Segregowanie informacji na skrzynce email jest niezwykle ważne. Uporządkowane foldery oraz wiadomości przyśpieszają nasze działania, pozwalają nadać odpowiednie priorytety i wpływają pozytywnie na kontakty nie tylko z klientami, ale również współpracownikami. Zapoznaj się z naszymi wskazówkami i popraw komunikację w swoim biurze za pomocą kilku prostych sztuczek.
Adres email z imieniem oraz nazwiskiem
Podstawą adresu email jest własna domena. To ona buduje naszą markę w sieci, dzięki niej każdy element naszej firmy będzie łatwiej rozpoznawalny na zewnątrz. Poczta firmowa powinna korzystać z domeny w zasadzie od początku istnienia działalności. Unikalny adres internetowy świadczy o profesjonalizmie oraz podejściu samej firmy do współczesnych technologii. Domena internetowa jest fundamentem i gwarantuje rozpoznawalność w sieci. Jej siła przekłada się także na kontakty z zewnętrznymi kontrahentami. Dlatego administrator serwera powinien zadbać, aby w adresach email pojawiły się imiona lub nazwiska pracowników np. jan.kowalski@twojadomena.pl, kowalski@twojadomena.pl, jan@twojadomena.pl. W ostatnim przypadku adres mógłby być użyty raczej do wewnętrznej komunikacji, ale nie wolno z niego zrezygnować także w komunikacji z klientami – podkreśla on bezpośredniość, serdeczność i otwartość.
Innym sposobem na ułatwienie komunikacji jest umieszczenie w adresie firmowym nazwy działu. Takim formatem można posługiwać się w komunikacji zewnętrznej np. na stronie internetowej lub w prezentacjach. Adresy biuro@, sekretariat@, transport@ są o wiele łatwiejsze do zapamiętania z perspektywy użytkownika, który chce zdobyć taką informację jak najszybciej.
Listy mailingowe przy większej liczbie użytkowników
Dynamiczny rozwój firmy wymaga również zmiany pewnej filozofii w stosowaniu adresów email. Oczywiście rezygnacja z powyższej sugestii, związanej z imionami lub nazwiskami, byłaby błędem. Aczkolwiek kierowanie wiadomości email do wielu użytkowników, wpisanych do pola „Do:” nie wygląda dobrze i profesjonalnie. Jeżeli w Twojej firmie pracuje kilka mniejszych zespołów (nawet w obrębie jednego działu) – skorzystaj z list mailingowych. Dzięki temu wysyłając wiadomość na adres listy, trafi ona do konkretnych użytkowników.
Przykład: prowadzisz firmę transportową i do działu, który prowadzi logistykę chcesz wysłać wiadomość email z grafikiem dla kierowców, ale chcesz aby otrzymali ją wyłącznie kierowcy, a nie np. specjaliści od zaopatrzenia. Dodatkowo kierowców jest dziesięciu. W tej sytuacji lista mailingowa będzie najlepszym rozwiązaniem – umieść na niej adresy email kierowców i wyślij na nią komunikat.
Zmiana pojemności dla skrzynki email
Jaka pojemność skrzynki email jest dla mnie najlepsza? Czy zadawałeś/aś sobie kiedykolwiek takie pytanie? Nie ma na nie odpowiedzi, gdyż na samym początku ciężko oszacować jak szybko nasza skrzynka się zapełni. Oczywiście możemy wstępnie określić, że skrzynka email dla biura architektonicznego (które gromadzi bardzo duże ilości danych) powinna być o wiele większa niż dla freelancera pozyskującego oferty pracy, aczkolwiek to spore uproszczenie. Dlatego też warto zwrócić uwagę, czy możemy w dowolnym momencie zmienić pojemność skrzynki email. W przypadku hostingu home.pl umożliwiamy zmianę parametru pojemności w dowolnym momencie, bezpłatnie w ramach posiadanego pakietu. KLIKNIJ TUTAJ i sprawdź, jak w kilka sekund zmienić pojemność konta.
Reguły wiadomości – większy porządek
Wielu klientów oraz partnerów biznesowych to narastająca z czasem liczba wiadomości na Twojej skrzynce. Domyślnie, każda wiadomość trafia do folderu Skrzynka Odbiorcza. Zastanów się, jak możesz przeorganizować swoją skrzynkę – tak, aby zmniejszyć czas potrzebny na odszukanie konkretnej korespondencji. Dodatkowe foldery i reguły wiadomości to sprawdzone narzędzia, dzięki którym firmowy adres email przestanie przypominać śmietnik. Uporządkowanie wiadomości email w ten sposób wpływa bardzo pozytywnie na szybkość pracy i pozwala uniknąć nieporozumień, a także przypadkowego usunięcia danych. Ustalenie reguły umożliwi przekierowanie wiadomości od razu do wybranego folderu. Skonfigurujesz ją łatwo i prosto, zapoznaj się z naszymi poradami w dokumentacji technicznej TUTAJ.
Archiwizacja starych wiadomości
Stare wiadomości zapełniają Twoją skrzynkę, ale nie wiesz, które z nich będą dla Ciebie ważne? Pora je zarchiwizować. W poczcie home.pl znajduje się opcja tworzenia archiwum – z podziałem na roczniki. Dzięki temu wszystkie wiadomości starsze niż 90 dni zostaną posegregowane w folderze 'Archiwum’ wraz z podziałem na lata.
Opcja archiwizowania wiadomości w panelu poczty home.pl
