Za nami kolejny webinar specjalny organizowany przez home.pl w ramach cyklu praca zdalna. Tematem spotkania online była organizacja pracy zdalnej księgowości i sekretariatu podczas epidemii – na przykładzie home.pl. Webinar poprowadziły Małgorzata Mroczek – kierownik biura zarządu w home.pl i Katarzyna Bąbelczyk – księgowa z działu finansów home.pl. Poniżej publikujemy odpowiedzi na pytania zadane przez uczestników podczas szkolenia online.
Czy podpisane i zeskanowane umowy przesłane przez kontrahentów mają moc prawną? Nie mamy przecież możliwości weryfikacji podpisu.
Umowy, co do zasady, mogą być zawierane w dowolnej formie – także ustnie (chyba że szczególny akt prawny wymaga formy pisemnej). W czasach pracy standardowej zawarcie formy pisemnej zwykłej jest zalecane (chociażby do celów dowodowych), niemniej umowa zawarta w formie ustnej ma taką samą moc obowiązywania, jak ta zawarta w formie pisemnej.
Jeżeli ustawa zastrzega dla czynności prawnej formę pisemną, czynność dokonana bez zachowania zastrzeżonej formy jest nieważna tylko wtedy, gdy wyraźny przepis prawa przewiduje rygor nieważności. Gdy przepis prawa zastrzegający formę pisemną dla danej umowy nie przewiduje rygoru nieważności, jest to forma zastrzeżona jedynie dla celów dowodowych (chyba że przepis prawa przewiduje zastrzeżenie dla wywołania określonych skutków prawnych).
Oczywiście umowa przesłana pocztą elektroniczną nie spełnia wymogów zwykłej formy pisemnej, niemniej dokument taki może uprawdopodobnić, że umowa została zawarta i w razie ewentualnego sporu potwierdzić zawarcie takiej umowy.
Weryfikacja osoby podpisującej jest taka sama jak dokumentu „papierowego” . W zależności od formy prowadzonej działalności przez kontrahenta fakt, czy jest on osobą upoważnioną do podpisu, możemy sprawdzić w odpisie z KRS lub w CEIDG. Jeżeli osoba podpisująca tam nie figuruje – możemy poprosić o przesłanie pełnomocnictwa lub innego umocowania do podpisania umowy.
Jak wydrukować potwierdzenie dokumentów podpisywanych elektronicznie (podpisem elektronicznym)? Podpis elektroniczny widnieje tylko w informacji w Acrobat Readerze, ale jak dodatkowo wydrukować potwierdzenie?
Podpisany elektronicznie dokument zapisuje się w formacie Xades lub innym podobnym. Dokument w takim formacie możemy otworzyć za pomocą programów takich jak np. Szafir, gdzie widnieje informacja, że dokument został podpisany elektronicznie i pojawia się podgląd tego dokumentu.
Jeśli chodzi o wydruk takiego potwierdzenia, to oczywiście jest możliwość druku w momencie podpisywania dokumentu. Kiedy program (u nas jest to Szafir) służący do podpisania dokumentu podpisem elektronicznym przetworzy dane, wyskoczy komunikat, że dokument został podpisany, a następnie zapyta, czy chcemy wydrukować potwierdzenie. Wtedy jest możliwość wydruku wersji papierowej lub wygenerowanie pliku PDF. Dzięki temu otrzymamy informację: „Raport: Składanie podpisu” w którym napisane jest, że dokument XXX został podpisany przez XXX certyfikatem kwalifikowanym o numerze seryjnym XXX wydanym przez XXX wraz z datą podpisania dokumentu.
W razie problemów z wydrukiem proponuję zadzwonić do firmy, która wydała certyfikat i zajmuje się obsługą takich programów i dopytać, w jaki sposób wygenerować taki raport.
