Usługa Office 365 autorstwa firmy Microsoft przedstawiana Ci jest najczęściej jako gwarancja BEZPIECZEŃSTWA, KONTROLI i ORGANIZACJI PRACY. Wskazane frazy pojawiają się w różnych materiałach, z którymi masz styczność każdego dnia. Ale jak przełożyć te wszystkie możliwości na wymierny zysk?
Jednym z najważniejszych fundamentów, na którym budujemy swój biznes jest czas. A czas to pieniądz. O ile można dyskutować w tym temacie na wiele sposobów i podawać konkretne liczby z codziennego życia – nie można całkowicie zaprzeczyć temu stwierdzeniu. Przeanalizujemy więc, co „pożera” nasz czas i jak to wpływa na kondycję finansową firmy.
Dla codziennej organizacji pracy poświęcamy niewidoczne dla nas minuty, które wydają nam się w kontekście wszystkich obowiązków mało znaczące. Te pozornie niewidoczne czynności prowadzą do stwierdzenia w piątek o 16 – ale ten dzień szybko zleciał! Szybko ale czy efektywnie? Czy nie zadajesz sobie czasem tego pytania w podsumowaniu całego miesiąca, kwartału czy roku?
Jak wygląda typowy plan dnia? Nasz przykładowy Jan Kowalski spędza w pracy 8 godzin dziennie, 5 dni w tygodniu przez 4 tygodnie w miesiącu – bierzemy w tym przypadku przeciętną wartość, aczkolwiek pamiętajmy, że czas pracy zależy także od rodzaju prowadzonego biznesu. Firma transportowa, logistyczna, call center lub sklep internetowy posiadają zazwyczaj elastyczny harmonogram zadań, rozłożony na cały tydzień. Przedstawmy jednak czynności wykonywane najczęściej między właściwymi obowiązkami na stanowisku kierownika bądź asystenta:
• Sprawdzenie poczty
• Rozpisanie w notatkach zadań na bieżący dzień
• Uzupełnienie kalendarza o nowe spotkania i organizacja obecnych
• Zebranie materiałów do spotkań
• Zebranie zespołu
• Weryfikacja wyników pracy zespołu
• Przydzielenie nowych zadań w zespole
• Podsumowanie dnia
• Plan na dzień kolejny
Wiemy oczywiście, że to nie wszystko – nie jesteśmy w stanie przewidzieć przypadków losowych, które mogą nam się pojawić w trakcie pracy.
Przyjrzyjmy się jednak tym rzeczom bliżej i dodajmy odrobinę matematyki:
1. Sprawdzenie poczty, przyjście do pracy, zaparzenie kawy (ale tego czasu mu nie liczymy). Włączenie komputera/laptopa, programu pocztowego i sprawdzenie wiadomości – 10 – 15 minut
2. Wyciągnięcie kalendarza lub notesu, przeanalizowanie bieżących zadań i dodanie nowych na podstawie informacji z dzisiejszej poczty – 10-20 minut
3. Teraz z notatek trzeba uzupełnić kalendarz (tak, ten papierowy), zebrać wiadomości ze spotkań i przygotować się do następnych – 15-30 minut
4. Firma już się obudziła, wszyscy gdzieś idą i coś robią, każdy jest skupiony na swoich obowiązkach, kierownik kompletuje zespół projektowy aby zebrać ich na spotkanie, idzie do sekretariatu i pyta o wolną salę na spotkanie. Czas przewidziany na organizację spotkania – 10-15 minut
5. Każde produktywne spotkanie kończy się całą masą notatek, zapisków i zadań, które ktoś musi przetworzyć i zrealizować.
Rozpisanie zadań z papieru w kalendarz – 10 minut/osoba
6. Dodatkowy przegląd notatek po zakończonych spotkaniach, podsumowania dnia – 10 minut.
Z powyższej rozpiski wynika, iż w ciągu dnia potrafimy przeznaczyć ponad 60 minut na samą organizację pracy. Czy to dużo? Sprawdźmy to i zweryfikujemy pod kątem finansowym. Ile mogłaby zaoszczędzić Twoja firma, gdyby każdy z powyższych procesów był odrobinę krótszy?
Zobaczmy, jak wygląda taki dzień z użyciem Office 365.
Sprawdzenie poczty – bieżące wiadomości możemy sprawdzić za pomocą smartfonem jadąc autobusem/tramwajem lub jedząc śniadanie w domu. Dzięki funkcjonalnościom Exchange Twoja poczta jest w pełni oflagowana (skategoryzowana) i poukładana w odpowiednich folderach, a co za tym idzie – otrzymujesz od razu dostęp do priorytetowych maili od kontrahentów. Przy pomocy konta wspólnego wiesz, że kolega, który przyszedł do pracy godzinę wcześniej mógł odpisać klientowi na ważne zgłoszenie. Wgląd do poczty wychodzącej skrzynki jest nieoceniony. Podsumowując- skracamy czas do 5 minut!
Kalendarz, notes, planowanie zadań na papierze? To przeżytek! W Office 365 posiadasz narzędzie OneNote, w którym dzięki współdzieleniu tekstów masz już informacje od swoich współpracowników, a co za tym idzie – przepływ danych jest znacznie szybszy niż przy tradycyjnej organizacji. Notatki zawierają prośby o przedyskutowanie jakiegoś tematu? Asystent planowania w Outlooku podpowie Ci, który termin spotkania będzie odpowiedni dla wszystkich uczestników, a przy większej liczbie pomieszczeń znajdziesz salę, która będzie akurat wolna. Podsumowując – skracamy czas z 50 do 20 minut.
Przychodzi czas spotkania. W trakcie prezentacji pojawiają się ciekawe pomysły. I tu z pomocą ponownie przychodzi OneNote. Wszyscy mamy wspólne notatki z podkreśleniem od kogo pochodzi dany pomysł, założenie. Każdy posiada już dostęp do tego pliku, dlatego nie ma konieczności wysyłania maila z podsumowaniem spotkania wraz załącznikiem. Każdy może przejść ponownie do swoich obowiązków. Podsumowując – 5 minut i wszystko gotowe (bez względu na długość spotkania).
Masz już w głowie plan następnego dnia? Nie musisz się spotykać z każdym współpracownikiem osobno i go omawiać. Wbudowany kalendarz w Outlooku umożliwi dodanie zaplanowanie terminów i przydzielenie zadań z dokładnością do wskazania procentu wykonania – bardzo przydatne zwłaszcza przy wszelkich raportach lub projektach. Podsumowując – przeznaczysz na to 10 minut.
Czy Office 365 skrócił powyższe procesy? Jak widać na omówionych przykładach – tak. Wszystkie czynności zajmują około 40 minut, a warto pamiętać, że jest to wyłącznie zestaw podstawowych spraw firmowych. Nigdy nie wiesz, czy idąc na ważne spotkanie biznesowe nie będziesz musiał wysłać istotnych informacji do współpracowników. Przyjrzyjmy się zatem liczbom.
60 MINUT skrócono do 40 MINUT. To zaoszczędzone 20 MINUT w ciągu dnia na nowe obowiązki. Wspomnieliśmy o matematyce? Zobaczmy, jak ten czas przekłada się na dodatkowe oszczędności w skali roku.
Pracujemy zazwyczaj od poniedziałku do piątku, więc w sumie oszczędzamy 100 minut. Załóżmy, że przychodzimy do firmy przez 48 tygodni w roku. To 4800 minut, czyli w przeliczeniu 80 godzin (2 tygodnie pracy, a więc prawie pełen urlop!). A gdzie jest miejsce na pieniądze? Zastosuj do tego prosty wzór:
80 x TWOJA STAWKA ZA 1 H PRACY = $
Zatrudniasz kilku/kilkunastu pracowników? Wynik ten możesz pomnożyć dodatkowo przez liczbę osób pracujących w firmie. Pomyśl o możliwościach, jakie mogłyby się pojawić, gdyby w Twoim biurze pojawił się pakiet Office 365, a warto dodać, że w powyższym zestawieniu umieściliśmy jedynie wybrane elementy usługi Microsoft. Wynik ten może być więc podobny lub nawet lepszy, jeżeli sporą część twojej pracy pożerają dokumenty, oferty handlowe i księgowość. Office 365 również na tych polach oferuje odpowiednie rozwiązania wspomagające pracę. Zainteresowany?
