Otóż nie. Nie warto. Z kilku konkretnych powodów, które poznasz czytając dalej. Dowiesz się, dlaczego profesjonalna poczta e-mail to nie koszt, a inwestycja i ile każdego dnia ryzykujesz, jeżeli korzystasz z darmowego maila w swoim biznesie.
Firmowa poczta na darmowym e-mailu. Co może pójść nie tak?
Bardzo często zdarza się, że ktoś, kto zatrudnia kilka osób, prowadzi biznes z bliskimi czy współpracuje ze znajomymi, udostępnia innym dane do poczty lub wszyscy w firmie korzystają z jednego, darmowego konta. A w życiu bywa różnie… Ktoś może wykorzystać ten dostęp do swoich celów, odchodząc z firmy zabrać ze sobą “kontakty”.
Komercyjne, czyli płatne konta pocztowe dają możliwość tworzenia wielu skrzynek pocztowych w ramach jednej domeny (czyli nazwy konta). Dzięki temu można utworzyć różne adresy, na przykład takie jak: kontakt@nazwafirmy.pl, nazwisko@nazwafirmy.pl, zamówienia@nazwafirmy.pl, reklamacje@nazwafirmy.pl. Każdy pracownik może mieć własne indywidualne konto, które będzie zarządzane odgórnie przez właściciela.
Ale nie tylko nielojalny współpracownik, który chce nam zrobić “kuku”, tylko my sami możemy przez pomyłkę usunąć ważną wiadomość, załącznik czy cały folder z wiadomościami. A niestety, darmowe konta pocztowe dają bardzo mało opcji przywracania kopii zapasowych. W rozwiązaniach płatnych przywracanie usuniętych danych jest standardem. Różnią się tylko zazwyczaj między sobą tylko liczbą wstecznych dni, w ramach których można te dane odzyskać.
W parze z przywracaniem kopii zapasowych idzie wsparcie techniczne. Użytkownicy darmowych skrzynek często muszą samodzielnie radzić sobie z problemami lub liczyć się z długim czasem oczekiwania na ich rozwiązanie. A dla każdego biznesu czas to pieniądz i przestoje w działaniu poczty, czyli arcyważnego kanału kontaktu, mogą być tylko stratą.
Profesjonalne usługi e-mailowe zapewniają zazwyczaj całodobowe wsparcie techniczne i szybko reagują na wszelkie problemy.
Firmowy e-mail a wizerunek
Porównajmy ze sobą dwa adresy mailowe: anna.kowalska@gmail.com i anna.kowalska@nazwafirmy.pl.
Który wzbudza większe zaufanie 😉 ?
Adresy mailowe z darmowych skrzynek nie budują wiarygodnego wizerunku w oczach odbiorców, klientów czy kontrahentów. Posiadanie skrzynek o tym samym adresie co strona (czyli z Twoją domeną – nazwą Twojej strony) jest w tym temacie nie do przecenienia.
Swoim wizerunkiem ryzykujemy też ze względu na banery reklamowe, które mogą pojawiać się w wysyłanych przez nas wiadomościach. Bo to, że reklamy będą wyświetlać się w panelu naszej poczty to pewne i niejako wpisane w “bezpłatność” usługi. Wszak te darmowe konta muszą na czymś zarabiać. Niestety, im tych reklam więcej tym bardziej rozpraszają uwagę w pracy.
Bezpłatne skrzynki mailowe, ze względu na minimalne zabezpieczenia są częstym celem nie tylko reklamowych spamerów, ale również oszustów, którzy próbują wyłudzić dane lub pieniądze. Płatne konta pocztowe posiadają rozwinięte i systematycznie aktualizowane zabezpieczenia antyspamowe lub antyphishingowe.
E-maile z darmowej poczty a RODO
Według Generalnego Inspektora Danych Osobowych adres e-mail może być traktowany jako dana osobowa, która wymaga ochrony (jeżeli w łatwy sposób można zidentyfikować po danym adresie poczty konkretną osobę). Jeżeli więc poprzez firmową skrzynkę jakkolwiek przetwarza się te dane, to prawo narzuca wymóg ich ochrony.
Oczywiście, w teorii można prowadzić działalność biznesową i korzystać z usług darmowej poczty zgodnie z RODO, ale wtedy w praktyce cała odpowiedzialność spoczywa na nas. Dlatego, warto zadać sobie pytanie, czy przy zawiłości i zmienności polskiego prawa, przy troskach dnia codziennego nie lepiej skupiać uwagę – w pracy – bezpośrednio na swojej pracy? A już tym bardziej nie zastanawiać się po godzinach, czy dopełniliśmy wszystkich formalnych obowiązków? Płatne usługi pocztowe dla firm zdejmują to “z głowy” użytkowników.
Darmowy e-mail dla firmy wcale nie taki darmowy
Poza Gmailem, dużą popularnością cieszą się darmowe konta pocztowe w serwisach informacyjnych (np. Interia czy Onet). Dla tych dostawców usług to reklamy, które pojawiają się w naszych skrzynkach są głównym źródłem dochodów. I tu paradoksalne jest to, że za dodatkową opłatą można takie reklamy wyłączyć. Tylko po co płacić za taką opcję, jeżeli w ramach profesjonalnych kont pocztowych jest to standardem?
Ponadto, otrzymujemy dużą pojemność skrzynki i możliwość przesyłania i odebrania większych załączników (plików przesyłanych w wiadomości), co naprawdę ma znaczenie przy intensywnej korespondencji firmowej.
Jaki e-mail dla firmy za darmo?
Jak już ustaliliśmy, nie ma nic za darmo, a rozwiązania dobre dla osób prywatnych nie będą wskazane dla firmy – nawet dla najmniejszej i nawet na samym początku jej działalności. Już na starcie można więcej stracić niż zyskać. Ale w takim razie, jakie komercyjne konta pocztowe warto rozważyć dla małej i średniej firmy?
Gmail i Google Workspace
Jeżeli do tej pory korzystaliśmy z poczty Gmail, czyli usługi od Google, to zasadne będzie rozważenie przejścia na Google Workspace, gdzie poza gmailowską pocztą (ale we własnej domenie z licznymi zaawansowanymi opcjami) dostajemy cały pakiet aplikacji przydatnych w zarządzaniu biznesem online.
W zależności od potrzeb, można wybierać spośród kilku pakietów. A w dobie sztucznej inteligencji, w każdym z nich dostępne są funkcje polskiego asystenta AI, który ma za zadanie pomagać w codziennej pracy.
Profesjonalny e-mail dla małej lub średniej firmy
Poczta biznesowa od home.pl (z której korzysta ponad 2 miliony użytkowników) zapewnia wszystko to, czego bezpłatnym skrzynkom e-mail brakuje. Od kwestii braku reklam i bezpieczeństwa, poprzez wizerunek – czyli maila we własnej domenie, aż po zgodność z wymogami prawnymi.
Do tego całodobowe wsparcie techniczne, dostęp do kopii zapasowej, możliwość tworzenia dodatkowych skrzynek. Wygodne jest także to, że z poczty można korzystać na komputerze, telefonie, tablecie czy przez przeglądarkę – i także na urządzeniach Apple.
Jeżeli zdecydujemy się na firmową pocztę w home.pl, możemy skorzystać z opcji dokupienia do niej utworzenie gotowego konta.
Poczta e-mail w ramach hostingu
Zakładanie poczty e-mail w ramach hostingu sprawdza się w momencie, gdy decydujemy się stworzyć swoją stronę i chcemy mieć wszystko w jednym miejscu lub przenosimy istniejącą witrynę do innego usługodawcy, czyli na inny hosting. Bo hosting to niejako przestrzeń w sieci (na serwerze), którą otrzymujemy na nasza stronę, bloga, nasze pliki i właśnie pocztę e-mail.
Oczywiście, można zdecydować się na zakup hostingu wyłącznie do obsługi swojej firmowej poczty, ale jednak warto wykorzystać pełen potencjał pakietu – z pocztą na hostingu.
