Prowadząc rozwijającą się firmę, warto zainwestować w narzędzia, które ułatwią zarządzanie zasobami i dokumentami. Jednym z rozwiązań, które znacznie wpływają na komfort i wydajność pracy, jest program do wystawiania faktur. Na rynku istnieje wiele dostępnych programów, jak więc wybrać odpowiedni dla Twojej firmy?
ERP – czym jest oprogramowanie do zarządzania firmą?
Oprogramowanie do kompleksowego zarządzania firmą, zwane ERP (Enterprise Resource Planning – Planowanie Zasobów Przedsiębiorstwa) to jeden z ważniejszych elementów prowadzenia biznesu. Kiedyś firmy posiadały kilka programów do zarządzania poszczególnymi obszarami przedsiębiorstwa, a niektóre czynności (np. wystawianie faktur) odbywało się ręcznie. Korzystając z ERP masz kontrolę nad zasobami i procesami biznesowymi, jak sprzedaż, finanse czy księgowość wewnątrz jednego systemu.
ERP to uniwersalne narzędzie mające ułatwić funkcjonowanie biznesu, niezależnie od branży czy rozmiarów przedsiębiorstwa. Dużą zaletą systemów do zarządzania firmą jest praca na jednej bazie danych, dzięki czemu każda zmiana i nowa informacja będzie widoczna w każdej części oprogramowania. Przykładowo, nowy zakup w systemie jest natychmiastowo widoczny dla użytkowników zajmujących się księgowością.
Jak wybrać dobry program do faktur dla firm?
Ze względu na liczbę dostępnych rozwiązań, trudno jest podjąć decyzję, które narzędzie będzie odpowiednie dla firmy. System planowania zasobów posiadać pewne cechy i funkcje, by jak najlepiej pomóc w prowadzeniu biznesu. Zapoznaj się z listą najważniejszych elementów programów, aby móc zweryfikować działanie wybranego ERP i zdecydować, czy oprogramowanie spełni wymagania Twojej firmy.
Prosty i przyjazny interfejs
Oprogramowanie, które ma za zadanie pomagać w prowadzeniu biznesu, a nie posiada przyjaznego dla użytkownika interfejsu, potrafi przysporzyć więcej problemów niż korzyści. Przed wyborem aplikacji dla Twojej firmy upewnij się, że posiada ona przejrzysty i łatwy w nawigowaniu panel. Dzięki temu Ty i Twoi pracownicy szybko skorzystacie z dobrodziejstw danej aplikacji.
Automatyczne wprowadzanie danych GUS
Jedną z najważniejszych zalet programów do fakturowania jest automatyczne pobieranie danych o kontrahencie z bazy GUS i wypełnianie faktury. Automatyzacja nie tylko przyspiesza proces wystawiania dokumentu, ale także zmniejsza możliwość popełnienia błędu podczas wprowadzania danych. Wybierając aplikację warto zweryfikować czy posiada ona możliwość automatycznego wypełniania faktur.
Fakturowanie VAT, JPK i inne
Faktury VAT to tylko jeden z wielu rodzajów dokumentów, które funkcjonują w biznesie. Dlatego wartościową cechą programów do fakturowania jest możliwość wystawiania różnych rodzajów dokumentów tj. proformy, faktury zaliczkowe lub paragony. Jeśli zależy Ci na elastyczności w rodzaju dokumentów, upewnij się, że wybierane oprogramowanie posiada taką funkcjonalność. Aplikacja powinna również uwzględniać wsparcie dla plików JPK.
Zgodność z przepisami
Zarządzanie przedsiębiorstwem wiąże się z przestrzeganiem przepisów i praw np. RODO, które dyktują jakie obowiązki musi spełniać działająca firma. Korzystając z oprogramowania, które jest na bieżąco aktualizowane, pozwala uniknąć błędów i potencjalnych kar z nimi związanych. Zweryfikuj, czy aplikacja w Twojej firmie jest zawsze zgodna z aktualnymi przepisami.
Mobilne fakturowanie online
Prowadząc firmę nie zawsze możemy być w biurze, a zdarzają się sytuacje wymagające szybkiego wystawienia faktury lub wysłania dokumentów. Dzisiaj wiele programów oferuje dostęp do narzędzi fakturowania przez przeglądarkę internetową lub aplikację mobilną na telefon, byś miał pełną kontrolę nad swoją firmą, niezależnie gdzie jesteś.
Darmowe oprogramowanie do faktur – czy warto używać go w firmie?
Na rynku istnieje wiele darmowych aplikacji do zarządzania firmą, przez co przedsiębiorcy zadają sobie pytanie: czy warto kupować program, jeżeli istnieje darmowa alternatywa? Darmowe wersje oprogramowania mogą wystarczyć małym przedsiębiorstwom, lecz rzadko spełniają one wymagania rozwijających się firm.
Bezpłatne wersje oprogramowania do faktur i zarządzania bardzo często posiadają ograniczoną funkcjonalność. Pomijając kwestie jak potencjalny brak dostępu do różnych rodzajów dokumentów, najczęstszym ograniczeniem w darmowych wersjach systemów jest limitowana liczba faktur. Darmowy system, który pozwala na wystawienie określonej liczby faktur w miesiącu, po wyczerpaniu limitu, staje się praktycznie bezużyteczny. Warto o tym pamiętać prowadząc np. sklep internetowy.
Wprowadzenie nowoczesnego systemu zarządzania firmą warto traktować jako inwestycję, dzięki której zaoszczędzisz czas i pieniądze oraz znacznie zwiększysz wydajność i wygodę pracy.
Aplikacje do fakturowania dla małych i średnich firm na przykładzie Comarch ERP
Na rynku istnieje wiele programów i aplikacji, co z pewnością nie ułatwia podjęcia decyzji co wybrać. Jednym z rozwiązań, które udanie łączy funkcjonalności skierowane dla małego, średniego i dużego biznesu, jest usługa autorstwa polskiej firmy Comarch ERP XT.
Comarch ERP XT to elastyczne narzędzie księgowo-magazynowe, dzięki któremu w łatwy sposób zarządzasz zasobami firmy oraz wystawiasz faktury. Przystępny interfejs i aplikacje na telefony przystosowane do mobilnej pracy świetnie sprawdzą się w dużym przedsiębiorstwie, jak i w jednoosobowej działalności gospodarczej.
Comarch ERP XT jest narzędziem modułowym, którego podstawową częścią jest moduł Faktur. Jeśli Twoja firma rozwija się i potrzebujesz kolejnychopcji, z łatwością dodasz moduły Księgowość czy Magazyn, które wprowadzą nowe możliwości do systemu zarządzania firmą.
Zapoznaj się z działaniem Comarch ERP XT:
