Jaki adres email wybrać? To ważne pytanie jeśli zakładasz lub prowadzisz już firmę

Pomimo nieustannego postępu technologicznego i rozwoju social media to poczta elektroniczna pozostaje cały czas podstawowym narzędziem do komunikacji biznesowej. Każda firma powinna posiadać adres email, pod który klient może wysłać wiadomość. Z perspektywy przedsiębiorcy ważne jest nie tylko samo posiadanie takiej usługi, ale też wybór takiej, która daje poczucie bezpieczeństwa. Czy jednak każda skrzynka pocztowa działa i oferuje to samo? Niekoniecznie! Już w pierwszych krokach po wyborze poczty możesz się o tym (również boleśnie) przekonać.

Czy darmowa poczta email to dobry wybór?

Jedną z opcji na początek jest wybór bezpłatnej poczty elektronicznej. Czy takie rozwiązanie ma swoje plusy? Z pewnością należy do nich zakwalifikować:

• Szybki start bez opłat – po prostu rejestrujesz dane konto i zaczynasz z niego korzystać. Od założenia konta do napisania maila dzieli Cię w zasadzie kilka minut.
• Relatywnie duża pojemność – fraza „relatywnie” jest tutaj dodana nie bez przyczyny. Bezpłatne konta mają różnorodną pojemność – od kilkaset MB do kilkunastu GB. To jak szybko zapełnimy taką skrzynkę zależy od sposobu użytkownika. Wystarczy bowiem wymienić w ramach jednej korespondencji kilka załączników „ważących” kilkadziesiąt megabajtów i okaże się, że szybko taka poczta zostanie zapchana, co uniemożliwi Ci dalszą wysyłkę.

Darmowe konta email mają jednak kilka zasadniczych wad, o których warto wspomnieć oraz dokładnie je przeanalizować przed samym wyborem:

• Brak opcji dodania własnej domeny – darmowa poczta nie oferuje podpięcia własnego adresu (domeny), nawet jeśli takowy posiadasz. Musisz zdać się na wybór końcówki, którą oferuje dany operator. Jest to duża wada, która sprawia, że Twój adres email wygląda podobnie jak tysiące innych, a to z kolei może utrudnia budowę spójnej i wiarygodnej komunikacji.
• Zgoda na reklamy – darmowość nie bierze się z niczego. Jeśli chcesz za darmo korzystać z poczty email, musisz zgodzić się na regulamin usługi oraz zalew treści reklamowych (nawet kilkadziesiąt maili dziennie). To z kolei utrudnia korzystanie z poczty. Twój mail trafia również regularnie do różnych baz marketingowych, zewnętrznych. Nie masz na to wpływu.
• Brak polityki tworzenia kopii zapasowych – wyobraź sobie, że korzystasz z darmowej skrzynki email przez rok, porządkujesz foldery i korespondencję. Nagle, w wyniku błędu, usuwasz cały folder z ważnymi dokumentami i danymi partnerów biznesowych. Czy odzyskanie tych maili będzie w ogóle możliwe? Dla darmowej poczty elektronicznej taka funkcja raczej nie występuje (pisaliśmy o tym w osobnym artykule). Chcąc prowadzić bezpieczny biznes, musisz mieć opracowaną politykę backupu, także na poczcie.

Porównanie usług darmowej poczty email w zakresie dostępu do kopii zapasowej znajdziesz w tym artykule.

Darmowy Gmail w firmie? Jakie mogą być konsekwencje tego wyboru

Na niejednym forum, grupie na Facebooku lub podczas rozmowy pada stwierdzenie, że Gmail jest niezawodnym rozwiązaniem pocztowym i świetnie sprawdza się w biznesie. Jeżeli aktualnie z niego korzystasz w celach prywatnych, z pewnością doceniasz jego prosty interfejs oraz dostęp do dodatkowych aplikacji. Ale czy darmowa wersja usługi Google powinna być stosowana jako główne narzędzie biznesowe do komunikacji z klientami? Kilka scenariuszy temu zdecydowanie przeczy:

1. Jeden adres email dla kilku pracowników – jeżeli korzystasz w małej firmie z jednego maila w domenie @gmail.com, to dostęp do niego posiada kilku pracowników. Nie jest to optymalne z kilku powodów, a główny to kwestia bezpieczeństwa w dostępnie do danych na skrzynce. Jeżeli 5 osób korzysta z tej samej skrzynki to łatwo tu o błąd lub wyciek informacji np. wynikający z zawirusowania komputera użytkownika lub jego smartfona.
2. Brak kontroli nad dodatkowym kontem dla pracownika – jeśli w Twojej głowie zrodził się pomysł „założenia” kolejnego bezpłatnego maila w domenie @gmail.com dla innego pracownika, to warto wiedzieć, że taki krok może się szybko obrócić przeciwko Tobie. Powód jest banalny – wyobraź sobie, że rozstajesz się z pracownikiem w złym klimacie, a dostęp do konta posiada tylko on. W tej sytuacji może on dosłownie zabrać ze sobą wszystkie kluczowe informacje i kontakty do klientów. Nie wiesz też jakie działania taki użytkownik wykonuje w ramach własnego konta, z kim się kontaktuje etc.
3. Ograniczona przestrzeń – Google niedawno zmienił politykę w zakresie korzystania z konta mailowego i plików w chmurze. Teraz załączniki w mailach oraz pliki z Dysku wliczają się we wspólną zajętość konta Google, a te posiada tylko 15 GB przestrzeni.
4. Brak własnej domeny w adresie na darmowym Gmailu – darmowy Gmail nie oferuje dodania własnej domeny, a więc Twój mail działa w takim samym adresie, jak miliony innych kont. Jeżeli zależy Ci na nikłej rozpoznawalności, to możesz taki adres zachować, ale z drugiej strony – jako doświadczony użytkownik Gmaila pomyśl o poczcie we własnej domenie.

Co ważne, mając darmowego Gmaila, możesz płynnie przejść na komercyjną wersję usługi w postaci Google Workspace. Pakiet ten niweluje wszystkie powyższe wady darmowego Gmaila, dając przy okazji firmom większe poczucie bezpieczeństwa i nie tylko. O zaletach Google Workspace przeczytasz poniżej.

Adres email z własną domeną – 3 propozycje

Dobra, skuteczna i bezpieczna poczta email w firmie to klucz do zapewnienia biznesowi stabilności nawet w najtrudniejszym momencie. Tak, dotyczy to również kliknięcia w folder i usunięcia tysięcy maili przez przypadek. Jakie rozwiązania warto wziąć pod uwagę zakładając adres email do celów komercyjnych?

Lubisz Gmaila? Wybierz Google Workspace

Dużo firm coraz częściej korzysta z płynnego przejścia z Gmaila na Google Workspace, aby zachować dostęp do aplikacji i rozwiązań Google, z których korzystali przez ostatnie lata. Taki wybór jest nie tylko optymalny, ale przede wszystkim bezpieczny dla Twojego biznesu. Google Workspace to firmowa poczta elektroniczna, która spełnia również standardy RODO.

Jak to działa: W Google Workspace jedna licencja przypada na jednego pracownika, jest opłacana w formie subskrypcji. W każdym momencie możesz zmniejszyć lub zwiększyć liczbę licencji, aby dostosować ją do aktualnej liczby osób pracujących w firmie. Wszystkim zarządzasz z panelu administracyjnego i masz wpływ na to, kto posiada dostęp do poczty elektronicznej oraz innych zasobów firmowych.

Korzyści: pracując na Gmailu nie musisz zmieniać przyzwyczajeń, otrzymujesz dostęp do znanych aplikacji, z większą przestrzenią na dane (od 30 GB do nawet 5 TB). Poczta umożliwia dodanie własnej domeny internetowej, dzięki czemu korzystasz z Gmaila z atrakcyjnym adresem po znaku @.

Microsoft 365 z pocztą Outlook

Pakiety Microsoft 365 to najmocniejsza konkurencja dla usług Google. Do niedawna kojarzone były z pakietem Office, który instalowaliśmy na komputerach. Microsoft 365 to jednak czymś większym – to połączenie aplikacji do pracy biurowej w chmurze (dostępnej przez przeglądarkę) z całym systemem obiegu dokumentów firmie oraz pocztą elektroniczną.

Dzięki temu firma za pomocą jednej usługi zapewnia sobie dostęp do wszystkich narzędzi, potrzebnych do prowadzenia firmy w internecie. Od teraz praca z Wordem czy Excelem może odbywać się z dowolnego miejsca z dostępem do sieci. Wystarczy laptop, smartfon i licencja Microsoft 365.

Jak to działa: Microsoft 365 rozliczany jest tak samo jak Google Workspace, a więc bazuje on na liczbie obsługiwanych licencji przypisanych do użytkowników. Każdy z nich otrzymuje dostęp do wirtualnego dysku o rozmiarze 1 TB, a także poczty email w pojemnością 50 GB. Dostęp do niej odbywa się m.in. w aplikacji Outlook i oferuje ona pełną synchronizację kalendarzy pracowników w jednej firmie.

WAŻNE – Funkcję dysku i poczty email znajdziesz w planach Business Basic, Business Standard oraz Business Premium.

Korzyści: wszystkie zasoby firmowe zostają zamknięte w jednym spójnym i bezpiecznym środowisku Microsoft 365. Dzięki temu każdy pracownik może udostępniać swoje pliki innym, a także pracować na dokumentach innych osób. Poczta email Microsoft jest zaliczana do jednych z najbezpieczniejszych w branży.

Poczta email na hostingu

Własny hosting to jedno z najpopularniejszych rozwiązań stosowanych przez firmy, które chcą korzystać z biznesowej poczty elektronicznej. Wybór ten podyktowany jest przede wszystkim potrzebą dodania do adresu własnej domeny – umożliwia to każdy, płatny hosting.

Zaletą hostingu jest elastyczny dobór przestrzeni pod konkretną skrzynkę email. Zwróć jednak uwagę na to, że operatorzy hostingu oferują różne pakiety, dostosowane do specyficznych zastosowań. Hosting z małą przestrzenią sprawdzi się raczej jako narzędzie dla jednoosobowej działalności gospodarczej. Jeśli Twoja firma liczy już kilku pracowników – zastanów się nad hostingiem z dyskiem 50 GB lub większym.

Jak to działa: Wraz z zakupem hostingu otrzymujesz konkretną przestrzeń na dane, a także parametry związane z wydajnością. Dzięki panelowi zarządzania możesz szybko i łatwo dodawać nowe konta email pracowników, a także modyfikować ich parametry. Hosting powinien oferować także funkcję kopii zapasowej, którą odzyskasz na wypadek skasowania plików, maili itd.

Korzyści: Adres email we własnej domenie to podstawowa zaleta, z której znany jest hosting internetowy. Oprócz tego posłuży Ci do uruchomienia strony internetowej (np. sklepu online). Dzięki dodatkowym aplikacjom możesz również uruchomić na nim magazyn na pliki w chmurze (zobacz jak działa ownCloud).

Jakie adresy email stosować w firmie?

Jeżeli już wybierzesz pocztę email dla firmy to warto zastanowić się, jakie adresy stworzyć, aby organizacja miała komunikacyjne ręce i nogi. Wbrew pozorom na tym etapie można popełnić kilka błędów, co wpłynie na przepływ informacji lub… jej brak. Zacznijmy od podstawowych zastosowań z wykorzystaniem własnej domeny internetowej:

• Adresy działów – to najpopularniejsza forma nazewnictwa, która ma za zadanie ułatwić przekazywanie informacji między działami. Takie nazwy jak sekretariat@nazwadomeny.pl, sklep@nazwadomeny.pl, czy bok@nazwadomeny.pl są nie tylko intuicyjne, ale od razu kojarzą się z jakim zespołem się komunikujesz.
• Listy mailingowe – przydatne w sytuacji, gdy chcesz informować większą liczbę pracowników, ale potrzebujesz do tego jednego adresu. Dlatego też takie nazwy są wykorzystywane tylko w komunikacji wewnętrznej i mogą to być np. wszyscy@nazwadomena.pl, zarzad@nazwadomeny.pl czy ksiegowosc@nazwadomeny.pl
• Adresy pracowników – indywidualne skrzynki email dla pracowników to element niezbędny w prowadzeniu skutecznej komunikacji z konkretną osobą. Najczęściej taki adres przybiera formę imie.nazwisko@nazwadomeny.pl, ale też nie brakuje skróconych wersji z imieniem tj. j.kowalski@nazwadomeny.pl. A jeśli wystarczą Ci inicjały pracownika (nie jest to polecane przy firmie, która stale zatrudnia nowe osoby), to adres email może wyglądać tak – jk@nazwadomeny.pl
• Adresy robocze i techniczne – w pewnych sytuacjach potrzebować będziesz adresu email, aby skonfigurować jakąś aplikację zewnętrzną, obsługującą konkretną funkcję. Przykładem może być strona na WordPressie, która posiada formularz kontaktowy. Taki formularz potrzebuje najczęściej adresu email do wysyłki wiadomości. Adresy robocze to np. noreply@nazwadomeny.pl, a nawet newsletter@nazwadomeny.pl.

Czy warto używać aliasów pocztowych?

Alias pocztowy to dodatkowy, alternatywny adres dla wybranej skrzynki pocztowej na serwerze. Po co właściwie nam on, skoro najczęściej korzystamy z przyjaznego, łatwego do zapamiętania maila do komunikacji? Można go stosować w różnych sytuacjach, ze szczególnym wskazaniem na:

• rejestracje, zakupy usług – alias pocztowy sprawia, że możesz rejestrować się w różnych sklepach internetowych nie przypisując zakupu do konkretnego pracownika. Jeśli z jakichś powodów ten odejdzie z firmy, wystarczy przypisać alias do innego konta email np. w celu resetu hasła w sklepie.
• ukrywanie faktycznego adresu email – część firm stosuje aliasy, aby ukryć faktyczny adres email lub kierować korespondencję z wykorzystaniem tego adresu do danego działu. Przykład – jeśli korzystasz z maila pomoc@nazwadomeny.pl, to możesz utworzyć dla niego alias wsparcie@nazwadomeny.pl.
• łatwiej o unikalność – w pewnych przypadkach możesz być zmuszony do rejestracji usług z wykorzystaniem innego adresu email niż robiłeś/aś to wcześniej. Alias będzie przydatny, bo jest osobnym, unikalnym adresem pocztowym.
• oszczędność – jeżeli z jakichś powodów musisz posiadać więcej adresów email (np. obsługując klientów z wybranych krajów lub miast) to możesz to robić właśnie poprzez specjalny alias dla wybranej grupy użytkowników.

W skrócie, aliasy ułatwiają pracę, ale są tylko opcją, którą warto rozważyć w specyficznych sytuacjach. Zobacz, jak dodać alias dla wybranego konta email w home.pl, jeśli posiadasz już hosting i domenę.

PAMIĘTAJ – z technicznego punktu widzenia alias jest tylko dodatkowym adresem skrzynki email i nie posiada osobnej przestrzeni na dane. Taka skrzynka może de facto posiadać wiele unikalnych adresów, które są aliasami.