Papierowa faktura wybierana jest z przyzwyczajenia. Przypisuje się do niej pewność otrzymania i wiarygodność informacji. Co z poufnością danych? Czy jako użytkownik Internetu myślałeś nad tym, jaką drogę przebywa koperta z dokumentem księgowym? Czy martwiłeś się kiedyś, czy faktura dotrze na czas, abyś mógł dokonać odpowiednich rozliczeń?
Jeśli co miesiąc z niecierpliwością oczekujesz na kilka przesyłek z fakturami – sprawdź, jak wygląda ich droga.
Na początku Twoje faktury, wraz z tysiącem innych są przetwarzane przez różne instytucje. Trwa to zazwyczaj kilka dni. Następnie rozpoczyna się drukowanie. Ten proces pochłania mnóstwo czasu, a przede wszystkim niekorzystnie wpływa na środowisko. Do wydrukowania 3 mld kartek (tyle dokumentów księgowych przekazuje się w ciągu 2 lat w Polsce) zużywa się 15 tysięcy ton papieru. Wyprodukowanie tylko 1 tony to aż 17 drzew. Wysyłanie dokumentów w papierowych kopertach to strata kolejnych drzew, a także czasu – każda z faktur musi zostać przekazana do działu logistyki. Dołączając do tego sortowanie przesyłek – proces ten może potrwać nawet 3 dni. Transport na wskazany adres to kolejny dzień lub dwa w oczekiwaniu na fakturę. Gdy odbiorca dostanie dokument – czas na weryfikację i płatności, przeciętnie trwa to 48 godzin. Jeśli okaże się, że informacje są nieczytelne lub pojawił się błąd w danych – należy poinformować wystawcę dokumentu i poprosić o prawidłowe wpisanie danych. Niestety jest to chwila, w której droga dostarczenia dokumentów rozpoczyna się od początku…
Podsumowując:
Liczba procesów: 8.
Średni czas trwania: 2 tygodnie.
Wybierając e-fakturę można skrócić czas otrzymywania dokumentu – znika proces transportu, przygotowania kopert i drukowania. System elektroniczny to również spora wygoda przy modyfikacji danych. Firma zmieniła adres? Nie musisz odsyłać wydrukowanej oferty do sprzedawcy celem nałożenia poprawki. W home.pl dane możesz zmienić samodzielnie w panelu. Faktura Pro Forma zostanie zaktualizowana natychmiast i udostępniona do pobrania oraz opłacenia – po zaksięgowaniu środków zostanie wówczas udostępniona faktura VAT. Warto odnotować, że od 2013 roku dzięki zmianie wprowadzonej przez Ministerstwo Finansów faktura VAT w wersji elektronicznej ma taką samą wartość prawną jak wydrukowana. Wystarczy, że dokument zawiera identyczne dane jak jego papierowy odpowiednik. W przypadku konieczności dokonania rozliczeń z Urzędem Skarbowym można udostępnić plik z fakturą elektroniczną wybranym sposobem (np. e-mail).
Decydując się na e-fakturę wybierasz oszczędności. Dzięki temu redukujesz koszty: zakupu papieru, kopert, opłat pocztowych i tuszu do drukarki. Dla małej i średniej firmy może to być nawet kilkaset złotych dodatkowych środków!
Dostarczenie e-faktury ma swoje zalety – dokument nie jest przekazywany dodatkowym podmiotom, które mają za zadanie dostarczyć ją do Twojej firmy. Pozwala to na szybsze uregulowanie płatności i łatwiejsze oszacowanie wydatków. Osoby i firmy, z którymi współpracujesz nie będą przekonywać, że opóźnienie w opłacie wynika ze faktu, że nie dostali faktury lub dostali ją późno.
Czas, który poświęciłbyś na procesy związane z otrzymaniem faktury możesz wykorzystać na efektywną pracę całego zespołu. Jeśli nieumyślnie skasujesz e-fakturę na swoim dysku – nic straconego. Odnajdziesz ją szybko i bezproblemowo w swoim panelu zarządzania usługami. Nie bez znaczenia jest również pozytywny wpływ na środowisko. Dzięki elektronicznemu dokumentowi obniżasz koszt energii, wody i innych czynników koniecznych przy produkcji papieru.
Archiwizowanie może być prostsze!
Zgodnie z panującym prawem w Polsce każdy przedsiębiorca ma obowiązek przechowywania faktur. Niestety wiąże się to z koniecznością gromadzenia niezliczonej ilości kartek na ograniczonej powierzchni. Wraz z rozwojem biznesu nie tylko rośnie liczba faktur, ale także czas poświęcony na ich odnalezienie.
Możesz mieć bezzwłoczny dostęp do dokumentów, jeśli zdecydujesz się na otrzymywanie elektronicznych faktur. Zaoszczędzisz sporo miejsca. Wystarczy plik w formacie PDF, który jest akceptowalny prawnie.
