Dla firm

8 najlepszych funkcji w komunikatorze Microsoft Teams

Google+ Pinterest LinkedIn Tumblr

Teams jest jednym z najnowszych komunikatorów dla firm na rynku. W zaledwie dwa lata od swojej premiery roku zdołał już zyskać zaufanie wielu firm na całym świecie oraz prześcignął ilością użytkowników konkurencję, w tym m.in. komunikator Slack.

Bez względu czy korzystasz już z Teams, szykujesz się do przejścia na ten komunikator lub dopiero rozpoczynasz działalność, warto zapoznać się z niezwykle przydatnymi funkcjami narzędzia Microsoftu, które pozwolą na poprawienie jakości pracy i komunikacji w firmie.

Konfiguracja zespołów w Teams

Często zdarza się, że zespół pracuje nad kilkoma projektami na raz. Pojawiają się wtedy problemy z przeplatającymi się tematami rozmów oraz segregowaniem udostępnianych plików. Zakładając zespół w aplikacji Teams zostaje stworzona strona SharePoint, w zasobach której przechowywane są wszystkie udostępniane przez zespół pliki. Wewnątrz zespołu można tworzyć kanały służące do rozdzielenia rozmów na różne tematy, a dokumenty udostępniane w czacie zostają zapisane w zakładce Pliki kanału. Dzięki podziałowi na zespoły i kanały każdy pracownik ma dostęp do istotnych informacji i plików potrzebnych do pracy.

Instalacja dodatkowych aplikacji w Microsoft Teams

Teams jest wszechstronną i rozbudowaną aplikacją, która sama w sobie oferuje wiele funkcji. Istnieje jednak możliwość dalszego dostosowania jej do potrzeb pracownika. Do komunikatora Microsoftu można podłączyć zewnętrzne aplikacje, które działaniem przypominają wtyczki do przeglądarki. Pobierane w Teams lub instalowane przez użytkownika aplikacje integrują się z Teams i rozszerzają jego działanie.

Wewnątrz Teams można uruchomić aplikację Twittera, która odebrane tweety wysyła jako wiadomości czatu lub rozszerzenie GitHub pozwalające na współpracę i kontrolę wersji w oknie komunikatora Microsoftu.

Dodawanie funkcji na kartach czatów

Karty znajdujące się w oknie czatu mogą mieć wiele zastosowań, poza dostępem do plików udostępnianych podczas rozmowy. Klikając na znak plusa u góry okna rozmowy dodasz zakładki m.in. dla edycji dokumentów aplikacji Office, witryny internetowej lub z zewnętrznych aplikacji dostępnych w Teams. Po dodaniu zakładki do okna czatu, każdy członek zespołu ma do niej dostęp.

Przykładem może być dodanie dokumentu Word w oknie Teams. Umieszczenie dokumentu w karcie czatu ułatwia współpracę wszystkim członkom rozmowy, bez potrzeby otwierania oddzielnego okna programu Word. Taki sposób dostosowania okna rozmowy to duży atut przy pracy kilku osób nad jednym projektem – wszystkie ważne informacje i narzędzia są widoczne w jednym miejscu.

Jak łatwiej zorganizować pracę dzięki Asystentowi Planowania?

Planując spotkanie z pracownikami lub partnerami biznesowymi często trafiamy na problem znalezienia terminu odpowiadającego wszystkim uczestnikom spotkania. Każdy ma własny harmonogram i wcześniej zaplanowane spotkania, a pisanie maili z zapytaniami o dostępne terminami jest czasochłonne.

Na ratunek przychodzi Asystent planowania w Teams – zapraszając osoby do spotkania, Asystent pobiera informacje z kalendarza każdego członka i automatycznie sugeruje czas, w którym wszyscy są dostępni. Otwierając Asystenta Planowania zobaczysz oś czasu w formie graficznej, na której zaznaczone są zajęte i dostępne godziny dla każdego z potencjalnych uczestników spotkania.

Zapisuj informacje ze spotkań z Notatkami w Teams

Podczas spotkań poruszone zostaje wiele tematów – jak zapamiętać wszystkie informacje i podjęte decyzje? Z pomocą przychodzą spotkania Teams posiadające wbudowaną funkcję prowadzenia notatek. Utworzone notatki zostają zapisane w oddzielnej karcie spotkania i można wyświetlać je po zakończeniu rozmowy. Aby rozpocząć prowadzenie notatek, podczas spotkania wybierz „Więcej działań” i kliknij „Pokaż notatki ze spotkania”.

Przekazanie kontroli członkom spotkania

Udostępnianie ekranu z komputera jest znaną i często wykorzystywaną funkcją do pomagania innym. Jednak w Teams udostępnianie ekranu zostało wyposażone w niezwykle przydatną funkcję.

Przekazując kontrolę nad swoim komputerem podczas spotkania pozwalamy jednemu członkowi kontrolować nasz ekran i wszystko, co się na nim znajduje. Dzięki temu można wspólnie prowadzić prezentacje lub pracować na jednym komputerze. Jeśli chcesz przekazać kontrolę najedź kursorem myszy na górną belkę podczas prezentacji, po czym wybierz z listy użytkownika, któremu chcesz umożliwić pracę na Twoim ekranie.

Zachowaj najważniejsze wiadomości

W środowisku biurowym prowadzimy wiele rozmów i niektóre, ważne informacje mogą zgubić się w setkach wysyłanych i odbieranych wiadomości. Jeśli chcesz zachować wiadomość na później, możesz ją zapisać i wrócić do niej po czasie. Klikając „Więcej opcji” (ikona z trzema kropkami) i wybierając „Zapisz tę wiadomość”, wiadomość zostaje zarchiwizowana. By przeczytać zapisane wiadomości kliknij w swoje zdjęcie w prawym górnym rogu i wybierz „Zapisane”.

Zapraszanie gości spoza organizacji w Microsoft Teams

Zdarzają się sytuacje, w których trzeba nawiązać kontakt z pracownikami lub przedstawicielami innych firm. Korzystając z Teams zaprosisz członków innej organizacji do zespołów, czatów i spotkań oraz zarządzisz ich dostępem do zasobów grup. Wystarczy wybrać w opcjach zespołu „Dodaj członka” i wpisać adres e-mail wybranej osoby. Jeśli użytkownik nie posiada konta Microsoft, by zaakceptować zaproszenie i dołączyć do zespołu, może założyć darmowe konto Teams.

Dlaczego warto przejść ze Skype’a na Teams?

W 2017 roku po wypuszczeniu Teams na rynek ogłoszono zamiar zakończenia wsparcia Skype dla Firm. Ze względu na liczbę firm korzystających ze Skype’a, Microsoft pozwolił na równoległe działanie obu komunikatorów, lecz (nie podając daty zakończenia wsparcia dla Skype) zachęcał do migracji na Teams.

Na koniec lipca 2019 roku Microsoft ogłosił, że wraz z dniem 31 lipca 2021 roku zakończy się działanie komunikatora Skype dla Firm i Teams będzie jedynym, w pełni zintegrowanym z usługą Office 365 komunikatorem na rynku. Ze względu na to, warto nie czekać i już teraz przenieść się na komunikator Teams, aby nie zaburzać pracy w firmie.

Dodaj komentarz