Wiele dokumentów sformatowanych jak ten poniżej można znaleźć  w Internecie. Nie jest to wygląd zachęcający do przeczytania. Elektroniczne wersje dokumentów mają nie tylko ułatwiać przechowywanie np. w chmurze. Powinny wyglądać estetycznie i zachęcać do przeczytania. Przecież taka forma obowiązuje przy składaniu różnorodnych podań i listów motywacyjnych.

Uporządkowany wygląd możemy osiągnąć dzięki znanemu programowi Word. Przedstawiamy kilka skrótów i funkcji, które warto znać. Na początek jednak w kilku punktach pokażemy jak formatować dokument i sprawić, żeby treść wyglądała atrakcyjnej.

Tekst przed formatowaniem:

1. Zacznijmy od zamiany kroju pisma na mniej standardowy niż Times New Roman. Dłuższy tekst będzie lepszy w odbiorze, gdy wybierzemy pismo szeryfowe. Wzrok nie będzie się męczyć. Wybraliśmy Palationo Linotype 12 pkt.

2. Wyodrębnijmy pierwsze zdanie jako tytuł w osobnej linii. Tytuły z pismem bezszeryfowym są łatwiej zauważalne, ponieważ nie zawierają krzywizn i pogrubień na każdym znaku. Tutaj zdecydowaliśmy się na font Tahoma 16 pkt.

3. Wymienione punkty a), b) c) przenieśmy tak, aby każdy był w osobnej linii. Odstępy dla a,b,c mogą wynosić 0pkt. Zamieńmy wypunktowanie klikając Punktory->Zdefiniuj nowy punktor i znak punktora->symbol. Zmieniamy kolor punktorów na granatowy.

4. Wybieramy opcję dzielenie wyrazów.

5. Na końcu linii usuwamy „Z” za pomocą twardej spacji: ctrl+shift+stacja

6. Zaznaczamy tytuł. Wybieramy w panelu: Czcionka-> Zaawansowane->Odstępy zagęszczone-> Co 0,3 pkt. Następnie: Położenie-> Podniesione -> Co 4 pkt. Klikamy Style->Tytuł.

5. Zaznaczamy tekst poniżej tytułu. Odstępy między znakami są duże. Zmniejszamy je

6. Usuwamy 3 kropki wstawione ręcznie, wstawiamy je za pomocą alt+.

7. Usuwamy niepotrzebne dywizy (łączniki).

Tekst jest o wiele bardziej dynamiczny! Jak jeszcze można go modyfikować? Dodając odwołanie końcowe i dopisując metryczkę autorki. Dodatkowe informacje wpłyną na zrozumienie i wzbogacenie tekstu.

Jeszcze kilka drobnych poprawek i…tak wygląda nasz efekt końcowy.

Przydatne skróty i funkcje

Jak usunąć wiele hiperłączy w tekście? Zaznaczamy wybrany tekst Ctrl+Shirt+F9.

Szybko wyjustować tekst Ctrl+J. Zalecane przy pracach dyplomowych, raportach. Nie zalecane dla stron internetowych. Tutaj lepiej sprawdzi się tekst łamany w chorągiewkę.

Możemy zaznaczyć część wyrazów jako tło wybierając Alt i zaznaczając wybrany obszar. Możemy edytować tylko zaznaczoną część.

Word w pakiecie

Dzięki usłudze Office 365 możesz skorzystać z programu Word Online. Czym różni się wersja online od popularnego Worda? Poprzez przechowywanie plików w chmurze możliwa jest jednoczesna, grupowa edycja dokumentu. Nie ma potrzeby zapisywania dokumentów na dyskach przenośnych, wysyłania mailem, czy przesyłania na każde urządzenie osobno.