Mimo, że poczta elektroniczna jest już dla każdego z nas codziennością to nie zawsze wykorzystujemy pełne możliwości tej usługi. Wydaje nam się, że posiadana od lat skrzynka nie ma przed nami tajemnic i to właśnie ona jest tym, czego najbardziej potrzebujemy.
Pamiętaj, że funkcjonalności usług poczty elektronicznej są ciągle rozwijane, a w przypadku poczty email w firmie należy przeanalizować kilka aspektów dotyczących dostępności usługi i jej bezpieczeństwa.
Za tzw. „darmowością” kryje się bowiem kilka rzeczy, które będą dla działalności gospodarczej wręcz krytyczne.
Jakie są główne różnice pomiędzy poszczególnymi dostawcami poczty email?
Dostępne na rynku rozwiązania mogą znacząco od siebie różnić się parametrami technicznymi, a także oferowanymi dodatkowymi możliwościami i zabezpieczeniami. Przede wszystkim musimy wyróżnić kilka typów dostawców poczty.
- Najpopularniejszymi dostawcami darmowych usług w naszym kraju są niezmiennie od wielu lat Gmail oraz duże serwisy informacyjne. Oferują w większości usługi całkowicie bezpłatnie, różnią się głównie maksymalną wielkością załączników oraz pojemnością skrzynki. W przypadku niektórych usług np. Gmaila, miłym dodatkiem jest dostęp do narzędzi Google m.in. Google Workspace,
- Nieco inny typ usługi mailowej oferowany jest przez popularne serwisy informacyjne. W większości przypadków są to skrzynki bezpłatne, które mają swoje zasadnicze wady (o których dowiesz się niżej),
- Wśród klientów biznesowych najpopularniejszym typem usługi mailowej jest korzystanie ze skrzynek na własnym hostingu internetowym. Niezależnie od wybranego rozwiązania jest to usługa płatna, zawierająca funkcję zakładania kolejnych adresów email w ramach dostępnej przestrzeni.
Hosting dla poczty email jest bardzo dobrym rozwiązaniem, jeżeli Twoje potrzeby firmowe ciągle rosną – zatrudniasz kolejnych pracowników, obsługujesz zamówienia lub kontaktujesz się z klientami. Większa liczba skrzynek email, nad którymi masz pełną kontrolę pełni kluczową funkcję w komunikacji biznesowej. To także większe bezpieczeństwo – jeżeli pracownik odejdzie z jakiegoś powodu, to przy darmowej poczcie mógłby „wziąć” ze sobą wrażliwe dane.
Płatna poczta email dla firm – co wziąć pod uwagę?
Niezależnie od tego czy szukamy konta darmowego lub płatnego – w usłudze występują wspólne elementy, które powinniśmy przeanalizować podczas wyboru konkretnego rozwiązania:
- Pojemność skrzynki – ten parametr jest ważny dla wielu użytkowników. To on decyduje o tym, ile maili będziemy mogli przechowywać na naszej skrzynce. Należy pamiętać o tym, że na zajętość skrzynki mają wpływ wszystkie foldery, a nie tylko wiadomości odebrane. Ponadto skrzynkę zapełniają również przesłane do nas załączniki.
- Załączniki – jest to funkcjonalność skrzynki, z której korzysta większość użytkowników. Parametry z nimi związane potrafią się drastycznie różnić, w zależności od operatora usługi. Wybierając skrzynkę musisz wziąć pod uwagę ich maksymalny rozmiar oraz typ możliwych do przesłania plików. Tutaj należy pamiętać o tym, że nie zawsze Twój email będzie zawierać obrazy lub filmy przekraczające 100 MB. Mimo wszystko, lepsza sytuacja to taka, gdy poczta email pozwala na dołączenie większej ilości danych, nawet gdy skorzystasz z tego 1-2 razy w roku.
- Dzienny limit wysyłki maili – Ta cecha jest często pomijana przez użytkowników. W przypadku skrzynki używanej do celów prywatnych faktycznie nie ma to większego znaczenia. Musimy jednakże pamiętać, że jeżeli skrzynka ma być wykorzystywana np. do wysyłania powiadomień z zamówień lub mailingów to musi mieć ten parametr ustawiony odpowiednio wysoko, inaczej nie spełni ona naszych wymagań. Wynika to z faktu, że wysyłka wiadomości będzie wtedy blokowana przez operatora. Darmowe skrzynki email mają zawężone parametry wysyłki i nie są stosowane do wysyłek masowych.
- Filtry antyspamowe i antyphishingowe – Do tej funkcjonalności coraz więcej użytkowników zaczyna przywiązywać dużą uwagę. Jeżeli cenimy sobie naszą prywatność, bezpieczeństwo oraz porządek na skrzynce, powinniśmy wybrać operatora, który posiada rozbudowany system filtrowania wiadomości niechcianych lub potencjalnie szkodliwych.
Darmowe konto email – potencjalne zagrożenia
Jeżeli tworzysz konto pocztowe na jednym z popularnych serwisów to musisz mieć świadomość, że taka skrzynka może mieć pewne wady. Największą z nich są reklamy pojawiające się na panelu poczty.
W zależności od dostawcy mogą one mieć formę zbliżoną do wiadomości mailowych i być prezentowane na samej górze listy lub wyglądać jak klasyczne banery wyświetlane obok listy wiadomości. Ważnym aspektem, zwłaszcza w kontekście używania darmowej skrzynki jako firmowej, jest brak możliwości podłączenia własnej domeny i zarządzania częścią ustawień konta.
Bezpłatne konta pocztowe to również mocno ograniczone możliwości związane z przywracaniem kopii zapasowej. Przypadkowo usunięty mail lub folder z wiadomościami może być dużym problemem dla Twojej firmy.
W naszym osobnym artykule przedstawiliśmy opcje przywrócenia kopii zapasowych wiadomości na najpopularniejszych serwisach w Polsce z opcją bezpłatnej poczty. Jak możesz się domyślać – sytuacja nie wygląda zbyt korzystnie dla potencjalnego użytkownika biznesowego.
Chcesz mieć dostęp do bezpiecznej poczty biznesowej? Sprawdź dostępne pakiety w home.pl:
Jakie dodatkowe funkcjonalności oferują nam płatne konta e-mail?
W przypadku skrzynek płatnych nie musisz martwić się wszechobecnymi reklamami. Dodatkowym atutem takiej skrzynki jest opcja przyłączenia własnej domeny internetowej, co podkreśli Twoją wiarygodność i profesjonalizm. Posiadanie skrzynek o tym samym adresie co strona jest ważnym elementem budowania wizerunku w sieci.
Zwróć również uwagę, czy ustawienia skrzynek pocztowych zawierają odpowiednie zabezpieczenia antyspamowe lub antyphishingowe. Płatne rozwiązania w większości przypadków umożliwiają stosowanie konkretnych blokad na niechciane wiadomości np. z poziomu reguł konkretnego konta lub nawet całego serwera (dodając adres nadawcy na czarną listę).
Ważnym aspektem jest również oferowana pomoc techniczna, ponieważ firmy świadczące odpłatne usługi mailowe zazwyczaj dysponują możliwością natychmiastowego i bezpośredniego kontaktu z zespołem wsparcia.
Czy adres e-mail to dana osobowa?
Nie bez znaczenia jest tutaj kwestia dostosowania procedur firmy do RODO, a więc prawidłowego przetwarzania danych klientów. Nie tylko w zakresie imienia, nazwiska, czy miejsca zamieszkania. Coraz większe znaczenie w RODO ma adres e-mail, ponieważ jest on traktowany jako dana osobowa. W tym zakresie wydał nawet opinię Generalny Inspektor Danych Osobowych.
Rozporządzenie RODO wskazuje, że dane osobowe to:
Art. 4 pkt 1
„dane osobowe” oznaczają informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej („osobie, której dane dotyczą”); możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna to osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej
Nie ma przeszkód, by zidentyfikować konkretną osobę dzięki adresowi e-mail jak również zakład jej pracy, jeżeli adres zawiera imie.nazwisko@domena.pl. Proces identyfikacji jest łatwy, nie wymaga dużego nakładu kosztów ani wysiłku. Jest więc to dana osobowa, która wymaga ochrony.
Jeżeli korzystasz w swoim biznesie z poczty email celem przetwarzania danych klientów (np. mail z zamówieniem produktu) – zadbaj o to, aby była to usługa spełniająca odpowiednie standardy bezpieczeństwa. Jest to o tyle ważne, że korzystanie z darmowego Gmaila nie jest odpowiednim rozwiązaniem do spełnienia tych warunków.
Jaką wybrać pocztę email dla firmy?
Założyłeś/aś działalność i uruchamiasz własny biznes w Internecie? Nie podążaj śladem tysięcy małych przedsiębiorców, którzy popełnili błąd i skorzystali z darmowych skrzynek email. Skorzystaj z dwóch możliwości:
- Zapoznaj się z naszym porównaniem 3 najpopularniejszych rozwiązań email dla firm w Polsce
- Zapoznaj się od razu z ofertą poczty biznesowej w home.pl, z której korzysta ponad 2 miliony użytkowników – https://home.pl/poczta/
W każdym planie usługi znajdziesz:
- brak limitów załączników,
- aplikacje do organizacji pracy tj. kalendarz czy zadania,
- dostęp do poczty email przez przeglądarkę lub aplikacje zewnętrzne,
- zaawansowane filtry antyspamowe i antywirusowe, chroniące Twoją skrzynkę,
- pomoc techniczną i kopie zapasowe wiadomości.
