Usługi do przechowywania plików są wygodną formą udostępniania i wymiany danych. Już sam fakt, że korzystasz ze smartfona z Androidem lub iOS powoduje, że masz dostęp do bezpłatnej chmury od twórców systemu (Google Drive lub iCloud). W przypadku firm sprawa ma się nieco inaczej – przestrzeń na pliki musi być nie tylko większa, ale sama obsługa aplikacji również bardziej intuicyjna dla więcej niż 1 użytkownika.
W tym artykule zgromadziliśmy kluczowe informacje, porównujące rozwiązanie Dropbox z Google Drive (Dysk Google), zarówno w wersji bezpłatnej, jak i biznesowej. Sprawdź, która usługa będzie dla Ciebie odpowiednia.
Czym są wirtualne dyski w chmurze i czy są bezpieczne?
Chmura jako pojęcie techniczne bardzo mocno zakotwiczyła się w naszej codzienności. Część osób korzysta z niej nieświadomie np. podczas wysyłania dużego załącznika w poczcie Gmail. Jak to się dzieje? A no tak, że zamiast wysyłać pełny plik w wiadomości e-mail, wysyłamy tak na prawdę link do jego lokalizacji na Dysku Google, który praktycznie niezauważalnie współpracuje z aplikacją Gmail.
Należy przy tym pamiętać, że przechowując dane w chmurze godzimy się na to, aby zostały one przesłane na serwery producenta (np. Google czy Dropboxa). W ten sposób, za pomocą specjalnie utworzonego konta, uzyskujesz dostęp do danych z dowolnego komputera czy smartfona.
Czy udostępnienie danych poza głównym dyskiem twardym jest bezpieczne? O ile dbamy o to, by nikt niepowołany nie dostał się do naszego komputera lub trzymanego w szufladzie dysku zewnętrznego, o tyle powinniśmy chronić dane dostępowe do naszych dysków w chmurze i ich zawartości.
W obu przypadkach należy używać sprawdzonego, zaufanego rozwiązania oraz samodzielnie chronić nośniki danych (i konta) przed kradzieżą lub włamaniem. Producent ze swojej strony dokłada starań (np. poprzez szyfrowanie danych), aby nasze pliki były bezpieczne. Część odpowiedzialności leży też po stronie samego użytkownika.
Do Twoich obowiązków należy m.in.:
- skonfigurowanie bezpiecznych, unikalnych haseł (pomoże Ci w tym m.in. menadżer haseł),
- dbanie o cyfrowe bezpieczeństwo urządzenia np. poprzez korzystanie z antywirusa na komputerze lub smartfonie,
- aktualizacje systemu operacyjnego, które usuwają luki wykorzystywane do ataków,
- unikanie niezabezpieczonych sieci WiFi. Jeżeli trafisz na darmowy hotspot – upewnij się, że używasz aplikacji VPN do szyfrowania połączenia.
Zalety i wady dysków w chmurze
Chmura uchodzi za jedno z największych odkryć w świecie postępującej cyfryzacji. Niewątpliwie tak jest, co potwierdza szereg istotnych zalet. Technologia „cloud” ma jednak także wady, o których warto wspomnieć.
PLUSY
- dostęp z dowolnego urządzenia – obojętnie, czy korzystasz z firmowego PC, prywatnego laptopa, czy smartfona. Aby uzyskać dostęp do swoich danych wystarczy zalogować się na swoje konto.
- zabezpieczenie plików przed utratą – wiele z rozwiązań chmurowych chroni Twoje zasoby przed nieumyślnym skasowaniem lub utratą w wyniku innych zdarzeń. Działa to w oparciu o wykonywane kopie zapasowe (backupy) lub też zapisywanie historii wersji dokumentów.
- współpraca online na dokumentach – coraz więcej usług chmurowych łączy magazynowanie plików z jednoczesną opcją ich edytowania przez członków zespołu lub inne wskazane osoby w czasie rzeczywistym.
- elastyczna przestrzeń na dane – rozmiar dysku w chmurze zależy od Twoich potrzeb. Jeśli potrzebujesz 15GB, 30 GB lub nawet 5TB – usługi chmurowe Ci to umożliwią.
WADY
- wymagany dostęp do sieci – ze względu na powszechność Internetu na każdym kroku, wymóg ten jest swego rodzaju oczywistością. Aczkolwiek można uznać go za minus zwłaszcza, jeśli posiadamy pliki o dużej wadze i ich synchronizacja może wymagać szybkiego łącza.
- cykliczne opłaty – niektóre formy usług chmurowych są bezpłatnie, co ma swoje odzwierciedlenie w małej przestrzeni na dane. W pewnym momencie pojawi się potrzeba przejścia na rozwiązanie komercyjne, płatne.
- ryzyko awarii – mimo większej niezawodności dysków w chmurze i tak od czasu do czasu potrafią się im przydarzyć gorsze momenty. Pamiętaj jednak, że najlepsi dostawcy na rynku oferują zduplikowane kopie zapasowe, dystrybuowane na zapasowe serwery. W tej kwestii Twoja firma będzie zabezpieczona.
- zewnętrzne serwery – nośniki danych nie należą do Ciebie, a do podmiotu, który udostępnia Ci usługę i samodzielnie utrzymuje całą infrastrukturę IT. Obecnie każdy duży producent rozwiązań chmurowych spełnia wytyczne dotyczące RODO, jednak w dalszym ciągu nie są to rozwiązania na wyłączność – po zakończeniu subskrypcji dostęp do usługi zostaje ograniczony.
Różnice między Dropbox i Dyskiem Google
Skoro znasz już istotne zagadnienia dotyczące usług chmurowych, przejdźmy do porównania dwóch popularnych dysków: Google Drive (Dysk Google) i Dropbox.
Pojemność – ile danych zmieści Dropbox i Google Drive?
Przestrzeń na dane jest jednym z najważniejszych parametrów, które bierzemy pod uwagę przy wyborze wirtualnych dysków.
Darmowe konta
W przypadku bezpłatnych licencji zwycięzcą jest Google Drive. Przeznacza on użytkownikowi 15 GB. Dropbox Free w tym porównaniu oferuje jedynie 2 GB na użytkownika.
Biznesowe licencje
Inaczej sytuacja wygląda, jeśli porównamy firmowe wersje usług od Dropbox i Google, które wymagają posiadania płatnej subskrypcji.
- Dla większego Dysku Google potrzebujesz licencji Google Workspace, która w zależności od wariantu oferuje od 30 GB do 5 TB na użytkownika.
- Komercyjna wersja Dropboxa, znana jako Dropbox Business, udostępnia od 5 TB do nawet nieograniczonej przestrzeni dla każdego użytkownika.
Udostępnianie plików innym osobom
Udostępnianie polega na „podzieleniu się” plikiem poprzez nadanie konkretnych uprawnień danej osobie i wysłanie jej linku. Uprawnienia mogą być różne: odbiorca może edytować, wyświetlać plik, a także udostępniać go dalej. Funkcje te działają zarówno w Dropboxie, jak i Dysku Google.
W każdej chwili pierwotny właściciel pliku zmieni uprawnienia osobom, a nawet usunie lub ograniczy dostęp. Biznesowe licencje Dropbox posiadają w tym miejscu ciekawą opcję do ustalania daty ważności pliku, co przydaje się przy prowadzeniu projektów lub dzieleniu się zasobami z agencjami marketingowymi oraz partnerami zewnętrznymi.
Współpraca z pakietami Office
Dropbox oraz Google Drive współpracują z plikami pakietu Office (np. .doc, .xls, .ppt itd.). Oznacza to, że dokumenty przesłane przez znajomego czy klienta korzystającego np. z Office 2021, zostaną poprawnie wyświetlone po uruchomieniu ich wewnątrz narzędzi w chmurze.
Jest to bardzo korzystna sytuacja jeśli pracujemy nad dokumentem wewnątrz zespołu, albo z osobami korzystającymi z biznesowego Dropboxa lub Google Driva. Wówczas wystarczy udostępnić plik wybranym użytkownikom i pracować na jednym pliku w czasie rzeczywistym.
Oba rozwiązania funkcjonują na urządzeniach z najbardziej popularnymi systemami: Windows, MacOS, Android, iOS. Dla komputerów stacjonarnych i laptopów przeznaczona jest aplikacja desktopowa lub obsługa przez przeglądarkę. Z Dropboxa skorzystasz także na Linuxie.
Dropbox wyróżnia się dodatkowo swoją autonomicznością, jeśli chodzi o usługę dysku chmurowego. Od samego początku jest to narzędzie przeznaczone do przechowywania i zarządzania plikami. Google Drive natomiast jest jedną z wielu aplikacji, dostępnych w ramach prywatnego lub firmowego konta Google. Do wykorzystanej przestrzeni zaliczają się również pliki multimedialne, zarządzane w innych aplikacjach np. Google Zdjęcia.
Bezpieczeństwo logowania i użytkowania chmurowych dysków
Logowanie dwuetapowe lub weryfikacja wieloetapowa, to skuteczny sposób na zabezpieczenie swoich zasobów. Konta Dropbox i Google w pełni wspierają konfigurację logowania dwuetapowego (np. kodami SMS lub aplikacją mobilną). Dzięki temu Twój dysk w chmurze będzie chroniony poprzez dodatkową weryfikację użytkownika.
Zgubiłeś lub uszkodziłeś swojego smartfona? Skorzystaj z opcji wylogowania się z konta i zaloguj ponownie z użyciem innego urządzenia.
Dropbox czy Google Drive – co wybrać do przechowywania plików w chmurze?
Dopbox oraz Google Drive to popularne usługi do przechowywania danych, przy czym ten drugi zyskał większą popularność dzięki szerokiej dystrybucji aplikacji Google w systemach mobilnych. Ze względu na wielozadaniowość i integrację z innymi aplikacjami, Dysk Google (Google Drive) będzie dobrym rozwiązaniem dla użytkowników, którzy oprócz dysku w chmurze zamierzają korzystać z innych usług Google np. Gmail, Google Meet, Google Docs.
Dropbox z kolei (zwłaszcza w wersji Business) znajdzie zastosowanie i duże uznanie wśród użytkowników profesjonalnych, potrzebujących bardzo dużej przestrzeni na dane już na starcie. Prostsza oferta, bardziej intuicyjna obsługa i wąska specjalizacja będą dla nich atutem.
