Praca z dokumentami potrafi być żmudna, a generowanie faktur lub plików JPK uciążliwe zwłaszcza dla mikro i małych przedsiębiorstw. Niestety, rozmiar firmy nie ma znaczenia w momencie rozliczania się z urzędem skarbowym i jest to obowiązek wynikający z obowiązujących przepisów. Dlatego tak ważne jest proste i skuteczne fakturowanie online, dzięki któremu uprościsz zadania związane z wystawianiem dokumentów sprzedażowych, faktur oraz paragonów. Na przykładzie usługi Subiekt123 wyjaśniamy, jak w kilku krokach przyśpieszyć pracę nad dokumentami w firmie.
Dlaczego warto korzystać z elektronicznej księgowości?
Odpowiedź na to pytanie jest prosta – ponieważ jest łatwa do wprowadzenia w każdej organizacji i nowoczesna, dostosowana do współczesnych trendów oraz wymogów, postawionych przez urzędy skarbowe. Każdy, kto prowadzi mniejszą lub większą firmę, wie doskonale, na czym polega tzw. „papierologia” i jak dużo czasu pożera ona w trakcie codziennych obowiązków.
Jeszcze kilka lat temu przedsiębiorcy do wypełniania dokumentów i opracowania zestawień zatrudniali osoby z doświadczeniem w rachunkowości i księgowaniu. To jednak wiązało się z dodatkowymi kosztami, a także – co warto podkreślić – uzależniało właściciela firmy od dostępności księgowego.
Czym jest księgowość uproszczona?
Księgowość uproszczona jest przeznaczona dla firm i spółek, których przychody nie przekraczają 2 milionów Euro, co umożliwia prowadzenie księgowości w księdze przychodów i rozchodów (KPiR). Dzięki temu, przedsiębiorcy nie muszą wydawać dodatkowych środków na biura rachunkowe. Mogą oni sami, za pomocą aplikacji do rozliczeń, zarządzać dokumentami księgowymi.
Czy fakturowanie online jest bezpieczne?
Aplikacje oferujące fakturowanie są bardzo wygodne dla małych przedsiębiorców, ponieważ automatyzują część procesów, które w tradycyjnych warunkach musiałyby być wykonywane przez specjalistę od rachunkowości. Do ich kluczowych zalet należą:
- dostępność niemal na każdym urządzeniu
- narzędzia do sortowania, grupowania zestawień
- eksportowanie plików z listą dokumentów
- przygotowanie i wysyłka listów JPK
- automatyczne pobieranie danych o firmie z GUS
A są to zazwyczaj podstawowe opcje, które w większości przypadków spełniają potrzeby przedsiębiorców. Druga kwestia to samo bezpieczeństwo takich aplikacji. Ich działanie oparte jest na przeglądarce, a więc nie ma potrzeby instalacji dodatkowego oprogramowania na komputerze, a co za tym idzie – potencjalne narażenie się na działanie wirusów oraz aplikacji szpiegujących.
Dostęp do kont jest chroniony nie tylko loginem i hasłem, ale także certyfikatem SSL, który oferuje szyfrowaną transmisję danych – w ten sposób dane do logowania nie zostaną przechwycone. Jeżeli zatrudniasz dodatkowych pracowników w firmie, to możesz również (w zależności od aplikacji) przydzielić takiej osobie dostęp do dokumentów księgowych w wersji elektronicznej. Jest to więc zdecydowanie bezpieczniejsza forma przechowywania faktur niż papier schowany w szafce pod biurkiem.
Jak wystawić dokument księgowy w aplikacji do fakturowania?
Jedną z najważniejszych zalet aplikacji do fakturowania online jest łatwość i szybkość w wystawianiu faktur, które są zgodne z obecnymi przepisami. Pokażemy to na przykładzie usługi Subiekt 123, która działa w oparciu o powyższe funkcjonalności.
Jak działa fakturowanie w Subiekt123?
Aplikacja Subiekt 123 działa w przeglądarce, dzięki czemu zawsze i wszędzie masz kontrolę nad dokumentami księgowymi w swojej firmie. Możesz w dowolnym momencie zalogować się i sprawdzić dane kontrahenta, zweryfikować płatność lub pobrać wystawione dokumenty, a także wygenerować potrzebne zestawienia.
Po zakupie programu, wypełnieniu danych i aktywacji licencji w portalu InsERT, pierwszym krokiem w Subiekt 123 jest konfiguracja podstawowych danych o Twojej firmie. W konfiguratorze ustaw odpowiedne terminy i metody rozliczenia, podaj danę swojego rachunku bankowego oraz zdecyduj jak mają być numerowane faktury.
Po zakończeniu konfiguracji zobaczysz główny pulpit aplikacji Subiekt 123, który służy jako centrum zarządzania. Na pulpicie pojawią się przyciski do tworzenia nowej faktury i paragonu oraz automatycznie wygenerowany terminarz płatności składek, deklaracji i wysyłki dokumentów. Wygląd pulpitu dostosujesz do siebie wybierając przycisk „+” w prawym dolnym rogu. Umieścisz w nim np. skróty do kontaktów, faktur lub zestawień.
Po lewej stronie pulpitu jest dostępne menu, w którym pogrupowano najważniejsze funkcje aplikacji. Znajdziesz tam skróty do paneli wystawiania faktur, paragonów, pro form, zweryfikujesz swoje wydatki, dodasz produkty lub dane klientów. Klikając ikonę „+” przy każdej funkcji otworzysz ekran dodawania np. nowej faktury. W Subiekt 123 możesz wystawiać m.in.:
- faktury,
- faktury cykliczne,
- paragony,
- pro formy,
- pliki JPK.
Podczas wypełniania faktury Subiekt 123 podpowie jakie dane musisz wprowadzić w danym polu. Przykładowo, kiedy wpiszesz część nazwy klienta, możesz wybrać z listy osobę/firmę, której dane mają zostać automatycznie wprowadzone do dokumentu. Po wypełnieniu faktury zapiszesz ją klikając w pomarańczowy przycisk w prawym górnym rogu.
Alternatywnie możesz także użyć strzałki strzałki, która ujawni dodatkowe opcje: pobierz plik, wyślij plik oraz fiskalizuj.
Subiekt 123 jest kompatybilny z drukarkami fiskalnymi, a więc sprawdzi się jako aplikacja do wystawiania pro form lub paragonów w sklepie stacjonarnym. Po zainstalowaniu Serwera Urządzeń Zewnętrznych możesz drukować dokumenty bezpośrednio ze swojej przeglądarki.
I to w sumie wszystko, chociaż nie do końca…
…ponieważ Subiekt 123 służy również jako baza danych Twojej firmy. Tworząc profil nowego klienta możesz podać szczegółowe informacje, które przyśpieszą proces wystawiania dokumentów w przyszłości. Do produktów zapisanych wcześniej dodasz cenę, odpowiednią stawkę VAT, a także oznaczenie JPK_VAT. Tak, aby wszystko było wyliczane automatycznie.
Jak skorzystać z aplikacji do e-księgowości?
Nie musisz zatrudniać informatyka, specjalisty od rozliczeń lub dodatkowej księgowej. Aby skorzystać z fakturowania online wystarczy kilka minut oraz komputer z uruchomioną przeglądarką internetową. Sprawdź, jak działa Subiekt 123 w home.pl:
