W dobie powszechnego dostępu do Internetu każdego dnia firmowe i prywatne dane narażone są na uszkodzenie mechaniczne, ataki hakerów oraz nieoczekiwane zmiany związane z ingerencją szkodliwego oprogramowania. W przypadku awarii lub kradzieży, kopie zapasowe są jedyną deską ratunku abyśmy mogli kontynuować pracę.
Czym jest kopia zapasowa?
To nic innego jak metoda, dzięki której dane zostaną zabezpieczone przed zniszczeniem, modyfikacją lub zgubieniem. Ideą kopii zapasowej (ang. Backup) jest szybka możliwość przywrócenia danych w kryzysowej sytuacji.
Z raportów opublikowanych przez firmy zajmujące się bezpieczeństwem danych w organizacjach ponad 27 procent firm w Polsce zostało dotkniętych bolesnym atakiem, którego następstwem była utrata cennych danych. Co więcej, z raportów przytaczanych przez firmę Macrium wynika, iż ponad 60 procent firm nie ma zdefiniowanej polityki dotyczącej bezpieczeństwa pod kątem utraty danych. Co więcej – każdego roku w Stanach Zjednoczonych awarii ulega ponad 140 tysięcy dysków twardych, co wiąże się z kosztownymi usługami przywracania danych przez specjalistów.
Dane firmowe to bardzo ważny obszar w działaniu firmy – bez względu na, to czy pracujemy mobilnie na tabletach, telefonach, czy w biurze na komputerach. Faktury, dane klientów, dokumenty handlowe, bazy danych, archiwa pocztowe, czy też dane graficzne i marketingowe – wszystko powinno być archiwizowane i trzymane do wystąpienia kryzysowej sytuacji.
Jak poprawnie wykonać kopię zapasową danych?
Idealna kopia zapasowa to taka, która będzie wykonywała się sama, bez ingerencji użytkowników końcowych czy administratora w firmie. Zastosowanie automatyzacji zapewnia regularność archiwizacji i sprawia, że użytkownik nie musi pamiętać o samodzielnym tworzeniu kopii.
Kluczowym czynnikiem, jest także miejsce wykonywania kopii zapasowych. Najczęstsze spotykane rozwiązanie wśród użytkowników to regularne kopie zapasowe tworzone na dyskach zewnętrznych. To pierwszy krok, aby zabezpieczyć dodatkowo firmę przed niepowetowanymi stratami, ale… czy na pewno jest wystarczająco skuteczny? Zewnętrzny dysk to wciąż narzędzie fizyczne, które można zgubić lub zepsuć. Nie ma w tym również automatyzmu, ponieważ kopię trzeba wykonać samodzielnie.
Przedsiębiorstwa inwestujące w bezpieczeństwo danych coraz częściej korzystają z usług wykonywania backupu w chmurze, czyli zewnętrznych serwerach, umieszczonych w kilku lokalizacjach. W ten sposób chronią swoje dane również przy ewentualnej awarii jednego serwera, ponieważ dane będzie można przywrócić przy pomocy serwera zapasowego. Przykładem takiego rozwiązania jest usługa Acronis Backup, która posiada wbudowany mechanizm automatycznego tworzenia kopii. Dodatkowym atutem jest szyfrowanie backupu i konfiguracja dostępu do kopii – nikt poza jej właścicielem nie może jej odczytać i przywrócić.
Kopia zapasowa plików – na co zwrócić uwagę?
Za pomocą prostych narzędzi niemal każdy użytkownik jest w stanie przywrócić swój system operacyjny – nie ma więc najmniejszego sensu robienie kopii zapasowej całego sytemu. W przeciwnym razie rozmiar kopii zwiększa się niemiłosiernie i ogranicza pozostałą przestrzeń na pliki.
Kopia poszczególnych plików lub folderów to zdecydowanie lepsze rozwiązanie, ponieważ w razie awarii szybko przywrócimy konkretne dane, na których pracujemy każdego dnia. Tu z pomocą przychodzi Onedrive dla Firm, dzięki któremu w bezpieczny sposób, można archiwizować swoje prywatne, jak i firmowe dane i synchronizować ich zawartość z kopią wykonaną już w chmurze. Po przypadkowym usunięciu plików wystarczy skorzystać z opcji synchronizacji z chmurą – wszystkie usunięte pliki oraz foldery ponownie pojawią się na naszym twardym dysku. Usługa ta, jest dostępna we wszystkich pakietach Microsoft Office 365 dostępnych w firmie home.pl.
Bez względu na to, z jakiej aplikacji do tworzenia kopii zapasowej korzystasz (lub masz zamiar korzystać) upewnij się, że:
- Kopia jest wykonywana regularnie,
- Wykonujesz kopię niezbędnych plików lub folderów (tworzenie kopii całego systemu nie jest optymalnym rozwiązaniem),
- Kopia zapasowa jest zawsze dostępna do przywrócenia i nie wymaga skomplikowanych procedur,
- Kopia zapasowa jest przechowywana w taki sposób, aby nie była narażona na czynniki zewnętrzne lub udział osób trzecich.
Czy warto robić kopię zapasową?
Jeśli nigdy nie robiłeś kopii zapasowej – zacznij ją robić. Słynne powiedzenie „Ludzie dzielą się na dwa typy – tych, którzy backup już robią, lub dopiero robić będą” nie wzięła się z niczego. Zazwyczaj punktem zwrotnym jest pierwsza sytuacja kryzysowa, po której wyciągamy wnioski, a najczęściej na odzyskanie danych jest już za późno.
Druga złota zasada, która pozwoli ci wdrożyć mechanizm robienia kopii zapasowej w organizacji brzmi: „Przechowuj przynajmniej 3 kopie zapasowe, w co najmniej 2 lokalizacjach, w których jedna znajduje się poza siedzibą firmy”. Zasada ta jest dobrym początkiem do budowania pełnego systemu ochrony danych, a najlepszą polityką ochrony danych jest bycie z góry dobrze przygotowanym na różne negatywne scenariusze.
