W pracy biurowej najważniejsza jest szybkość, bezpieczeństwo i mobilność. Połączenie tych 3 elementów jest bardzo trudnym zadaniem dla firmy. Dlatego też dynamicznie rozwijające się przedsiębiorstwa coraz chętniej używają usług powiązanych z szeroko pojętą chmurą technologiczną. Wszystko po to, aby zapewnić każdej osobie dostęp do dokumentów firmowych z każdego miejsca – w podróży lub domu – oraz urządzenia.

Aktualny rynek aplikacji biurowych został zdominowany przez 2 firmy: Google oraz Microsoft. Pomimo tego, iż obaj giganci oferują narzędzia do przechowywania, edycji i przetwarzania danych bez użycia dodatkowych dysków twardych i innych nośników – oferowane przez nich rozwiązania różnią się od siebie. Z poniższego artykułu dowiesz się, która z usług – Google Workspace czy Office 365 –  będzie lepiej dopasowana do potrzeb Twojej firmy.

Google Workspace – czym jest i jakie są jego najważniejsze cechy?

Uruchomienie przez Google własnej poczty email, znanej jako Gmail, okazało się strzałem w dziesiątkę. Użytkownicy z całego świata momentalnie zaczęli korzystać z nowego narzędzia, które oferowało przestrzeń na pocztę, panel oraz opcję synchronizacji danych między urządzeniami korzystającymi z systemu Android. Z biegiem czasu okazało się, że z nowych usług Google coraz chętniej korzystają firmy, a te z kolei mają większe potrzeby niż użytkownicy prywatni. Wychodząc na przeciw oczekiwaniom, Google wprowadziło również pakiet aplikacji tj. wirtualny dysk Google Drive, zdjęcia, komunikator Hangouts (a wcześniej Google Talk) i wiele innych. Wszystko po to, aby w jednym miejscu posiadać dostęp do narzędzi niezbędnych do codziennej pracy. Ale to wciąż było za mało…

…i tutaj właśnie pojawia się pakiet Google Workspace, którego geneza powstania sięga 2006 roku (znany był wówczas jako Google Apps for Work). Aplikacje Google są dostępne dla użytkowników Gmaila za darmo,  jednak to właśnie Google Workspace oferuje dodatkowe możliwości:

• przypisanie i używanie własnej domeny w adresach email,
• od 30 GB przestrzeni na dane (w pakiecie Google Workspace Basic) do przestrzeni nielimitowanej (w wersji Business powyżej 4 użytkowników),
• zaawansowane opcje administracyjne tj. dodawanie kont użytkowników, kontrola dostępów do danych, ustawienia zabezpieczeń, przywracanie skasowanych danych,
• praca na jednym dokumencie dla wielu użytkowników jednocześnie w ramach organizacji,
• Cloud Search, czyli wyszukiwarka danych wewnątrz organizacji,
• wsparcie techniczne 24/7.

Google Workspace jest więc rozszerzeniem dla doskonale już znanych aplikacji, z których korzystają miliony użytkowników każdego dnia. Jest to niewątpliwie duża zaleta, ponieważ jako pracownik biurowy nie musisz uczyć się od nowa korzystania z nowych programów do poczty, edycji plików itd. – masz do nich dostęp przez cały czas na koncie Google!

Podstawowe aplikacje Google, które funkcjonują również w oparciu o pakiet Google Workspace.

Jak Google Workspace wpływa na pracę i koszty prowadzenia firmy?

Wśród aplikacji Google znajdziemy nie tylko znaną już pocztę czy kalendarz, ale także edytory tekstów i arkusze kalkulacyjne (dostosowanych również do formatów Microsoft Office), notatki, komunikatory i wiele innych. Czyni to z Google źródło sprawdzonych rozwiązań do prywatnych zastosowań oraz firm stawiających pierwsze kroki w Internecie. Z biegiem czasu możliwości darmowych aplikacji od Google’a mogą okazać się niewystarczające lub nawet nieadekwatne do aktualnych procesów w firmie. Stąd też na ratunek przychodzi właśnie Google Workspace, który znosi ograniczenia dostępnej przestrzeni na dane, a także wprowadza do firm element współpracy na konkretnym obszarze danych (dokument tekstowy, arkusz, prezentacja itd.). Jakie są korzyści takiego rozwiązania?

• natychmiastowe poprawienie wielu obszarów pracy wśród zespołów oraz pojedynczych pracowników – praktycznie znika potrzeba wielokrotnej wymiany wiadomości email z załącznikiem ponieważ wystarczy za pomocą przeglądarki internetowej wyświetlić dokument, na którym może pracować w kilka osób naraz Dostępne rozwiązania do komunikacji nie wymagają także instalacji aplikacji, ponieważ wszystkie narzędzia Google uruchomisz w przeglądarce.
• zminimalizowane ryzyko niedostępności – do korzystania z Google Workspace potrzebujesz dowolnego urządzenia z dostępem do Internetu oraz przeglądarki internetowej. Wszystkie dane są przechowywane w bezpiecznej chmurze, dla której Google oferuje gwarancję dostępności na poziomie 99,99% w skali roku.
• przewidywalne koszty i dodatkowe oszczędności – zarówno w krótszej jak i dłuższej perspektywie Google Workspace przyniesie firmie dodatkowe oszczędności. Usługa działa od razu po dokonaniu zakupu, a szybka konfiguracja narzędzi oraz domeny powoduje, że pracownicy zaczną korzystać z poczty i aplikacji o wiele szybciej, niż w przypadku dedykowanych, pisanych na zamówienie rozwiązań. Korzystając z Google Workspace nie potrzebujesz własnego serwera oraz środowiska informatycznego, które będzie administrowane przez dodatkowych specjalistów.
• wsparcie techniczne i bezpieczeństwo na najwyższym poziomie – Google nieustannie poprawia swoje aplikacje oraz zwiększa poziom bezpieczeństwa. Używając Google Workspace masz pewność, iż Twoje pliki są przechowywane w bezpieczny sposób. Nie musisz zatrudniać w tej kwestii osobnego specjalisty, ponieważ za bezpieczeństwo Twoich plików odpowiada Google i ich eksperci.

Proste i wygodne udostępnianie dokumentów w Google Workspace dla innych pracowników w organizacji.

Dla kogo jest Google Workspace?

Najłatwiej napisać – dla każdego! I nie jest to fałszywe stwierdzenie, ponieważ możliwości Google Workspace docenią firmy o różnej wielkości – od jednoosobowych działalności gospodarczych (potrzebujących np. znacznie większej przestrzeni na dane np. fotografia, filmowanie itp.) po firmy ze średniego i dużego sektora, zatrudniające kilkuset pracowników (z podziałem na oddziały lokalne i zagraniczne, zespoły skupione na konkretnym projekcie). Google Workspace jest odpowiedzią na współczesne trendy w prowadzeniu firmy w Internecie, dlatego też będzie on dla Ciebie idealnym rozwiązaniem, gdy:

• chcesz korzystać z poczty Gmail we własnej domenie i zwiększyć tym samym rozpoznawalność oraz profesjonalizm,
• szukasz przestrzeni na dane o dużym rozmiarze (archiwa, multimedia, zdjęcia, prezentacje), a nie chcesz już inwestować w dyski twarde, które są podatne na problemy natury technicznej,
• pracujesz w większym gronie i marnujesz codziennie kilkadziesiąt minut na wysyłce, czytaniu i odbieraniu wiadomości email z tytułem „Re: nowa wersja pliku” lub podobnym,
• cenisz sobie bezpieczeństwo i możliwość odzyskania danych w różnych sytuacjach losowych tj. awaria smartfona lub laptopa,
• chcesz zaoszczędzić dodatkowe środki, które normalnie przeznaczyłbyś na licencje do kolejnych aplikacji, własny serwer itd.
• lubisz Gmaila, ale kończy Ci się „darmowa” pojemność, a nie chcesz przenosić danych na inny serwer.

Office 365 – czym różni się od zwykłego pakietu Office?

O ile Google Workspace powstał z myślą o pracy opartej w 100% na przeglądarce internetowej, tak Office 365 wywodzi się z potrzeby połączenia znanych i lubianych już aplikacji Microsoft Office z nowymi możliwościami przetwarzania i zapisywania danych w chmurze. Filozofia obu usług jest nieco inna, mimo że skupia się dokładnie na tym samym – na sprawieniu, aby praca biurowa była szybsza i bardziej bezpieczna. Wielu użytkowników wciąż kojarzy Office 365 z takimi aplikacjami jak Word, Excel, czy PowerPoint. W rzeczywistości ów pakiet oferuje o wiele więcej możliwości, a edycja dokumentów w w/w aplikacjach jest tylko jedną z dostępnych funkcjonalności.

Aplikacje Office 365 w wersji przeglądarkowej. Logując się do swojego konta można również zainstalować dodatkowe moduły.

Mówiąc „Pakiet Microsoft Office” mamy przed oczami klasyczne pudełko, w którym umieszczono kilka płyt CD do instalacji aplikacji na konkretnym komputerze. Z biegiem lat okazało się jednak, że takie rozwiązanie – pomimo niezaprzeczalnych plusów – ma pewne wady, które mogą sprawić każdej firmie nie lada problem: nośniki CD ulegają zniszczeniom, instalacja następuje na konkretnym urządzeniu biurowym (co ogranicza wykorzystanie licencji, gdy pracowników przybywa), a stare wersje aplikacji nie muszą poprawnie działać na nowym systemie operacyjnym (choćby z powodów bezpieczeństwa). Aby ujednolicić, a przy tym rozwinąć środowisko aplikacji biurowych, Microsoft uruchomił usługę Office 365, która podobnie jak Google Workspace działa w oparciu o model subskrypcyjny. Jakie są zalety nowej usługi Microsoft?

• brak konieczności posiadania płyt CD, napędów itd. – wszystkie aplikacje biurowe działają w oparciu na przeglądarkę lub opcjonalnie instalujemy je na urządzeniu, pobierając pliki instalacyjne z konta Microsoft,
• bardziej przyjazna licencja dla użytkownika – aplikacje można zainstalować na 5 urządzeniach, więc ze swojego konta Microsoft i danych skorzystasz na smartfonie, tablecie i laptopie,
• firmowe konto pocztowe w chmurze Microsoft,
• dodatkowy dysk na umieszczanie i udostępnianie plików – każdy użytkownik Office 365 otrzymuje dostęp do wirtualnego dysku OneDrive o rozmiarze 1 TB,
• szeroka dostępność aplikacji w wersji mobilnej na iOS i Android – bez względu czy posiadasz iPhone lub smartfona z systemem Google, w obu sklepach zainstalujesz bezpłatnie aplikacje biurowe i podepniesz do nich swoje konto z organizacji,
• pełna synchronizacja danych z kalendarzy, poczty, OneDrive i wielu innych – dzięki Exchange środowisko Microsoft jest ze sobą idealnie powiązane. Jeżeli więc otrzymasz w Outlooku zaproszenie na spotkanie i je zaakceptujesz, automatycznie doda się ono do kalendarza służbowego. Dodatkowo dzięki OneDrive automatycznie otrzymasz dostęp do najnowszych wersji plików, a sam wirtualny dysk może pełnić funkcję „głównego nośnika” danych (przydatne, gdy Twój laptop posiada mały dysk twardy),
• współpraca wielu użytkowników na jednym dokumencie – tę funkcjonalność docenią zwłaszcza osoby pracujące w zespole. Zapomnij o wielokrotnej  wysyłce maili z dołączaną nową wersją pliku – dzięki OneDrive dokumenty są opracowywane szybciej, a w razie potrzeby zawsze możesz cofnąć zmiany do poprzedniej wersji pliku.
• najwyższy poziom bezpieczeństwa – w tradycyjnym pakiecie Office przypadkowe usunięcie pliku skutkowało zazwyczaj kosztowną interwencją informatyka lub inwestycją w aplikacje do przywracania danych. W Office 365, z racji działania w chmurze, przywrócenie skasowanego pliku to kwestia kilku kliknięć myszą.

Powyższe cechy to wyłącznie przykłady różnic między Office 365, a klasycznym pakietem Office. Tak naprawdę porównanie obu produktów jest w pewien sposób nielogiczne, ponieważ z jednej strony mamy całą platformę do zarządzania danymi w firmie (z wieloma aplikacjami tj. komunikatory, edytory tekstu, arkuszy, prezentacji i wiele więcej!) i która jest kompletną bazą do funkcjonowania przedsiębiorstwa. Z drugiej strony mamy zaś zestaw „zaledwie” kilku aplikacji biurowych. Przekładając to na język nieruchomości – Office 365 to miasto z drogami, infrastrukturą, oraz sklepami, a klasyczny Office to zaledwie kilka domów przy małej ulicy.

Powerpoint w Office 365 pozwala na użycie dodatkowych funkcjonalności np. związanych z narracją podczas prezentacji.

Office 365 – jakie korzyści przynosi dla firmy?

Nowa usługa Microsoft to nie tylko znane i lubiane aplikacje biurowe w nowych wersjach, ale także cały zakres funkcjonalności poprawiających bezpieczeństwo przy przetwarzaniu i edycji danych przez przedsiębiorstwo o dowolnym rozmiarze. Dlatego Office 365 wpływa na bardzo wiele obszarów działalności:

• firma jest bezpieczna – Office 365 posiada wielopoziomowe zabezpieczenia przed utratą plików, poczty itd. Dzięki zaawansowanym narzędziom administracyjnym przywrócenie skasowanych plików lub maila (nawet sprzed kilkunastu dni) to kwestia kilku minut. Cała komunikacja na platformie Office 365 odbywa się poprzez szyfrowane połączenie,
• skalowalność usług i przejrzystość kosztów – inwestując w Office 365 z góry wiesz ile zapłacisz, nigdy nie będziesz zmuszony, aby kupować pakiet z tzw. „górką” ponieważ zasoby są oparte na stanowiskach/użytkownikach. Masz 20 pracowników? Kupujesz licencję na 20 stanowisk,
• wirtualny dysk 1 TB w OneDrive to ważny element pracy – bez względu na liczbę zakupionych licencji, każdy użytkownik otrzymuje przestrzeń 1 TB na dane. Dzięki takiemu rozwiązaniu firma nie musi inwestować w dodatkowe dyski, nośniki lub serwery (jest to o tyle ważne, że ceny dysków twardych na rynku są uzależnione od wielu czynników i potrafią w skali roku wahać się nawet o kilkadziesiąt procent). Część danych, zwłaszcza tych kluczowych najłatwiej przenieść do chmury Microsoftu,
• możliwość pracy również offline – przejście na chmurę Microsoftu nie wymusza od nas nieustannego korzystania z usługi poprzez łącze internetowe. Oczywiście jest to mocno wskazane i rekomendowane, aczkolwiek aplikacje webowe typu Outlook umożliwiają zapisanie wiadomości w trybie offline. Po odnotowaniu aktywnego połączenia internetowego dane są synchronizowane automatycznie,
• bardzo dobre i szeroko dostępne aplikacje mobilne na iOS oraz Androida – potrzebujesz szybko zmienić kilka tabelek w Excelu, a jesteś aktualnie w podróży służbowej z dala od biura? Zainstaluj Excela na smartfonie, zaloguj się na konto w swojej organizacji i dokończ pracę nad plikiem. W przypadku Office 365 to działa naprawdę bardzo dobrze!
• lepsza organizacja pracy – spotkania, wyjazdy i urlopy potrafią wprowadzić w szeregi większej firmy chaos. Dzięki Office 365 unikniesz dezinformacji, ponieważ każdy pracownik ma swój osobny kalendarz, w którym zapisywane są najważniejsze wydarzenia (zarówno pojedyncze, jak i cykliczne) wraz z lokalizacją. W ten sposób lepiej zaplanujesz pracę swoim pracownikom i nie dopuścisz do sytuacji, gdy pracownik pojedzie na kilkudniowy urlop, zostawiając Cię bez kluczowych informacji oraz niezbędnych dokumentów.

Dla kogo jest Office 365?

Przede wszystkimi dla osób chcących korzystać ze sprawdzonego pakietu biurowego i aplikacji typu Word, Excel, PowerPoint, szukających przy tym dodatkowej przestrzeni na pliki i bezpiecznej technologii. To również rozwiązanie, który poprawi organizację pracy w zespole, a także zwiększy znaczenie współpracy wielu osób nad jednym projektem – dzięki opcji udostępniania plików do wspólnej edycji Twoje zadanie nigdy nie zostanie zastopowane przez losowe sytuacje. Office 365 doskonale sprawdzi się więc zarówno w dużej organizacji, jak i w małym przedsiębiorstwie.

Werdykt – Google Workspace czy Office 365?

To bardzo trudny wybór i wskazanie którejkolwiek z usług powinno być podyktowane nie tyle kwestiami ekonomicznymi (ceny obu usług są do siebie zbliżone), co stylem pracy, być może nawet przyzwyczajeniami. Korzystasz na co dzień z Gmaila? Z pewnością zakup Google Workspace będzie dla Ciebie korzystny, ponieważ od razu otrzymasz dostęp do większej przestrzeni na dane, a także przypiszesz do swojego konta unikalną domenę i użyjesz jej w adresie email. Lubisz pracować w arkuszach kalkulacyjnych lub edytować dokumenty w zaawansowany sposób? Twój wybór powinien paść na Office 365, ale to tylko jedna z jego wielu funkcjonalności.

Jeżeli chciałbyś sprawdzić rozwiązanie od Google lub Microsoft, skontaktuj się z nami pod numerem +48 91 432 55 72

Poznaj ofertę Google Workspace w home.pl – https://home.pl/g-suite

Poznaj ofertę Office 365 w home.pl – https://home.pl/office365