Jak OneDrive ułatwia dostosowanie się firmy do RODO
Office 365

Jak chmura OneDrive pomaga firmom spełnić wymogi RODO?

Wiele obowiązków związanych z wprowadzeniem RODO dotyka bardzo ważnej sfery biznesowej, jaką jest odpowiednie zabezpieczenie danych użytkowników. Polscy przedsiębiorcy wciąż dostosowują swoje procedury oraz narzędzia, aby sprostać unijnej dyrektywie, ponieważ nieprawidłowości w tym zakresie mogą skończyć się karą finansową oraz utratą reputacji w oczach klientów. Jednym z ułatwień jest wybór odpowiedniej chmury do przechowywania danych. Z samej definicji chmura taka musi być nieustannie zabezpieczana oraz zaawansowana technologicznie, aby działać zgodnie z założeniami RODO.

Dlaczego użycie chmury ułatwia pracę w erze RODO?

Chmura to dużym uproszczeniu miejsce na zewnętrznym serwerze (lub serwerach), na którym umieszczasz pliki np. dokumenty firmowe, arkusze kalkulacyjne, archiwa, multimedia itp. Przykładem takiej chmury jest OneDrive, wchodzący w skład pakietu Office 365. Wirtualny dysk od Microsoft to nie tylko “magazyn” na zasoby. To również narzędzie, które umożliwia swobodną pracę na danych z dowolnego urządzenia, na jakim skonfigurujemy dostęp dla danego użytkownika.

Dzięki pełnej synchronizacji danych oraz edycji dokumentów bezpośrednio w chmurze OneDrive firma nie musi inwestować środków w dodatkowe nośniki fizyczne. Praktycznie wszystkie obowiązki związane ze sporządzeniem i przetwarzaniem danych wykona za pomocą przeglądarki internetowej i usługi Microsoft.

Jak OneDrive ułatwia przedsiębiorcom kontrolę nad danymi?

Korzystając z OneDrive firma wybiera spójne, jednorodne środowisko informatyczne, które jest stale aktualizowane i zabezpieczane przez ekspertów z Microsoft. Unika w ten sposób ryzyka np. infekcji niektórych urządzeń w firmie, co wiąże się zazwyczaj z kradzieżą haseł i przechwyceniem ich przez cyberprzestępców. Chmura OneDrive korzysta wyłącznie z szyfrowanej transmisji danych, a co za tym idzie – logowanie, przekazywanie danych oraz ich edycja odbywa się przy zachowaniu niezbędnych procedur bezpieczeństwa, które są w erze RODO kluczowe.

Umieszczanie plików w OneDrive chroni przedsiębiorców przed problemami związanymi z  nieuprawnionym udostępnieniem danych. OneDrive działa jak wirtualny dysk, ale w przeciwieństwie do tradycyjnych dysków twardych na komputerze – do przejrzenia zawartości wymaga uprzedniego zalogowania w przeglądarce. Logowanie odbywa się poprzez szyfrowane połączenie https://, co minimalizuje ryzyko przechwycenia danych przez szkodliwe oprogramowanie.

W przypadku tradycyjnego dysku twardego użytkownik jest pozbawiony tak wysokiego komfortu bezpieczeństwa ponieważ zawartość folderów jest od razu widoczna i łatwa do przechwycenia. Tradycyjne rozwiązania oparte na dysku twardym w komputerze są dodatkowo narażone na zaszyfrowanie i blokadę w wyniku tzw. ataku ransomware, który naraża firmę na dodatkowe straty finansowe.

RODO i edycja oraz udostępnianie danych w OneDrive

RODO w swoich założeniach wymaga od przedsiębiorcy szczególnego nacisku na ochronę danych oraz właściwe zarządzanie nimi, co wiąże się m.in. z odpowiednią kontrolą dostępu do plików. Dzięki wbudowanym narzędziom OneDrive w przystępny sposób informuje kto ma dostęp do zasobów (nie tylko pracownik firmy, ale także użytkownik zewnętrzny np. partner biznesowy), a także czy zasoby te podlegają edycji – za pomocą opcji udostępniania można wskazać, czy dany plik jest widoczny tylko do odczytu.

Jednym z większych wyzwań po wprowadzeniu nowego rozporządzenia jest usunięcie danych, gdy ich przetwarzanie z punktu widzenia przedsiębiorcy nie jest już konieczne do spełnienia celów biznesowych (np. realizacji zamówienia w sklepie itp.). Rozproszenie danych na różne urządzenia firmowe, nośniki fizyczne, dokumenty papierowe powoduje, że usunięcie informacji o kliencie jest czasochłonne i nierzadko powoduje błędy po stronie firmy, która takie dane pozyskała.

W przypadku OneDrive i gromadzenia danych na wirtualnym dysku zarządzanie jest o wiele bardziej intuicyjne, łatwiejsze oraz zgodne z założeniami RODO. Każdy usunięty plik jest przechowywany w Koszu wraz z adnotacją przez kogo został skasowany, jakiego dnia i o której godzinie. Plik można również bezpowrotnie usunąć lub przesunąć do tzw. Kosza Drugiego Poziomu, gdzie zostanie automatycznie usunięty po 30 dniach.

W jakich lokalizacjach OneDrive przechowuje dane?

Zgodnie z unijną dyrektywą firmy muszą transparentnie informować o lokalizacji przechowywania danych na serwerach. Microsoft spełnia ten obowiązek, a w przypadku OneDrive polskie firmy mają pewność, że wszystkie dane są zlokalizowane w centrum danych w Holandii. Więcej informacji na ten temat znajduje się pod adresem https://products.office.com/pl-PL/where-is-your-data-located?ms.officeurl=datamaps&geo=Europe#Europe

 

Dodaj komentarz

*

*