Z Dropbox Business korzysta tysiące firm na całym świecie, ale nie każda używa wszystkich funkcji do zarządzania plikami oraz folderami w chmurze. W tym artykule przyglądamy się opcjom, które na pierwszy rzut oka nie wydają się pierwszą potrzebą. A to właśnie one powodują, że praca zespołowa w tej usłudze wchodzi na wyższy poziom efektywności. Na co zwrócić uwagę w komercyjnej wersji Dropboxa?
Dodatki oraz najlepsze funkcje dostępne w Dropbox Business
Rola dysków w chmurze jest prosta – dzięki nim zarządzasz zasobami (pliki lub foldery) z dowolnego urządzenia. W Dropbox zrobisz to z łatwością na smartfonie, laptopie lub tablecie. A nawet więcej!
Dzisiaj jest to również usługa do organizowania przepływu pracy, współtworzeniu projektów, a nawet wykonywania kopii zapasowych całych urządzeń. Jakie funkcje to umożliwiają?
Transfer
Dodatek Transfer to nic innego jak moduł do przesyłania plików o dużych rozmiarach dowolnym osobom – również takim, które nie posiadają konta Dropbox. Wystarczy, że podasz adres mailowy odbiorcy. Na skrzynce email pojawi się wówczas link do pobrania pliku z Twojego dysku Dropbox. W pojedynczym transferze zmieścisz plik o rozmiarze nawet 2 GB.
Dropbox Paper
A gdyby tak zacząć notować każdy pomysł bez konieczności otwierania notatnika lub pliku Word? Z Dropbox Paper jest to już możliwe. To bezpłatny dodatek, dzięki któremu samodzielnie lub ze swoim zespołem stworzysz dokumenty online, przeprowadzisz burzę mózgów lub poprowadzisz projekt. Zaletą stworzonych w ten sposób dokumentów jest ich bardzo mały rozmiar (zazwyczaj nie przekraczają 100 bajtów).
Skoro mowa o dokumentach online, sprawdź koniecznie, na czym polega kultura paperless – jak podpisywać dokumenty bez papieru?
Dropbox Passwords
Dobre hasła to mocne hasła. A mocne hasła, to hasła złożone z różnorodnych znaków – wielkich i małych liter, znaków specjalnych oraz liczb. Nie każdy ma jednak głowę do zapamiętywania takich kombinacji. Dodatek Passwords wychodzi tutaj z pomocną dłonią – to tak naprawdę bezpłatny menedżer haseł. Chcesz skorzystać ze wtyczki Passwords? Wystarczy dodać ją do przeglądarki i wprowadzić dane kont, którymi chcesz zarządzać z jej poziomu.
Z pewnością masz świadomość, że zapisywanie haseł w pamięci przeglądarki nie jest bezpieczne. Korzystanie z różnego rodzaju menedżerów haseł, w tym dodatku Passwords w Dropbox, eliminuje ryzyko wycieku lub kradzieży wrażliwych danych.
Czy to oznacza, że przy każdym logowaniu należy wpisywać od nowa loginy i hasła? Absolutnie nie! Wystarczy, że skorzystasz z opcji autouzupełniania, a aplikacja Passwords przeniesie Cię na stronę logowania i od razu uzupełni poświadczenia.
Dropbox DocSend
Dropbox DocSend dodaje do Twojego konta funkcje związane z analizą i śledzeniem zmian w dokumentach w czasie rzeczywistym. W ten sposób dowiesz się, kiedy łącza do plików są otwierane i kto w danej chwili z nich korzysta.
Dostęp do wybranych treści skonfigurujesz m.in. poprzez wymuszenie wpisania adresu mailowego i dodatkowego kodu dostępu. Administracja w tym zakresie obejmuje również kontrolę dostępu za pomocą list dozwolonych przeglądających i domen.
Kopia zapasowa (Dropbox Backup)
To jedna z najcenniejszych i jednocześnie najbardziej przydatnych funkcji Dropbox Business. Tworzenie kopii zapasowej to bardzo dobra praktyka, a Dropbox wspiera w tym użytkownika m.in. poprzez automatyczną synchronizację plików i folderów nie tylko na komputerze użytkownika, ale też na innym, podłączonym dysku zewnętrznym.
Najważniejsza zaleta kopii zapasowych w Dropbox Business, to długi czas ich przechowywania. Historia wersji Twoich plików w zależności od licencji sięga do 180 dni lub do nawet 365 dni wstecz.
Z dodatkową kopią plików na swoim komputerze nie musisz martwić się w razie awarii urządzenia lub przypadkowego usunięcia treści. Kilkoma kliknięciami przywrócisz utracone dane.
App Center
Dropbox to już nie tylko aplikacja do dzielenia się plikami, to całe środowisko do współpracy z innymi użytkownikami, korzystającymi z zewnętrznych rozwiązań. W App Center dodasz i aktywujesz integrację z różnymi technologiami. Przykładowo, dzięki integracji Dropboxa np. z pakietem Office, stworzysz i udostępnisz dokumenty oraz arkusze kalkulacyjne w jednej aplikacji, a wszystkie pliki edytowane w narzędziach Microsoftu będą w pełni kompatybilne z Dropboxem.
Inne przydatne opcje w Dropbox Business
Oprócz dodatkowych aplikacji współpracujących z Dropboxem, sama usługa posiada funkcje, które przydają się w pracy i zwiększają bezpieczeństwo przechowywanych plików.
Dropbox Rewind
Słyszałeś o atakach ransomware, które szyfrują dane firmowe i praktycznie uniemożliwiają ich odtworzenie? Jeżeli nie tworzysz kopii zapasowych, to Twoja firma jest narażona na duże kłopoty. Dodatkowo, za pomocą funkcji Rewind, odzyskasz na nowym urządzeniu pliki cofając wszystkie niepożądane zmiany. Zawartość możesz modyfikować na poziomie folderu lub całego konta.
Kontrola udostępniania zewnętrznego
Ochrona ważnych danych ma dzisiaj fundamentalne znaczenie. W Dropbox Business udostępnianie zasobów do wglądu lub edycji została dobrze przemyślana. Dzięki kontroli udostępniania zewnętrznego zarządzasz widocznością i dostępem do plików, przykładowo poprzez wymaganie wpisania hasła, nadanie uprawnień pobierania czy określenie daty wygaśnięcia linku.
Zdalne czyszczenie urządzeń
To niepozorna funkcja, która ma szansę uchronić firmę przed olbrzymimi stratami. W momencie zgubienia lub kradzieży służbowego urządzenia, wyczyścisz je zdalnie, aby firmowe dane nie zostały narażone na nieautoryzowany dostęp.
Uwierzytelnienie dwuetapowe (2FA)
Logowanie wieloskładnikowe (2FA) zyskuje coraz większe uznanie nie tylko wśród firm, ale także wśród użytkowników prywatnych. Użycie tego zabezpieczenia uniemożliwia zalogowanie się do Dropboxa przez osoby niepowołane, nawet jeśli dysponują one Twoim loginem i hasłem.
Przeczytaj więcej o tym, czym jest 2FA i jak go używać.
Narzędzie do przenoszenia konta
Jest to funkcja Dropbox, dzięki której w łatwy sposób przeniesiesz pliki i foldery między użytkownikami. Będzie to miało zastosowanie w sytuacji, gdy obowiązki Twoich pracowników ulegają zmianie lub gdy członkowie zespołu po prostu odchodzą z pracy.
Jak kupić Dropbox dla firm?
Dodatkowe możliwości Dropboxa są bardzo atrakcyjne i na pewno znajdą zastosowanie w małych, średnich lub dużych przedsiębiorstwach. Chcesz poznać warunki biznesowych licencji Dropboxa? Wejdź na stronę home.pl, który jest oficjalnym sprzedawcą Dropbox Business na rynku polskim, zamów licencję lub skontaktuj się z naszym specjalistą.
Wybierając licencje Dropbox w home.pl, masz pewność, że:
- otrzymasz polską fakturę VAT,
- uzyskasz wsparcie specjalistów na dedykowanej infolinii,
- uruchomisz usługę już w momencie zaksięgowania płatności.
