Dla firm

Poczta email dla firmy – darmowa czy p┼éatna?

Mimo, ┼╝e poczta elektroniczna dzisiaj jest ju┼╝ dla ka┼╝dego z nas codzienno┼Ťci─ů to nie zawsze wykorzystujemy┬ápe┼éni─Ö mo┼╝liwo┼Ťci tej us┼éugi. Wydaje nam si─Ö, ┼╝e posiadana od lat skrzynka nie ma przed nami tajemnic i to w┼éa┼Ťnie ona jest tym, czego najbardziej potrzebujemy.┬áNale┼╝y jednak┬ápami─Öta─ç, ┼╝e funkcjonalno┼Ťci┬áus┼éug poczty elektronicznej┬ás─ů┬áci─ůgle┬ározwijane.┬áWyb├│r optymalnego rozwi─ůzania zale┼╝y g┼é├│wnie od osobistych preferencji oraz zastosowania konkretnego adresu. W przypadku poczty email dla firm nale┼╝y przeanalizowa─ç kilka aspekt├│w dotycz─ůcych dost─Öpno┼Ťci poczty i jej bezpiecze┼ästwa.

Jakie s─ů g┼é├│wne r├│┼╝nice pomi─Ödzy poszczeg├│lnymi dostawcami┬ápoczty email?┬á

Dost─Öpne na rynku rozwi─ůzania mog─ů znacz─ůco od siebie r├│┼╝ni─ç si─Ö parametrami technicznymi, a tak┼╝e oferowanymi dodatkowymi mo┼╝liwo┼Ťciami i zabezpieczeniami.┬áPrzede wszystkim musimy wyr├│┼╝ni─ç kilka typ├│w dostawc├│w poczty.┬á

  • Najpopularniejszymi dostawcami darmowych us┼éug w naszym kraju s─ů niezmiennie od wielu lat┬áGmail┬áoraz du┼╝e serwisy informacyjne.┬áOferuj─ů w wi─Ökszo┼Ťci┬áus┼éugi ca┼ékowicie┬ábezp┼éatnie, a od siebie r├│┼╝ni─ů si─Ö g┼é├│wnie maksymaln─ů wielko┼Ťci─ů za┼é─ůcznik├│w oraz pojemno┼Ťci─ů skrzynki. W przypadku niekt├│rych us┼éug np.┬áGmaila┬áwart─ů odnotowania jest r├│wnie┼╝ integracja z biznesowymi narz─Ödziami Google m.in. Google Workspace,
  • Nieco inny typ us┼éugi mailowej oferowany jest przez popularne serwisy informacyjne.┬áW wi─Ökszo┼Ťci przypadk├│w s─ů to skrzynki bezp┼éatne, kt├│re maj─ů swoje zasadnicze wady (o kt├│rych piszemy w dalszej cz─Ö┼Ťci tekstu),
  • W┼Ťr├│d odbiorc├│w biznesowych najpopularniejszym typem us┼éugi mailowej jest utworzenie skrzynek na hostingu internetowym. Niezale┼╝nie od wybranego rozwi─ůzania jest to us┼éuga p┼éatna. Jej najwi─Öksz─ů zalet─ů jest mo┼╝liwo┼Ť─ç praktycznie nieograniczonego zarz─ůdzania┬áutworzonymi┬áskrzynkami┬áobejmuj─ůca np.┬ámo┼╝liwo┼Ť─ç edycji pojemno┼Ťci konta, adresu┬ámailowego┬álub zmian─Ö domeny. To r├│wnie┼╝ idealny spos├│b na uporz─ůdkowanie firmowych dost─Öp├│w do poczty elektronicznej, na kt├│rej przechowywane s─ů wa┼╝ne dane. Je┼╝eli Twoja firma korzysta z bezp┼éatnych rozwi─ůza┼ä – mo┼╝e to doprowadzi─ç do przykrych sytuacji, gdy zwolniony pracownik “we┼║mie” ze sob─ů zawarto┼Ť─ç skrzynki pocztowej.

P┼éatna poczta email dla firm – co wzi─ů─ç pod uwag─Ö?┬á

Niezale┼╝nie od tego czy szukamy konta darmowego lub p┼éatnego – w us┼éudze wyst─Öpuj─ů wsp├│lne elementy, kt├│re powinni┼Ťmy przeanalizowa─ç podczas wyboru konkretnego rozwi─ůzania:┬á

  • Pojemno┼Ť─ç skrzynki ÔÇô ten parametr jest kluczowy dla wielu u┼╝ytkownik├│w. To on decyduje o┬átym,┬áile maili b─Ödziemy mogli przechowywa─ç na naszej skrzynce. Nale┼╝y pami─Öta─ç o tym, ┼╝e pojemno┼Ť─ç skrzynki┬áma wp┼éyw na wszystkie foldery, a nie tylko wiadomo┼Ťci odebrane oraz o tym, ┼╝e skrzynk─Ö zape┼éniaj─ů r├│wnie┼╝ przes┼éane do nas za┼é─ůczniki.┬á
  • Za┼é─ůczniki ÔÇô jest to┬áfunkcjonalno┼Ť─ç┬áskrzynki,┬áz kt├│rej korzysta wi─Ökszo┼Ť─ç u┼╝ytkownik├│w. Parametry┬áz nimi zwi─ůzane potrafi─ů si─Ö drastycznie r├│┼╝ni─ç, w zale┼╝no┼Ťci od operatora us┼éugi.┬áWybieraj─ůc skrzynk─Ö musisz wzi─ů─ç pod uwag─Ö ich maksymalny rozmiar oraz typ┬ámo┼╝liwych do przes┼éania┬áplik├│w.┬áTutaj┬ánale┼╝y pami─Öta─ç o tym, ┼╝e nie zawsze Tw├│j email b─Ödzie zawiera─ç obrazy lub filmy przekraczaj─ůce 100 MB. Mimo wszystko, dobrze gdy poczta email pozwala na do┼é─ůczenie takiej ilo┼Ťci danych, nawet gdy skorzystasz z tego 1-2 razy w roku.
  • Dzienny limit wysy┼éki maili ÔÇô Ta┬ácecha jest cz─Östo pomijana przez u┼╝ytkownik├│w. W przypadku skrzynki u┼╝ywanej do cel├│w prywatnych faktycznie, ci─Ö┼╝ko osi─ůgn─ů─ç na┼éo┼╝ony limit.┬áMusimy jednak┼╝e pami─Öta─ç, ┼╝e┬áje┼╝eli┬áskrzynka┬áma by─ç┬áwykorzystywana np. do wysy┼éania powiadomie┼ä z zam├│wie┼ä lub mailing├│w┬áto┬ámusi mie─ç ten┬áparametr┬áustawiony odpowiednio wysoko, inaczej nie spe┼éni ona naszych wymaga┼ä. Wynika to z faktu, ┼╝e wysy┼éka wiadomo┼Ťci b─Ödzie wtedy blokowana przez operatora. Darmowe skrzynki email maj─ů zaw─Ö┼╝one parametry wysy┼éki i nie s─ů stosowane do wysy┼éek masowych.
  • Filtry antyspamowe i┬áantyphishingowe┬áÔÇô Do tej funkcjonalno┼Ťci coraz wi─Öcej u┼╝ytkownik├│w zaczyna przywi─ůzywa─ç du┼╝─ů uwag─Ö.┬áJe┼╝eli cenimy sobie nasz─ů prywatno┼Ť─ç, bezpiecze┼ästwo┬áoraz┬áporz─ůdek na skrzynce, powinni┼Ťmy wybra─ç operatora, kt├│ry posiada rozbudowany system filtrowania wiadomo┼Ťci niechcianych lub potencjalnie szkodliwych.

Darmowe konto email – potencjalne zagro┼╝enia

Je┼╝eli tworzysz konto pocztowe na jednym z popularnych serwis├│w to musisz mie─ç ┼Ťwiadomo┼Ť─ç, ┼╝e┬átaka skrzynka mo┼╝e mie─ç pewne wady.┬áNajwi─Öksz─ů z nich s─ů reklamy pojawiaj─ůce si─Ö na panelu poczty. W zale┼╝no┼Ťci od dostawcy mog─ů one mie┼Ť─ç form─Ö zbli┼╝on─ů do wiadomo┼Ťci mailowych i by─ç prezentowana na samej g├│rze listy┬álub by─ç klasycznymi banerami reklamowymi wy┼Ťwietlanymi obok listy wiadomo┼Ťci.┬áWa┼╝nym aspektem zw┼éaszcza w kontek┼Ťcie u┼╝ywania skrzynki jako firmowej jest brak mo┼╝liwo┼Ťci pod┼é─ůczenia w┼éasnej domeny┬ái zarz─ůdzania cz─Ö┼Ťci─ů ustawie┼ä konta.

Bezp┼éatne konta pocztowe to r├│wnie┼╝ mocno ograniczone mo┼╝liwo┼Ťci zwi─ůzane z przywracaniem kopii zapasowej. Przypadkowo usuni─Öty mail lub folder z wiadomo┼Ťciami mo┼╝e by─ç du┼╝ym problemem dla Twojej firmy.

Jakie dodatkowe funkcjonalno┼Ťci oferuj─ů nam p┼éatne konta e-mail?┬á

W przypadku skrzynek p┼éatnych nie musisz martwi─ç si─Ö wszechobecnymi reklamami. Dodatkowym atutem takiej skrzynki jest opcja przy┼é─ůczenia┬áw┼éasnej domeny internetowej, co podkre┼Ťli Twoj─ů wiarygodno┼Ť─ç i profesjonalizm. Posiadanie skrzynek o tym samym adresie co nasza strona jest wa┼╝nym elementem budowania wizerunku w sieci.

Zwr├│─ç r├│wnie┼╝ uwag─Ö, czy ustawienia skrzynek pocztowych zawieraj─ů odpowiednie zabezpieczenia antyspamowe lub antyphishingowe. P┼éatne rozwi─ůzania w wi─Ökszo┼Ťci przypadk├│w umo┼╝liwiaj─ů stosowanie konkretnych blokad na niechciane wiadomo┼Ťci np. z poziomu regu┼é konkretnego konta lub nawet ca┼éego serwera (dodaj─ůc adres nadawcy na czarn─ů list─Ö). Wa┼╝nym aspektem jest┬ár├│wnie┼╝┬áoferowana┬ápomoc┬átechniczna, poniewa┼╝ firmy ┼Ťwiadcz─ůce odp┼éatne us┼éugi mailowe zazwyczaj dysponuj─ů┬ámo┼╝liwo┼Ťci─ů natychmiastowego i bezpo┼Ťredniego kontaktu z zespo┼éem┬áwsparcia.┬á

Czy adres e-mail to dana osobowa?

Nie bez znaczenia jest tutaj kwestia dostosowania procedur firmy do RODO, a więc prawidłowego przetwarzania danych klientów. Nie tylko w zakresie imienia, nazwiska, czy miejsca zamieszkania. Coraz większe znaczenie w RODO ma adres e-mail, ponieważ jest on traktowany jako dana osobowa. W tym zakresie wydał nawet opinię Generalny Inspektor Danych Osobowych.

Rozporz─ůdzenie RODO wskazuje, ┼╝e dane osobowe to:

Art. 4 pkt 1

ÔÇ×dane osoboweÔÇŁ oznaczaj─ů informacje o┬ázidentyfikowanej lub mo┼╝liwej do zidentyfikowania osobie fizycznej (ÔÇ×osobie, kt├│rej dane dotycz─ůÔÇŁ); mo┼╝liwa do zidentyfikowania osoba fizyczna to osoba, kt├│r─ů mo┼╝na bezpo┼Ťrednio lub po┼Ťrednio zidentyfikowa─ç, w┬ászczeg├│lno┼Ťci na podstawie identyfikatora takiego jak imi─Ö i┬ánazwisko, numer identyfikacyjny, dane o┬álokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden b─ůd┼║ kilka szczeg├│lnych czynnik├│w okre┼Ťlaj─ůcych fizyczn─ů, fizjologiczn─ů, genetyczn─ů, psychiczn─ů, ekonomiczn─ů, kulturow─ů lub spo┼éeczn─ů to┼╝samo┼Ť─ç osoby fizycznej

Nie ma przeszk├│d, by zidentyfikowa─ç konkretn─ů osob─Ö dzi─Öki adresowi e-mail jak r├│wnie┼╝ zak┼éad jej pracy, je┼╝eli adres zawiera imie.nazwisko@domena.pl. Proces identyfikacji jest ┼éatwy, nie wymaga du┼╝ego nak┼éadu koszt├│w ani pracy. Jest wi─Öc to dana osobowa, kt├│ra wymaga ochrony.

Je┼╝eli korzystasz w swoim biznesie z poczty email celem przetwarzania danych klient├│w (np. mail z zam├│wieniem produktu) – zadbaj o to, aby by┼éa to us┼éuga spe┼éniaj─ůca odpowiednie standardy bezpiecze┼ästwa. Jest to o tyle wa┼╝ne, ┼╝e korzystanie z Gmaila nie jest odpowiednim rozwi─ůzaniem do spe┼énienia tych warunk├│w.

Za┼éo┼╝y┼ée┼Ť/a┼Ť dzia┼éalno┼Ť─ç i uruchamiasz w┼éasny biznes w Internecie? Nie pod─ů┼╝aj ┼Ťladem tysi─Öcy ma┼éych przedsi─Öbiorc├│w, kt├│rzy pope┼énili b┼é─ůd i skorzystali z darmowych skrzynek email. Zapoznaj si─Ö z ofert─ů poczty biznesowej – https://home.pl/poczta/

W każdym planie usługi znajdziesz:

  • brak limit├│w za┼é─ůcznik├│w,
  • aplikacje do organizacji pracy tj. kalendarz czy zadania,
  • dost─Öp do poczty email przez przegl─ůdark─Ö lub aplikacje zewn─Ötrzne,
  • zaawansowane filtry antyspamowe i antywirusowe, chroni─ůce Twoj─ů skrzynk─Ö,
  • pomoc techniczn─ů i kopie zapasowe wiadomo┼Ťci.

home.pl wspiera rozw├│j firm w Internecie

home.pl jest najwi─Ökszym w Polsce dostawc─ů us┼éug internetowych dla klient├│w biznesowych i indywidualnych. Jako cz┼éonek globalnej grupy United Internet firma jest liderem bran┼╝y r├│wnie┼╝ w Europie.

#wspieramyrozw├│jfirm