwórz nowy dokument.

Podpisywanie nowego dokumentu na platformie Autenti
Wybierz Utwórz nowy dokument, aby dodać plik do podpisu na platformie Autenti.

Kolejnym krokiem jest dodanie dokumentów do podpisu. Dodaj je do platformy za pośrednictwem przycisku Dodaj z dysku.

Dodawanie pliku do podpisu - platforma Autenti
Dodawanie dokumentu do podpisu za pośrednictwem platformy Autenti.

Następnie określ parametry dokumentu, nadaj nazwę i dodaj odbiorców. Dogodną funkcjonalnością platformy jest możliwość utworzenia kolejności dodawania podpisów. Dzięki temu możesz stworzyć ścieżkę akceptacji dokumentu, przykładowo 1. menedżer –> 2. dział prawny –> 3. zarząd –> 4. kontrahent/ partner biznesowy.

Dodawanie danych odbiorców dokumentu na platformie Autenti
Dodawanie danych osoby, do której zostanie wysłana prośba o złożenie podpisu elektronicznego
na platformie Autenti.

Po konfiguracji i dodaniu wszystkich odbiorców, kliknij Wyślij dokument. Platforma Autenti zaszyfruje wiadomość, a następnie prześle informację z prośbą o podpis dokumentu wskazanym stronom.

Email z informacją o oczekującym na podpis na platformie Autenti e-dokumencie
Widok wiadomości, jaką otrzymała osoba, której adres email został dołączony
do listy odbiorców dokumentu.

Po kliknięciu w niebieski przycisk Dokument osoba podpisująca zostanie przeniesiona do Autenti w celu sfinalizowania podpisu. Zrobi to bez konieczności zakładania konta na platformie. W lewej części okna znajduje się treść dokumentu do podpisu. W prawej – informacje o nadawcy, parametry podpisu, akceptacja warunków oraz bieżący status złożonych podpisów. Po zapoznaniu się z warunkami umowy odbiorca może je zaakceptować lub odrzucić. Aktualizacja statusu podpisu natychmiastowo pojawi się na platformie Autenti.

Podpisywanie dokumentu na platformie Autenti
Podpisywanie dokumentu podpisem elektronicznym na platformie Autenti.

Po podpisaniu pliku przez wszystkie wymagane strony, platforma tworzy gotowy dokument, który można zarchiwizować lub pobrać na komputer. Do dokumentu dodawana jest karta podpisów zawierająca informacje o stronach podpisujących plik.

Karta podpisów na platformie Autenti
Karta podpisów dołączana do podpisanego dokumentu (PDF)
na platformie Autenti.

Czy podpis Autenti weryfikuje się na zielono w Adobe (PDF)?

Platforma Autenti  – po podpisaniu pliku przez wszystkie strony – dołącza kwalifikowane poświadczenie (podpis kwalifikowanej pieczęci elektronicznej) gwarantujące integralność dokumentu. Poświadczenie to można zweryfikować m.in. korzystając z popularnego programu do otwierania plików PDF – Adobe Reader DC. Klikając w pole podpisu, sprawdzisz, czy dokument weryfikuje się prawidłowo. Pozytywny wynik weryfikacji pokaże kolor zielony, tak samo jak przy kwalifikowanych podpisach elektronicznych np. SimplySign.

Weryfikacja podpisu z karty podpisów w Adobe Acrobat Reader DC
Poświadczenie gwarantujące integralność dokumentu i brak naniesionych zmian po opatrzeniu pliku podpisami elektronicznymi Autenti.

Czy podpis jest składany w oparciu o certyfikat kwalifikowany?

To, czy dany dokument wymaga podpisu kwalifikowanego opartego o dane osoby fizycznej, wynika z odpowiednio nawiązujących do danej sytuacji przepisów prawa. Nie zawsze bowiem niekwalifikowany podpis elektroniczny wystarczy, aby formalności odnoszące się do parametrów technicznych składanego podpisu zostały dopełnione. Jak jednak pokazuje praktyka, większość spraw – zarówno prywatnych, jak i biznesowych – można prawomocnie dopełnić zwykłym podpisem elektronicznym, który wymaga o wiele mniej formalności niż podpis kwalifikowany.

Podpis elektroniczny Autenti oparty jest weryfikację dostępu do adresu mailowego osób podpisujących, a poświadczenie integralności ostatecznego dokumentu gwarantuje opieczętowanie go kwalifikowaną pieczęcią Autenti. Taka kombinacja wystarcza, aby uznać podpisany dokument za pełnoprawny i móc użyć go jako dowód w egzekwowaniu jego zawartości, np. w postępowaniu sądowym.

Sama platforma Autenti sprawdzi się też świetnie jako narzędzie do zarządzania obiegiem dokumentów w firmie lub jednostce administracji publicznej. Łatwość korzystania, czytelny proces akceptacji, możliwość tworzenia ścieżki osób akceptujących dokument czy sama wygoda zdalnego podpisu przez Internet – to niewątpliwe atuty przemawiające za samodzielnym przetestowaniem możliwości e-podpisu Autenti w swojej firmie.

home.pl wspiera rozwój firm w Internecie

home.pl jest największym w Polsce dostawcą usług internetowych dla klientów biznesowych i indywidualnych. Jako członek globalnej grupy United Internet firma jest liderem branży również w Europie.

#wspieramyrozwójfirm