Dla firm

Jak aplikacja ułatwia zarządzanie projektami? Sprawdzamy w akcji Microsoft Project Online

Zarządzanie projektami w małej, średniej i dużej firmie nie jest czymś, co warto pozostawić przypadkowi. Każdy szczegół wpływa nie tylko na czas realizacji, ale także efektywną pracę zespołu. Microsoft Project to narzędzie, dzięki któremu każdy pracownik zarządzający projektem zyska zaawansowane opcje do monitorowania procesów, które mają skutecznie doprowadzić do wykonania zadania. Microsoft oferuje 3 plany dla tej usługi. Co je łączy? Jakie są między nimi różnice? Który plan Microsoft Project będzie najlepiej odpowiadał potrzebom Twojej firmy?

Co to jest Microsoft Project Online?

Microsoft Project w pierwszej kolejności kojarzy się z czymś, co wchodzi w skład popularnego pakietu Microsoft 365. Prawda leży jednak po środku – narzędzie do zarządzania projektami działa jako samodzielny produkt, jak i integruje się z pakietem biurowym w chmurze technologicznej firmy Microsoft. To, z jakiej formuły ostatecznie skorzystasz zależy wyłącznie od Ciebie. Do kluczowych cech Microsoft Project należą:

  • planowanie etapów pracy nad projektem,
  • przydzielanie, udostępnianie i wykorzystanie zasobów dla poszczególnych elementów projektu;
  • monitorowanie prac nad elementami projektu,
  • tworzenie raportów z wynikami prac zespołu.
Tworzenie linii czasu w Microsoft Project - przykład zarządzania projektem.
Microsoft Project to kompleksowe narzędzie do zarządzania, niezależnie od skali i stopnia skomplikowania prowadzonego projektu.

Microsoft Project jest więc usługą, która wspiera obszar działania firmy, który z perspektywy klienta końcowego nie jest widoczny, ale może wpłynąć na jego zadowolenie i jakość współpracy. Twoja firma tworzy oprogramowanie na zamówienie? A może realizuje dla innego klienta długoterminowy projekt marketingowy? Usystematyzowanie procesów, pracy oraz zasobów dla poszczególnych użytkowników jest tutaj kluczowe, aby dany projekt został wykonany terminowo i z satysfakcją dla obu stron.

Jakie plany oferuje Microsoft Project Online?

Microsoft Project to jedno z najczęściej wybieranych narzędzi wspierających proces zarządzania projektami. Choć w pakiecie Microsoft 365 można uzyskać dostęp do przeglądarkowej wersji Microsoft Project, to jednak z tego poziomu zyskasz jedynie narzędzie do podglądu projektów. Chcesz wykorzystać w pełni potencjał Microsoft Project i w pełni zarządzić projektami w firmie – potrzebujesz jednej z trzech dostępnych licencji:

Przykład zarządzania projektem w Microsoft Project Online oraz Microsoft Teams.
Microsoft Project doskonale współpracuje z pozostałymi narzędziami z środowiska Microsoft 365, w tym Teams, OneDrive i SharePoint.

Aplikacja do zarządzania projektami dla małej firmy – Microsoft Project Plan 1 (Online)

Microsoft Project Plan 1 to narzędzie do zarządzania projektami w pełni online, z którego skorzystasz za pomocą przeglądarki. Plan 1 nie udostępnia klasycznej aplikacji na komputer, która dostępna jest w planie 3 oraz planie 5. Mimo, że jest to podstawowy wariant programu, oferuje w zasadzie wszystko, co jest niezbędne do prawidłowego zarządzania projektem w mniejszych zespołach. W Microsoft Project Plan 1 znajdziesz funkcje takie jak:

  • Wybierz własny widoku projektu – wybierz dostosowany widok projektu: siatka, tablica lub oś czasu, niezależnie czy pracujesz nad indywidualnym projektem czy współtworzysz go w zespole;
  • Zaplanuj zadania z wsparciem inteligentnych funkcji – dzięki inteligentnym funkcjom Microsoft Project Online w łatwy sposób zaplanujesz etapy projektu i zadania do wykonania;
  • Sprawdź postępy dzięki wizualizacji osi czasu – chcesz mieć wgląd w realizację projektu, ale nie chcesz sprawdzać wszystkich zadań? Widok osi w wersji graficznej ułatwi Ci oszacowanie, na jakim etapie znajduje się aktualnie Twój projekt;
  • Integracja ze środowiskiem Microsoft 365 – Microsoft Project jest samodzielnym produktem, ale działa również w połączeniu z innymi narzędziami Microsoft 365 (m.in. SharePoint, Teams, OneDrive). Wykorzystując dodatkowe funkcjonalności np. w komunikatorze firmowym, przyśpieszysz przepływ informacji i lepiej zaplanujesz pracę swojego zespołu.

Zarządzanie projektami w kilku zespołach – Microsoft Project Plan 3

Jeżeli działasz w obszarze kilku zespołów, których kompetencje różnią się, ale wspólnie prowadzicie prace nad jednym projektem – warto, abyś pomyślał(a) o licencji Microsoft Plan 3. Oprócz dostępu do wersji w przeglądarce oferuje również aplikację w ramach osobnej instalacji na laptopie lub komputerze PC. To, co docenią kierujący danym projektem to osobny moduł raportowania i zarządzania zasobami. Do kluczowych elementów pakietu należą:

  • Wsparcie zarządzania projektem, dzięki wizualnemu środowisku pracy – spójne i intuicyjne środowisko pracy, oparte o proste w odczycie szablony danych ułatwi Ci rozpoczęcie projektu i pracę w zintegrowanym środowisku Microsoft 365;
  • Szablony wspierające przekazywanie danych w projekcie – nie musisz zatrudniać grafika, aby zaplanować spójną wizualnie komunikację o projekcie. W programie Microsoft Project dostępne są wstępnie utworzone szablony, dzięki którym w szybki sposób udostępnisz najważniejsze informacje pozostałym pracownikom;
  • Łączenie różnych projektów w jednym widoku – Twoi programiści pracują nad kodem, a zespół grafików szuka najlepszych pomysłów na design i czeka na informacje z innych zespołów? Opcja łączenia widoku różnych projektów umożliwi Ci odnalezienie słabych punktów w pracy Twojej firmy;
  • Wsparcie w podejmowaniu kluczowych decyzji – plany bazowe pomogą Ci z łatwością porównać realizację projektu do początkowych założeń bazowych. Realizacja opóźnia się? Sprawdź, które zadania na to wpłynęły. Dzięki temu uzyskasz wsparcie przy podejmowaniu decyzji w poszczególnych etapach projektu;
  • Tworzenie raportów – w Microsoft Project plan 3 uzyskujesz dostęp do wydajnych, wbudowanych raportów np. wykorzystanych zasobów lub postępów w realizacji projektu. Za pomocą raportów otrzymasz wgląd do danych, ale również przekażesz istotne informacje pozostałym członkom zespołu lub zainteresowanych danym projektem;
  • Elastyczne rozwiązania – korzystając z Microsoft Power Platform z łatwością dostosujesz funkcje zarządzania Microsoft Project do potrzeb swoich, Twojego zespołu i całej organizacji.
Wykresy Gantta w Microsoft Project wraz z przykładem projektu.
W Microsoft Project z łatwością przypiszesz zadania do zasobów oraz zweryfikujesz postęp projektu, dzięki czytelnym wykresom Gantta.

Aplikacja do zarządzania zaawansowanymi projektami – Microsoft Project Plan 5

Przytłaczająca liczba zadań w połączeniu z kilkudziesięcioma osobami pracującymi przy projekcie to wyzwanie, przed którym stoi menadżer projektu w dużej firmie. Z Microsoft Project Plan 5 organizacja pracy w takich realiach będzie łatwiejsza. To, co wyróżnia tę usługę to opcje dedykowane użytkownikom, którzy chcą sprawować pieczę nad większością zadań. Dlatego też do najważniejszych funkcji w Plan 5 należy tzw. portfel projektów, czyli miejsce z którego uzyskasz kluczowe informacje o wszystkich procesach zachodzących w zespołach Twojej firmy. Za pomocą portfela zoptymalizujesz pracę i nadasz odpowiednim projektom wyższy priorytet. Licencja Microsoft Project Plan 5 zawiera wszystkie, niezbędne opcje:

  • Strona główna programu Microsoft Project – rozpoczynasz pracę zawsze w głównym widoku, dzięki któremu w łatwy sposób uzyskujesz dostęp do nowych lub prowadzonych projektów oraz danych;
  • Widok siatki – interfejs dostosowany do planowania projektów i zarządzania z wykorzystaniem listy zadań;
  • Widok tablicy – interfejs wizualny przedstawiający niestandardowe tablice zadań, dzięki którym polepszysz przepływ pracy, komunikację oraz zrozumienie projektu;
  • Widok osi czasu – funkcja za pomocą sprawdzisz kluczowe daty, przypisane do czasu zadania oraz etapy projektu na ergonomicznej osi czasu (wykres Gantta);
  • Współpraca i komunikacja w Teams – Microsoft Project jest w pełni zintegrowany z aplikacją do komunikacji Microsoft Teams wchodzącą w skład narzędzi Microsoft 365;
  • Współtworzenie projektów – pracuj w zespole, twórz i rozdzielaj zadania, aktualizuj harmonogramy i twórz raporty w czasie rzeczywistym;
  • Planowanie projektów i tworzenie harmonogramów – planuj, twórz i nadzoruj harmonogramy z wykorzystaniem narzędzi wizualnych, takich jak Siatka, Tablica i Oś czasu;
  • Raportowanie – twórz i pobieraj raporty umożliwiające zapoznanie się z bieżącym stanem projektu, zasobów programów oraz portfeli;
  • Plan rozwoju – za pomocą tej funkcji utworzysz i udostępnisz plany rozwoju projektów w swojej organizacji;
  • Przesyłanie grafików – funkcja do rejestracji czasu projektowego, ale również czasu innego niż projektowy np. przetwarzanie płac, fakturowanie i inne zadania biznesowe;
  • Zarządzanie zasobami – stwórz zespół i przypisz dostępne zasoby dla wybranego projektu;
  • Wybór portfela i optymalizacja – opracuj różne scenariusze portfeli i określ optymalne ścieżki rozwoju projektu w oparciu o strategiczne czynniki biznesowe;
  • Zarządzanie potrzebami – zbieraj pomysły dotyczące realizowanego projektu z dowolnego miejsca w organizacji i usprawniaj bieżącą pracę;
  • Zarządzanie i planowanie zasobów – przeglądaj i porównuj koszty w różnych projektach w celu optymalizacji zużycia posiadanych zasobów.

Microsoft Project Online – porównanie planów aplikacji do zarządzania projektami

Aby dostosować właściwy plan do potrzeb swojego projektu, zapoznaj się z poniższą tabelą, w której zamieściliśmy wszystkie funkcjonalności wchodzące w skład usługi. Wybór odpowiedniego pakietu Microsoft Project warto przemyśleć nie tylko pod kątem obecnej sytuacji, ale także zadań, które mogą pojawić się w przyszłości i wymagać m.in. współpracy z zewnętrzną firmą lub utworzenia osobnego zespołu projektowego:

Tabela porównująca plany Microsoft Project Online, Plan 1, Plan 3 i Plan 5

*Dla Planu 3 i Planu 5 aplikacja klasyczna może zostać zainstalowana na maksymalnie 5 komputerach PC 1 użytkownika

Gdzie znaleźć dodatkowe informacje o Microsoft Project Online?

Jeżeli szukasz dodatkowych informacji o Microsoft Project Online, zwłaszcza w kontekście Microsoft Project: Plan 1 (wersja online), Microsoft Project: Plan 3 (wersja online + aplikacja desktopowa) oraz Microsoft Project: Plan 5 (wersja online + aplikacja desktopowa) odwiedź stronę home.pl Microsoft Project Online lub skontaktuj się z naszymi ekspertami pod numerem telefonu 914325572.