Programy do samodzielnej księgowości – 3 aplikacje, które ułatwią wystawianie i weryfikację faktur

Prowadzenie firmy i księgowość? To połączenie nie tyle obowiązkowe, co budzące często negatywne skojarzenia. Nic w tym dziwnego – nie wystarczy tylko sprzedawać swoje towary lub usługi i wystawiać faktury. Przedsiębiorcy są zmuszeni poznawać nowe (i często zmieniające się) zasady podatkowe, płacić same podatki oraz składki, a także sporządzać sprawozdania na wypadek kontroli skarbowej. Czy są na rynku aplikacje, które choć trochę to ułatwiają? Na szczęście tak! Poznaj 3 rozwiązania księgowe, które wdrożysz u siebie szybko i łatwo.

Co powinna zawierać faktura?

Zacznijmy od podstaw – faktura to dokument, który potwierdza sprzedaż towaru lub danej usługi. Nieważne, czy sprzedajesz tzw. „drobnicę” lub wykonujesz jakieś czynności zawodowe na zlecenie, taka faktura musi mieć określone elementy:

• numer dokumentu,
• data wystawienia i sprzedaży,
• dane sprzedającego i kupującego,
• nazwę i ilość towaru lub usługi,
• cenę jednostkową i całkowitą, stawkę i kwotę VAT.

Pamiętaj, że dzisiaj faktura może być papierowa lub elektroniczna. Oba formaty dokumentu posiadają taką samą moc prawną. Ze względu na komfort i szybkość dostarczania, rekomendujemy przejście na e-fakturę.

Faktury są podstawą do rozliczania się z podatku dochodowego i VAT oraz do prowadzenia ewidencji przychodów i kosztów. Co ważne, tak sporządzone dokumenty trzeba przechowywać przez 5 lat od końca roku podatkowego, w którym zostały wystawione.

Jakie są dobre praktyki przy samodzielnej księgowości?

Coraz więcej przedsiębiorców wybiera samodzielną księgowość i woli rozliczać swoje dokumenty z wykorzystaniem kilku aplikacji lub zainstalowanych programów na komputerze. Powód? Dla wielu z nich jest to oszczędność, zwłaszcza, gdy nie „generują” więcej niż kilkunastu faktur miesięcznie – tak skondensowana biurokracja dla jednoosobowej działalności jest jeszcze do przełknięcia.

Nie jest tak, że wszelkiego rodzaju usługi księgowe przejdą do lamusa. Wciąż wiele firm korzysta z zewnętrznych biur rachunkowych i na razie – pomimo ogromnego postępu technologicznego – to się nie zmieni.

Jeśli wolisz zająć się dokumentami księgowymi osobiście, pamiętaj o kilku ważnych aspektach, które ułatwią Ci życie i uporządkują kwestie podatkowe:

• Pamiętaj o wystawianiu faktur na czas i nie zapominaj o nadawaniu im kolejnych numerów
• Prowadź ewidencje sprzedaży i zakupów za pomocą arkusza kalkulacyjnego lub aplikacji do księgowości online.
• Oznaczaj daty płatności i terminy do zapłaty za faktury. Sprawdzaj je regularnie.
• Pamiętaj o płaceniu podatków i składek w terminie – nie narażaj się na kary lub odsetki.
• Dobrym zwyczajem są podsumowania przychodów i kosztów oraz robienie rocznego bilansu.
• Zbieraj wszystkie dokumenty księgowe np. paragony, rachunki, umowy, potwierdzenia przelewów do innych kontrahentów itp. – w przypadku kontroli będą one bardzo ważne
• Nie oszczędzaj na bezpieczeństwie – przechowuj dokumenty księgowe w sposób uporządkowany, a także zabezpieczony przed ewentualnym uszkodzeniem.

Jeżeli chcesz przyśpieszyć rozwiązywanie spraw w Urzędzie Skarbowym, zapoznaj się z możliwościami, jakie daje podpis elektroniczny.

Jakie programy do samodzielnej księgowości warto wybrać?

Jeśli chodzi o obowiązki podatkowe – tych w Polsce jest wystarczająco dużo, aby zachęcić Cię do… przeczytania odpowiednich artykułów na ich temat. W tym poradniku skupiłem się na polecanych aplikacjach księgowych, które ułatwią zarządzanie fakturami oraz innymi dokumentami w mikro i małej firmie, zwłaszcza wśród:

• freelancerów,
• sprzedawców internetowych,
• drobnych usługodawców,
• konsultantów,
• specjalistów z danej dziedziny i itp.

W dużym skrócie – poniższe rozwiązania najlepiej sprowadzą się w segmencie MŚP, zwłaszcza na początku działalności.

Program do weryfikacji JPK_V7 dla firmy

Jeżeli już miałeś/miałaś okazję wystawić jedną fakturę, to wiesz doskonale, że musisz także dostarczyć do Ministerstwa Finansów Jednolity Plik Kontrolny, który odzwierciedli przepływ takich dokumentów księgowych w Twojej firmie.

Plik JPK musi być sporządzony i wysłany co miesiąc, aby rozliczyć się z podatku. W strukturze pliku znajdują się informacje o sprzedaży i zakupach usług lub towarów, a także dane o naliczonym z tego tytułu podatku. JPK_V7 jest nowym standardem pliku i obowiązuje od października 2020 roku.

Jeżeli przeraża Cię myśl o konieczności drobiazgowego sprawdzania takich zestawień, to mam dla Ciebie dobrą wiadomość – na rynku znajduje się wiele aplikacji, które sprawdzą poprawność pliku. Część z nich jest dostępna nawet za darmo (aczkolwiek z pewnymi ograniczeniami).

Przykładem aplikacji do weryfikacji poprawności pliku JPK jest CloudTax. Jej niewątpliwym atutem jest regularna aktualizacja, tak aby nieustannie spełniała rygorystyczne normy Ministerstwa Finansów.

Kluczowe funkcje aplikacji CloudTax, którymi powinieneś/powinnaś się zainteresować:

• Weryfikacja 47 parametrów plików JPK i badanie zawartości pliku pod kątem technicznym,
• Tworzenie raportu z badania pliku JPK _V7 dla każdej transakcji, która wzbudziła wątpliwości,
• Wbudowana funkcja przygotowania i wysyłki pliku JPK do Ministerstwa Finansów wraz z numerem referencyjnym i UPO,
• Weryfikacja statusu VAT kontrahenta w bazie ministerstwa oraz VIES,
• Opcja eksportu pliku JPK do formatu xlsx (Excel).

CloudTax jest dostępny również w wersji darmowej. Konto założysz w tym miejscu (uprzednio wybierając wersję „Free”). Pamiętaj jednak, że w tym przypadku nie przeprowadzisz weryfikacji merytorycznej pliku, a jedynie weryfikację techniczną (czyli np. pod kątem poprawności struktury danych, a nie ich jakości).

Wersja komercyjna posiada m.in. ubezpieczenie od kar administracyjnych (od 25 do 500 tysięcy złotych) i jest ona polecana przedsiębiorstwom, które gromadzą nawet kilka tysięcy faktur w miesiącu (lub więcej).

Program do fakturowania i obsługi paragonów

Potrzebujesz bardziej zaawansowanego narzędzia do prowadzenia księgowości? Jesteś sprzedawcą, który oferuje swoje produkty dla innych przedsiębiorców, a także osób prywatnych? Warto skorzystać z aplikacji, która obejmuje nie tylko tworzenie dokumentów typu faktura VAT, ale także elektronicznych paragonów.

W przypadku, gdy Twoja firma wymaga korzystania z narzędzi z funkcją fiskalizacji, zainteresuj się Subiektem 123. Po pierwsze – to kompletna aplikacja księgowa, która ułatwia wystawianie dokumentów, również dla transakcji w obcej walucie. Kurs waluty będzie pobierany automatycznie w momencie tworzenia takiego dokumentu.

Po drugie – całe rozwiązanie oparto o usługę w chmurze technologicznej Microsoft i działa przez przeglądarkę. Ponadto jest to rozwiązanie, które można rozwinąć np. o moduł dodający kolejnego użytkownika do obsługi fiskalnej.

Jakie funkcje Subiekt 123 są ważne dla sprzedawcy w internecie?

• Tworzenie pliku JPK_VAT oraz JPK_FA (dla faktur VAT),
• Tworzenie baz klientów i produktów (oraz ich grupowanie), dzięki czemu wystawianie kolejnych dokumentów księgowych będzie szybkie,
• Dostęp do aplikacji z dowolnego miejsca z dostępem do internetu,
• Szybka i łatwa wysyłka gotowego dokumentu księgowego do klienta (w postaci pliku PDF)

Subiekt 123 jest narzędziem komercyjnym. Poznaj jego wszystkie zalety TUTAJ.

Tani program do wystawiania faktur dla sprzedawców

W sklepie internetowym księgowość musi być łatwa i intuicyjna, zwłaszcza podczas kampanii reklamowych lub wyprzedaży. Dlatego przydatna będzie aplikacja do zarządzania fakturami, zamówieniami, a nawet magazynem produktów z poziomu jednego okna.

W takim przypadku warto zapoznać się z możliwościami usługi eKsięgowość. To proste i intuicyjne narzędzie do wystawiania faktur, proform, zaliczek i innych typów dokumentów, które mają zastosowanie u sprzedawców w internecie.

Ważnym elementem eKsięgowości jest opcja importu pliku CSV z danymi o produktach (dzięki temu wystawianie dokumentów będzie jeszcze szybsze) oraz automatyczne pobieranie danych z GUS (w ten sposób dane na fakturze będą poprawne). Dla przedsiębiorców przydatna także będzie opcja przygotowania plików JPK_V7 i JPK_FA.

Co oprócz powyższych funkcji zwraca na siebie uwagę w usłudze eKsięgowość?

• Opcja wgrywania własnego logotypu na fakturę
• Wysyłanie faktur mailem oraz przypomnienia o płatnościach
• Wystawianie faktur cyklicznych i korekt
• Wsparcie dla FIFO i LIFO
• Brak limitu w wystawianiu faktur, dzięki czemu usługa nawet w podstawowym pakiecie sprawdzi się w sklepie internetowym z dużą liczbą zamówień

Darmowy program do wystawiania faktur czy płatny? Na co zwrócić uwagę?

Samodzielna księgowość to coś, czego nie warto zostawiać przypadkowi. Kwestie podatkowe, rozliczeniowe są bardzo ważne i ich zaniedbanie wpłynie negatywnie na Twoją firmę. Sam wybór aplikacji do prowadzenia księgowości jest również kluczowy, ponieważ nigdy nie wiesz w jakim kierunku rozwiniesz swój biznes i z jakim typem klienta się spotkasz – być może na początku wystarczy ci funkcja wystawiania faktur VAT, albo pro formy?

W przypadku darmowym programów do faktura – które są dostępne w internecie – zwróć uwagę na ich zasobność w funkcje. Im więcej rodzajów faktur i innych dokumentów jest w nich dostępnych, tym lepiej. Inny aspekt, który powinien być dla Ciebie priorytetowy, to zgodność programu z najnowszymi wymogami podatkowymi.

Pamiętaj także, że „darmowość” aplikacji jest tylko umowna, bo walutą może być:

• Limitowana liczba dokumentów,
• Twoje dane, które będą używane do celów marketingowych,
• Dodatkowo płatne moduły, które wprowadzą pojedyncze, ale wciąż podstawowe opcje (np. tworzenie pliku JPK),
• Ograniczony czas działania programu,

Płatne programy do prowadzenia księgowości w małej firmie są często lepszym wyborem, ponieważ ich producenci dbają o ich rozwój i aktualizacje, dostosowujące zagadnienia i funkcje programu do zmieniających się realiów podatkowych oraz księgowych.

Oferują one również szerszy zakres funkcji – większą liczbę dokumentów do wystawienia, brak limitów w liczbie wystawianych dokumentów, opcje dodawania produktów czy automatyczne pobieranie danych z GUS. A to tylko kilka przykładów wśród najbardziej podstawowych zastosowań.

Programy do fakturowania – pytania i odpowiedzi