Profesjonalna i czytelna stopka jest nieodłączną częścią komunikacji mailowej. Kiedy w Twojej firmie pracuje kilka lub nawet kilkadziesiąt osób – standaryzowanie wyglądu stopki staje się dużym wyzwaniem. Jest to o tyle ważne, że w stopce znajdują się często dodatkowe informacje o Twojej firmie, a te mogą ulec zmianie. W efekcie niektórzy pracownicy posługują się nieaktualnym podpisem w korespondencji. Czy istnieje jakikolwiek sposób na uniknięcie takich błędów? Na szczęście tak i posłuży Ci do tego proste, intuicyjne narzędzie od firmy CodeTwo.
Dlaczego podpis w mailu jest ważny?
Podpis w wiadomości email spełnia funkcje elektronicznej wizytówki, która poprawia jakość komunikacji oraz buduje profesjonalny wizerunek firmy. Możesz w niej umieścić dane kontaktowe, informacje prawne lub w przypadku wiadomości biznesowej komunikat o firmie lub jej produktach. Odpowiednie ustawienie podpisu wiadomości zwiększa zainteresowanie jego treścią lub zachęca adresata do dalszego kontaktu lub skorzystania z usługi czy produktu. Utrzymanie jednolitego wyglądu wiadomości całej organizacji potrafi być problematyczne.
Sprawdź, jak ustawić przykładową stopkę w panelu pocztowym home.pl.
Ustawienie jednej stopki czy stworzenie szablonu podpisu poczty w Microsoft 365 jest bardzo proste i zajmuje przysłowiową minutę. Największym wyzwaniem jest ustawienie jej na każdym koncie i urządzeniu oraz dopilnowanie, by wszyscy pracownicy zrobili to w określonym czasie. W dużych firmach ten proces jest czasochłonny i powtarzalny ze względu na zmiany oferty firmy lub nową strategię marketingową.
Jak automatycznie zmienić podpis w mailach całej firmy?
Rozwiązaniem jest usługa, która automatycznie personalizuje i dodaje stopki do każdej wiadomości email. Podpisy email i noty prawne dla Microsoft 365 od CodeTwo to chmurowa aplikacja do tworzenia i zarządzania stopkami maili wszystkich członków Twojej organizacji z jednego, centralnego panelu. Dzięki usłudze CodeTwo jako administrator stworzysz nowy podpis i wdrożysz go na poczcie każdego członka organizacji przy pomocy kilku kliknięć.
Podpisy email od CodeTwo są w pełni zintegrowane z chmurą danych Twojej organizacji, dzięki czemu nie musisz konfigurować podpisów dla każdego pracownika pojedynczo. Dane osoby tworzącej wiadomość zostają pobrane z Azure Active Directory (chmury Twojej organizacji) i wprowadzone do odpowiednich pól dla wybranego szablonu. W specjalnym panelu CodeTwo zmienisz wygląd szablonu, aby dostosować go do Twoich potrzeb. W szablonie umieścisz m.in. linki do portali społecznościowych lub banery ofertowe.
Dlaczego warto korzystać z automatycznych podpisów CodeTwo?
Automatyzacja procesu wdrożenia podpisów to nie jedyna zaleta podpisów CodeTwo. Dodatek do poczty Outlook posiada także inne funkcje, które znacznie poprawiają wygląd i działanie podpisów wiadomości.
Poprawnie wyświetlane obrazy
Podpisy CodeTwo dbają, aby wszystkie elementy stopki wyświetlały się poprawnie. Osadzając zdjęcie nadawcy lub baner reklamowy w szablonie usługi CodeTwo masz pewność, że każdy element będzie poprawnie wyświetlany na dowolnym urządzeniu i kliencie poczty. Odbiorca wiadomości nie musi klikać ikon z czerwonym X ani pobierać obrazów zewnętrznych.
Bezpieczeństwo treści firmowych maili
Usługa podpisów dla Microsoft 365 od CodeTwo została stworzona z myślą o bezpieczeństwie treści i danych firmowych, przesyłanych wewnątrz i poza organizacją. Dzięki wsparciu Systemem Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji usługa posiada certyfikaty bezpieczeństwa i kompleksowo chroni dane znajdujące się w wysyłanych wiadomościach.
Jeśli zależy Tobie na najwyższym poziomie zabezpieczeń, uruchom tryb serwerowy w którym wiadomości nigdy nie opuszczają serwerów Microsoft Azure. Oznacza to, że Twoje wiadomości i dane są przetwarzane wewnątrz bezpiecznego środowiska Microsoft, a przepływ informacji spełnia wszystkie standardy bezpieczeństwa co dokumenty i dane w Microsoft 365.
Znaczniki i planowanie zmian w podpisie
Zamieszczanie obrazów i banerów to nie jedyna zaleta wspomnianej usługi. Do poszczególnych elementów podpisu dodasz również znaczniki, które są przydatne zwłaszcza w materiałach marketingowych. Korzystając z tej funkcji Twój zespół otrzyma dodatkowe dane na temat wyników kampanii reklamowej, w której pewną role odgrywa także podpis pod wiadomością email.
Twoja firma niebawem zmienia strukturę, a zespół swoją nazwę? Zaplanuj z wyprzedzeniem aktualizację podpisu i ustal termin, kiedy nowy podpis email pojawi się na kontach pracowników.
Interaktywne treści w podpisie Outlook
Podpis nie musi być tylko statyczną wizytówką zawierającą dane nadawcy czy firmy. W usłudze CodeTwo znajdziesz także opcję wyposażenia podpisów w interaktywne elementy np. ankiety badające satysfakcję klienta. Dane pozyskane z ankiet posłużą do wprowadzenia zmian w sposobie komunikacji lub nagrodzenia pracowników firmy.
Podpisy w odpowiedziach
Posiadając w swojej organizacji Office usługę podpisów CodeTwo, możesz dodać podpisy do wiadomości przekazywanych dalej oraz do odpowiedzi na maile. Zaawansowany system umożliwia dodanie podpisu bezpośrednio pod wiadomością, a nie na końcu korespondencji. Dodatkową opcją jest dostosowanie podpisu ze względu na odbiorcę. Podpis może zmieniać się, jeśli mail wysyłany jest wewnątrz firmy lub poza nią.
Jak działają automatyczne podpisy Outlook od CodeTwo?
Co daje usługa automatycznych podpisów w Office 365 od CodeTwo? Z perspektywy administratora to kompleksowe zarządzanie podpisami całej organizacji, dzięki czemu wszyscy pracownicy korzystają z jednego formatu podpisu w zależności od potrzeb, stanowiska i stylu pracy Twojej firmy. Administratorzy zarządzający podpisami decydują nie tylko o jego wyglądzie , ale także harmonogramie, jak i kiedy ma zostać dodany do treści emaila. Do wyboru są trzy tryby automatycznych podpisów CodeTwo: serwerowy, kliencki i łączony.
Tryb serwerowy
Tryb serwerowy (server-side mode) działa w chmurze i polega na dodaniu podpisu do wiadomości po jej wysłaniu. Wysłana wiadomość przechodzi przez usługę CodeTwo, wypełniając szablon danymi pracownika i wklejając go do treści maila przed jego dostarczeniem. Dzięki temu tryb serwerowy działa w wiadomościach wysłanych z dowolnego urządzenia, systemu operacyjnego czy klienta pocztowego połączonego z kontem Office. Z racji faktu, że podpis dodawany jest na etapie wysyłki, nie jest on widoczny podczas pisania wiadomości.
Tryb kliencki
Tryb kliencki (client-side mode) dodaje podpis wiadomości podczas jej tworzenia w kliencie poczty, dając nadawcy podgląd ostatecznego wyglądu emaila. Ten tryb przekazuje Tobie pełną kontrolę nad podpisem: możesz go edytować, manualnie zmienić na inny (jeśli taki istnieje w usłudze CodeTwo) lub w pełni usunąć z treści. Ze względu na swoje działanie, tryb kliencki jest dostępny tylko w klasycznym Outlooku i nie wspiera przeglądarkowej wersji oraz mobilnych aplikacji Outlook na iOS czy Android.
Tryb łączony
Jeśli chcesz widzieć podgląd wiadomości na komputerze i jednocześnie korzystać z profesjonalnych podpisów na urządzeniach mobilnych – włącz tryb łączony (tzw. combo mode). Łączy on działanie trybu klienckiego na komputerze, co w efekcie daje podgląd i dostęp do edycji podpisu oraz dodawanie pełnych, profesjonalnych stopek do maili wysłanych z aplikacji mobilnych.
Wybór trybu działania zależy od wymagań Twojej firmy i może być zmieniony w przypadku pojawienia się nowych potrzeb przedsiębiorstwa.
Podpisy i noty prawne CodeTwo w home.pl
Usługa Podpisy i noty prawne dla Microsoft 365 powstała i jest rozwijana jako dedykowane narzędzie poprawiające zarządzanie pocztą oraz wprowadzające nowe możliwości w poczcie Exchange, niezależnie czy korzystasz z Outlook na komputerze czy w przeglądarce. Skorzystaj z oferty Microsoft 365 i połącz ją z podpisami CodeTwo w home.pl, by wprowadzić nowoczesne narzędzia pracy biurowej oraz profesjonalnie reprezentować swoją firmę.
