Jednym z najbardziej absorbujących przedsiębiorców zadań związanych z codziennym prowadzeniem biznesu jest sposób, w jaki właściciel będzie rozliczał swoją działalność. Usługi księgowe są w tej kwestii nie do przecenienia, ale coraz więcej mikro i małych firm spogląda odważnie w kierunku księgowości internetowej. Dlaczego tak się dzieje i jakie są zalety takiego rozwiązania?
Księgowość uproszczona – dla kogo?
Zacznijmy od kosztów prowadzenia księgowości.
Wybierając usługę biura rachunkowego mała firma nierzadko miesięcznie przeznacza na usługi księgowej nawet kilkaset złotych. Należy przy tym pamiętać, że małe firmy nie są zobligowane do prowadzenia pełnej księgowości na księgach rachunkowych. Zupełnie wystarczające jest prowadzenie tak zwanej księgowości uproszczonej. Dlatego też mikro-przedsiębiorcy coraz częściej decydują się na usługi księgowości internetowej za pomocą konkretnej aplikacji, tak aby samodzielnie zadbać o kwestie np. faktur.
Jakie czynności pojawiają się najczęściej w cyklu rozliczeniowym w małym przedsiębiorstwie? W dużej mierze mała firma musi się mierzyć z takimi terminami jak:
- Generowanie zaliczki na PIT-36 i PIT-36L,
- Prowadzenie ewidencji zakupów i sprzedaży VAT,
- Generowanie JPK_KPiR,
- Zarządzanie wyposażeniem,
- Wysyłanie deklaracji VAT-7 oraz VAT-UE,
- Amortyzacja środków trwałych,
- Wysyłanie deklaracji PIT-36 wraz z załącznikami PIT/B, PIT/O, PIT/BR
- Wysyłanie deklaracji PIT-36L wraz z załącznikami PIT/B, PIT/BR
Wybór kompleksowej i jednocześnie łatwej w obsłudze aplikacji do zarządzania procesami księgowymi i rozliczeniowymi w przedsiębiorstwie, począwszy od wystawiania faktur lub rachunków swoim kontrahentom, aż po rozliczanie i księgowanie tych dokumentów, jest bardzo ważne.
Czy internetowa księgowość jest prosta?
Internetowa księgowość ma wiele zalet, ale jedna z nich ma szczególne znaczenie w zestawieniu z tradycyjną „papierologią”. Jest nią… elektroniczne zestawienie wszystkich dokumentów i bezpieczne przechowywanie ich w wersji, która nie jest podatna na fizyczne uszkodzenia. Oprócz tego internetowa księgowość posiada wiele wbudowanych automatyzmów, skracających czas wystawiania kolejnych dokumentów.
Jak wygląda księgowość internetowa w Comarch ERP XT?
Comarch ERP XT jest wiodącym dostawcą rozwiązań księgowych dla firm. Program automatycznie księguje dokumenty zarówno do Rejestru VAT, na podstawie którego generowane są deklaracje VAT oraz plik JPK_VAT, jak i do Książki Przychodów i Rozchodów.
Samodzielne działanie systemu jest podobne w przypadku kwestii podatkowych. Jeżeli jesteś płatnikiem VAT to ważną funkcją dla Ciebie będzie możliwość wysyłania deklaracji VAT do urzędu drogą elektroniczną. Rejestrując zakupy i sprzedaż można w łatwy sposób wyliczyć deklarację VAT-7 i VAT-UE oraz wysłać ją do Urzędu Skarbowego bez konieczności wychodzenia z domu.
Internetowa księgowość, a JPK VAT w Comarch ERP XT
Od 2018 roku przedsiębiorcy są zobowiązani do przesyłania drogą elektroniczną Jednolitych Plików Kontrolnych (JPK). W module księgowym możemy utworzyć JPK_PKPIR, czyli plik z zapisami z księgi podatkowej, który Urząd Skarbowy może zażądać podczas kontroli.
Natomiast już w podstawowym module Faktury istnieje możliwość tworzenia i wysyłania plików JPK_FA oraz JPK_VAT. Drugi z nich to plik z rejestrami VAT sprzedaży i zakupu wysyłany obowiązkowo co miesiąc, również generowany przez system.
System Comarch ERP XT jest stale rozwijany o mechanizmy automatyzujące pracę. Aplikacja współpracuje z bankami za pomocą usługi webservice, która obsługuje wymianę danych z bankiem poprzez eksport i import przelewów. Umożliwia to pobieranie wyciągów bankowych, import historii rachunku, a także eksport przelewów bezpośrednio do systemu bankowego, bez konieczności ręcznego przenoszenia plików pomiędzy aplikacją bankową oraz Comarch ERP XT.
Automatyka odgrywa również znaczącą rolę w kontroli stanów magazynowych. Z Comarch ERP XT można usprawnić przeprowadzenie inwentaryzacji oraz prowadzenie kontroli oferowania towarów, których nie ma w danej chwili w magazynie. Sama sprzedaż może odbywać się w sklepie internetowym. Aby go stworzyć, wystarczy kilka kliknięć w intuicyjnym w obsłudze programie.
Oprócz wystawiania dokumentów i ich księgowania, przesyłania deklaracji i plików JPK, przedsiębiorca jest zobligowany do prowadzenia dodatkowych ewidencji takich jak rejestr środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Taką funkcjonalność umożliwia moduł Księgowość, który pozwala także na ewidencjonowanie pracowników oraz ich wynagrodzeń.
Czy mała firma powinna zainwestować w aplikację do księgowości internetowej?
Wybór aplikacji księgowej powinien być podyktowany potrzebami. Jeżeli liczba wystawianych faktur i obowiązków księgowych zwiększa się i tym samym generuje większe koszty usługi biura rachunkowego i widzisz to w swoim portfelu – niewykluczone, że jest to moment, gdy powinieneś realnie pomyśleć o przejściu na zautomatyzowaną, internetową księgowość, którą poprowadzisz samodzielnie.
Takie rozwiązanie nie tylko zaoszczędzi Twojej firmie środków finansowych (koszt aplikacji w skali roku jest zdecydowanie niższy niż tradycyjnej usługi księgowej), ale też zapewni bezpieczeństwo dokumentów oraz ułatwi i przyśpieszy tworzenie nowych dokumentów w oparciu o zgromadzone wcześniej dane.
