Pęczniejąca od pojedynczych uwag skrzynka e-mail nie jest czymś niezwykłym u specjalisty od marketingu, który pracuje w agencji interaktywnej. Codzienne wymiany korespondencji z klientami pochłaniają nawet kilka godzin pracy tygodniowo. Dlatego każdy pomysł na dodatkową oszczędność czasu taka agencja przyjmuje z otwartymi ramionami. Lepsza produktywność to przecież czysty zysk. Poniższe 3 funkcje usługi Dropbox Business sprawią, że projekty – nawet te najbardziej złożone – będą łatwiejsze w realizacji.
Wyzwania pracy zespołowej w agencji marketingowej
Agencja marketingowa zatrudnia zazwyczaj od kilku do nawet kilkudziesięciu pracowników, w zależności od skali prowadzonej działalności, a także liczby obsługiwanych firm. Pewne tematy są jednak wspólne dla mikro i małej, a także dużej agencji, która codziennie dba o reklamy w Google i na Facebooku. Są to:
- Wiele aplikacji z różnymi rolami do odegrania – agencja marketingowa tworzy różnorodną treść i obsługuje różne kanały reklamowe. Dochodzą do tego również inne aplikacje wspierające produktywność. Każda z nich ma pełnić jakąś rolę w procesie realizacji usług dla klientów.
- Presja czasu – słynne deadline’y są zmorą w każdej agencji. Klient potrzebuje gotową reklamę w następnym tygodniu? Musisz skoordynować pracę kilku osób i zespołów, aby „dowieźć” zadanie na wyznaczony termin.
- Nieustanne poprawki i konsultacje – w trakcie pracy nad projektem pojawią się komentarze od osób, które muszą zatwierdzić wykonane zadanie. Spisanie wszystkich informacji w jednym miejscu bywa trudne, ponieważ pracownicy mogą mieć różne nawyki.
Biorąc pod uwagę powyższe czynniki, warto sprawdzić, które funkcje dostępne w usłudze Dropbox Business mogą wesprzeć agencję w lepszym zarządzaniu czasem pracy.
Jak stworzyć proste i efektywne briefy marketingowe? Zobacz, jak działają templatki w aplikacji Dropbox Paper
W każdej agencji marketingowej brief to jeden z podstawowych dokumentów do pracy. Jego celem jest stworzenie ram do pracy w taki sposób, aby projekt został skutecznie wcielony w życie. Jeżeli coś nie jest uwzględnione w briefie, wówczas nie może być brane pod uwagę, nawet na etapie nanoszenia poprawek czy konsultacji.
Wyzwaniem jest jednak sporządzenie briefa w szybki sposób, ponieważ klienci bardzo często mają problem z jego wypełnieniem. Każdy zespół (np. od obsługi social media) może mieć własny format dokumentu z uwagi na inny zakres działań.
Z pomocą przychodzą tutaj niezwykle przydatne szablony w module Dropbox Paper, w którym użytkownik notuje i gromadzi informacje, a także formatuje tekst, który będzie następnie dystrybuowany dalej. To świetny wybór zwłaszcza dla zespołów, które muszą pracować z klientem w pierwszym etapie, związanym ze zbieraniem danych do projektu.
Dostęp do szablonów wymaga zalogowania się na konto Dropbox i skorzystania z opcji Templates pod adresem https://www.dropbox.com/paper/templates
Po wybraniu szablonu o nazwie Creative Brief, który jest dostosowany do pracy z zespole marketingu, użytkownik uruchamia edytor treści i może od razu przystąpić do pracy. Co więcej – jeśli zajdzie taka potrzeba i w briefie zostanie dodana jakaś ważna sekcja z informacjami, możemy taki dokument ponownie zapisać jako osobny szablon (za pomocą opcji Templatize).
Jest to bardzo przydatne w momencie, gdy jako agencja marketingowa chcesz udostępniać klientom przejrzyste i łatwe do zrozumienia dokumenty, ale jednocześnie pojawiają się w trakcie zleceń nowe potrzeby. Jednakże Dropbox Paper skraca czas pracy nie tylko dlatego, że zawiera bogatą bibliotekę szablonów na różne okazje (np. kalendarze social media, spotkania z burzą mózgów), ale również umożliwia samodzielne tworzenie szablonów uwzględniających własne elementy wizualne (logo firmy).
Tak przygotowane szablony są dostępne zawsze pod ręku w Dropbox Paper i można je udostępniać klientom zewnętrznym na wybrany adres email.
Jak przyśpieszyć pracę nad produkcją filmów? Z Dropbox Replay będzie Ci łatwiej
Agencja marketingowa może świadczyć wiele dodatkowych usług, związanych z produkcją treści. Również wideo. Pod kątem budżetów, terminów oraz zaangażowania twórców jest to jeden z najbardziej złożonych projektów, wymagających perfekcyjnej koordynacji w pracy wielu osób.
Załóżmy jednak, że kluczowy etap jest już za wami. Masz już wstępny szkic spotu reklamowego, który klient chce opublikować w kampanii na Youtube. Chcesz przedstawić roboczą wersję, aby omówić szczegóły (np. dodanie muzyki, montaż). Zazwyczaj agencje udostępniają taki materiał za pomocą dysku w chmurze (np. Google Drive, OneDrive) z prośbą, aby klient opisał w mailu swoje spostrzeżenia.
Taki rodzaj komunikacji ma swoje zalety, ale również wady. Potrafi przeciągnąć pracę nad poprawkami w nieskończoność, a wymiana korespondencji przypomina pisanie kolejnych rozdziałów książki, w której wątki zaczynają się mieszać. Możesz jednak tego uniknąć – wystarczy udostępnić klientowi narzędzie, w którym obejrzy reklamę i zostawi w odpowiednich miejscach swoje uwagi. Takim rozwiązaniem jest Dropbox Replay.
Dropbox Replay to aplikacja do przeglądania i komentowania plików wideo, która ma za zadanie przyśpieszyć w agencji marketingowej realizację zaawansowanych projektów multimedialnych. Etap wnoszenia uwag i poprawek bardzo często przedłuża pracę twórców o kilka lub kilkanaście dni. Dzięki Dropboxowi komunikacja z klientem, a także innymi zespołami marketingowymi w agencji przebiegnie szybciej, bez zapychania skrzynki e-mail.
Dropbox Replay wygląda jak klasyczny odtwarzacz wideo, aczkolwiek zawiera opcje, które służą opiniowaniu pracy twórców wideo. Przeglądając plik możesz w dowolnym momencie zaznaczać wirtualnym pisakiem wybrane elementy i dodawać do nich komentarze. Do odtwarzacza wgrasz również pliki z napisami w wielu językach, a także wyznaczysz komentarze i zadania do wykonana, które są priorytetowe.
Dostęp do odtwarzacza z plikiem i opcjami opiniowania materiału odbywa się na takiej samej zasadzie, jak w każdym innym narzędziu Dropboxa (wystarczy wysłać zaproszenie na email). Klient zewnętrzny nie musi mieć konta w tej aplikacji, aby móc korzystać z narzędzia.
WAŻNE – Dropbox Replay posiada integracje z zewnętrznymi programami do obróbki filmów. Aplikacja współpracuje m.in. z Adobe After Effects, DaVinci Resolve, Apple Final Cut Pro czy WeVideo. Oznacza to, że twórca może dodać do Dropboxa film bezpośrednio z narzędzia, w którym montuje materiał.
Oszczędność czasu? Zdecydowanie. Porządek na mailach? To również zaleta aplikacji Dropbox Replay, bo cały etap wymiany uwag przenosisz do jednego miejsca.
Jak zarządzać skanowanymi dokumentami? Technologia OCR na ratunek
Zbieranie wszelkich dokumentów fizycznych (np. faktury, umowy, zamówienia) wymaga od każdej firmy bezpiecznej organizacji takich plików. Dla agencji marketingowej kluczowy jest również czas wyszukiwania danego dokumentu na wypadek weryfikacji założeń projektu lub inspirowania się zadaniami, które zostały zrealizowane wiele miesięcy wcześniej. Dropbox udowadnia w tym miejscu, że przejście na tzw. digitalizację jest jak najbardziej słuszne i ułatwia pracę w wielu zespołach, które potrzebuję nieustannego dostępu do plików w chmurze.
Za pomocą aplikacji mobilnej Dropboxa zmienisz swój służbowy smartfon w skuteczne narzędzie do cyfryzacji dokumentów firmowych oraz umieszczania ich na wirtualnym dysku. Ale to nie wszystko – dzięki wbudowanej technologii OCR każdy z takich dokumentów znajdziesz w zasobach Dropboxa wpisując np. słowo, które było w nim zawarte.
Dzięki OCR, usługa Dropbox wykrywa tekst na wykonanych zdjęciach i zeskanowanych dokumentach, dzięki czemu nie musisz martwić się, że zapomnisz pod jaką nazwą pliku dostępna była faktura od konkretnego klienta. Wystarczy wpisać nazwę kontrahenta i uzyskasz automatycznie dostęp do plików, w których ta fraza była ujęta.
W przypadku agencji marketingowych technologia OCR będzie przydatna przy cyfryzacji wszelkiego rodzaju broszur, plakatów, banerów outdoorowych, gadżetów reklamowych oraz umów podpisanych w formie fizycznej. Za pomocą aplikacji mobilnej skatalogujesz wszystkie dokumenty cyfrowe, które napłynęły do Twojego biura w wersji papierowej.
Przeczytaj również:
