Właściciel własnego biznesu może poprawić kondycję przedsiębiorstwa na 2 sposoby. Pierwszy to zwiększenie przychodów m.in. poprzez wzrost sprzedaży, natomiast drugi to obniżenie kosztów funkcjonowania firmy.
Czasem niewielkie zmiany organizacyjne mogą przyczynić się do długofalowych korzyści. Poniżej znajdziesz kilka rad odnośnie zmniejszenia niektórych wydatków. Będą one przydatne szczególnie dla początkującego i młodego biznesu, ale także dla organizacji działającej na rynku już kilka lat.
Jak zmniejszyć koszty organizacyjne?
To, w jaki sposób wykonujesz swoje obowiązki, a nawet jak kontaktujesz się z klientami, tworzy pewne koszty. Sama zmiana organizacji pracy przyczyni się do zmniejszenia wydatków, jednocześnie zmieni styl działania zespołu w pewnych sytuacjach. Jakie obszary warto poddać obserwacji?
Wideokonferencje zamiast delegacji
Dzięki aplikacjom do wideokonferencji oraz powszechności elektronicznych kalendarzy każdy przedsiębiorca powinien zapewnić kontrahentowi wygodną i dostosowaną do jego możliwości formę kontaktu. Korzystanie z Teams, Zoom lub Google Meet jest stosowane dzisiaj jako najszybszy i najlepszy sposób do przedyskutowania tematów biznesowych.
Dzięki temu znajdziesz oszczędności związane z podróżami, noclegami czy nawet transportem w obszarze tego samego miasta (np. taksówka). Na dodatek umówisz się na rozmowę szybciej i również szybciej ją przeprowadzisz.
E-szkolenia zamiast szkoleń stacjonarnych
Wysyłasz swoich pracowników na szkolenia rozwijające ich kompetencje? Każdy taki wyjazd to logistyczny wydatek. Być może jest w sieci oferta, która świetnie pasuje do Twojego planu szkoleń i posiada opcję e-learningu lub formę zdalną z wykorzystaniem komunikatora.
Jest to również dobre rozwiązanie dla przedsiębiorców, którzy chcą inwestować w swoją kadrę, ale nie posiadają wystarczających środków na wysłanie całego personelu do innego miasta. Dzięki temu, że dofinansowanie w formie dotacji jest przekazywane firmie szkoleniowej, przedsiębiorca może liczyć na niższą opłatę za kurs również przy zamówieniu grupowym.
Co ważne, ten rodzaj kosztu pojawia się także w przypadku, gdy pracujesz jako konsultant lub szkoleniowiec – posiadając odpowiednie narzędzia do prowadzenia szkoleń online ułatwisz sobie pracę, zaoszczędzisz czas, a także zwiększysz swoją konkurencyjność na rynku.
Coworking zamiast biura
Jeśli nie posiadasz środków na wynajem własnego biura, pomyśl o coworkingu – czyli wynajmie biurka do pracy w przestrzeni współdzielonej z innymi osobami. Dzięki temu można uzyskać dostęp do w pełni wyposażonego pomieszczenia, sal konferencyjnych oraz sprzętu biurowego. Kto wie, może dzięki temu nawiążesz również kontakty biznesowe z innymi przedsiębiorcami?
Coworking jest ciekawą alternatywą dla wynajmu całego biura, ponieważ ułatwia zamówienie przestrzeni nawet na jeden dzień. Koszt takiego rozwiązania waha się od kilkudziesięciu złotych (za dzień) do nawet 1500-2000 zł (przy abonamencie miesięcznym).
Praca zdalna
Jeśli coworking jest wciąż dla Ciebie droższym rozwiązaniem to wówczas pomyśl nad przejściem w tryb pracy zdalnej, czyli home office. Pracownicy, wykonując swoje zadania, nie muszą być przywiązani do biurka. Wiele organizacji dzisiaj stawia właśnie na taki model pracy, równocześnie na tym zyskując (jest to często uznawane za benefit).
Dzięki aplikacjom do wideokonferencji kontakt z pracownikiem jest stały, co jednocześnie przekłada się na obniżenie pozostałych kosztów biurowych (np. elementów sanitarnych). Wystarczy wyposażyć pracowników w mobilne sprzęty, które zapewnią stały dostęp do potrzebnych narzędzi.
Jak zmniejszyć koszty firmowe związane ze sprzętem?
Praca zdalna, czy też wspomniany coworking wymagają mimo wszystko inwestycji w sprzęt. Ale przecież tak samo jest w przypadku klasycznej pracy biurowej, tak również w domu odczujesz koszty prowadzenia działalności. Na szczęście i w tym obszarze można pokusić się o mniejsze koszty przy zachowaniu odpowiedniej jakości sprzętu.
Sprzęt IT w zakupach na promocji lub drugiej ręki
Zakładasz firmę? Z pewnością wolisz dysponować „nówką” znanej marki i pracować wygodnie na mobilnym, wydajnym sprzęcie. Z biegiem czasu warto przeanalizować zakup sprzętu wyprzedażowego lub poleasingowego.
Sprzęt poleasingowy najczęściej pochodzi z większych firm, które zamiast wykupić sprzęt po zakończeniu umowy leasingowej, decydują się na jego wymianę. Urządzenia używane do tej pory wracają do firmy leasingowej, która sprzedaje go po niższej cenie. W przypadku, gdy potrzebujesz taniego, ale wciąż sprawnego laptopa lub smartfona – będzie to strzał w dziesiątkę.
Innym sposobem na oszczędności przy zakupie sprzętu do pracy są promocje w sklepach, związane z wymianą serii – starszy, ale wciąż zafoliowany sprzęt będzie wtedy na wyprzedaży po zdecydowanie niższej cenie. Wadą tego rozwiązania jest jednak ograniczona dostępność.
Dodatkowe oszczędności znajdziesz także przy zakupie komputerów na aukcjach komorniczych. Bardzo często znajdziesz na nich sprzęt za połowę jego wartości. Dodatkowo na licytacjach można kupić niemal wszystko, od samochodów po sprzęt biurowy, maszyny przemysłowe czy budowlane.
Obniżenie kosztów eksploatacji sprzętu biurowego
Zakup urządzeń do biura to niemały wydatek. Przy optymalizacji wydatków zachowaj jednak zdrowy rozsądek, weź pod uwagę ryzyko awarii oraz gwarancji serwisowej. Zakup kilkuletniego smartfona za 100 zł jest może świetny z perspektywy finansowej, ale potencjalna naprawa lub problemy techniczne wynikające z jego jakości przewyższą wydatek za nowy, sprawny i aktualizowany telefon.
Dodatkowo rozważając zakup większej ilości sprzętu warto negocjować cenę, a pewnym ułatwieniem będzie ujednolicenie urządzeń firmowych do jednego modelu. Pozwoli to zarówno na obniżenie kosztów eksploatacji, jak i serwisowania.
Przy obniżaniu kosztów eksploatacji nawet jednoosobowa firma powinna wziąć pod uwagę takie aspekty jak:
- wdrożenie modelu paperless – całkowitej rezygnacji z wydruków na rzecz elektronicznych dokumentów i procesów uwzględniających wyłącznie obieg e-dokumentów w firmie
- dzierżawy sprzętu na wybrany okres – zamiast drogiego zakupu wynajmiesz dany sprzęt na dany miesiąc
- odpowiednie gospodarowanie materiałami – potrzebujesz wydruków? Skorzystaj z zamiennych tuszy lub trybów oszczędnych. Nie wszystko też musi być kolorowe, czasem wystarczy druk w odcieniach szarości
- zmniejszenie liczby istniejących już dokumentów fizycznych – zarchiwizowanie danych w formie skanów/zdjęć na dyskach w chmurze zamiast trzymania ich w dodatkowo wynajmowanym pomieszczeniu
Zmniejszenie kosztów materiałowych
Wydruki dokumentów zapełniają niejedną szafę w biurze. Utrzymywanie i archiwizowanie takich materiałów jest jednak niezbędne m.in. do celów podatkowych. W tej kwestii firma jest w stanie zmniejszyć koszty i to w bardzo łatwy sposób.
Wprowadzenie e-faktury
Elektroniczna faktura na dobre zadomowiła się w polskich firmach, ale nie jest to zawsze reguła działająca w obie strony (od strony firmy i kontrahenta). A zaleta tego rozwiązania jest prosta – wystarczy jeden e-mail i mamy pewność, że dokument trafia do właściwego odbiorcy. Papierowe rachunki natomiast docierają z kolei później, albo giną po drodze, a to z kolei naraża firmę na straty i konsekwencje w postaci karnych odsetek za zwłokę.
Dodatkowo korzystając z e-faktur nie doświadczysz problemu z ich przechowywaniem, jak ma to miejsce przy fakturach papierowych. Zatem nie tylko oszczędzamy na wydrukach, ale również kosztach związanych z archiwizacją.
Kolejną zaletą stosowania e-faktur jest zmniejszenie liczby błędów, albowiem faktura elektroniczna przechodzi przez proces weryfikacji automatycznie.
Usługi księgowe online
Właściciel biznesu szukający oszczędności powinien zastanowić się nad sposobem prowadzenia księgowości. W przypadku małej firmy, która w miesiącu nie przeprowadza licznych transakcji, dobrym rozwiązaniem jest skorzystanie z gotowych aplikacji do automatycznej księgowości online. Niektóre banki posiadają w swoich ofertach dla firm darmowe platformy oraz oprogramowanie do fakturowania.
Zmniejszenie kosztów reklamowych i usług zewnętrznych
Wydatki na reklamę są ważne, ponieważ umożliwiają Ci dotarcie do nowych klientów za pomocą różnych kanałów marketingowych – wyszukiwarkę Google, reklamy na Facebooku, czy banery na stronach internetowych. Tak samo działają usługi zewnętrzne, które dzięki konkurencyjności rynkowej stają się tańsze.
Koszty reklamy – czy taniej znaczy gorzej?
Jeżeli prowadzisz kampanie reklamowe i szukasz dodatkowych oszczędności, nie musisz od razu rezygnować z wyświetlania się w Google czy na Facebooku. Przeanalizuj i zastanów się, które działania przynoszą Ci najwięcej przychodów, skąd Twój klient dowiaduje się o ofercie i w którym miejscu oraz na jakim urządzeniu dokonuje zakupu. Dzięki temu będzie ci łatwiej zrezygnować z promowania firmy w danym kanale na rzecz tego, w którym dotrzesz do swoich odbiorców skutecznie.
Inwestujesz w promocję marki za pomocą gadżetów? Przemyśl dokładnie ich zakup. Oferta jest bardzo szeroka: długopisy, pióra, notesy, kalendarze, teczki, kubki, torby, plecaki, koszulki. To wszystko wygląda ciekawie, ale ostatecznie o współpracy zadecyduje jakość i konkurencyjność naszej oferty, a nie prezent, którym zostanie obdarowany kontrahent. Jeśli zdecydujesz się na przygotowanie materiałów reklamowych, wybierz tylko te niezbędne.
Outsourcing usług
Dzięki outsourcingowi usług nie musisz korzystać cały czas z tej samej firmy sprzątającej, tego samego informatyka czy agencji interaktywnej. Oczywiście wielomiesięczna współpraca z daną organizacją jest cenna, ale gdy szukasz oszczędności – przeanalizuj oferty konkurencyjne. Niewykluczone, że zmniejszysz w ten sposób koszty o kilkadziesiąt procent.
Jakie inne koszty warto wziąć pod uwagę?
Podczas prowadzenia działalności trafisz na wiele innych kosztów, które na pierwszy rzut oka wydają się „nie do ruszenia”. Ale to mylne wrażenie.
Sprzedaż odpadów – BDO
W przypadku prowadzenia firmy produkcyjnej dobrym sposobem na zaoszczędzenie pieniędzy jest znalezienie odbiorcy odpadów poprodukcyjnych (odrzutów drzewnych, skrzyń, folii, pianki lub innych tworzyw). W niektórych branżach taka transakcja jest opłacalna dla obu stron. Nie płacisz za ich utylizację, a dodatkowo zostaną ponownie wykorzystane przez inną firmę. Jest to ważne zwłaszcza w branży handlu elektronicznego, ponieważ sprzedawcy są zobowiązani do rejestracji w BDO (Bazy Danych Odpadowych.
Chcesz obliczyć koszty związane z rozliczaniem opakowań w ramach BDO? Skorzystaj z kalkulatora:
Konto bankowe dla firmy
Wybór konta firmowego w banku to także forma oszczędności. Oferty są bardzo zróżnicowane i musisz się im przyjrzeć pod katem opłat za usługi dodatkowe oraz prowizje. Nawet w sytuacji, gdy Twój biznes opiera się na kilku/kilkunastu przelewach miesięcznie, to w skali rocznej przyniesie Ci to dodatkowe oszczędności. Przy większej skali obrotów możesz liczyć na więcej.
Analiza kosztów mediów
Wybór dostawcy internetu, prądu czy też sieci telefonii komórkowej to decyzja na określony okres. Bardzo często jest to umowa z zobowiązaniem na 12 lub 24 miesiące, a jej zerwanie wiąże się z tzw. karą umowną. Firma nie zawsze jednak musi korzystać z tej formy dostarczania mediów do biura.
Coraz więcej usług tego typu jest dostępnych w formie zbliżonej do subskrypcji (za pomocą aplikacji) – otrzymasz za opłacenie usługi fakturę, ale nie musisz stosować dla niej wypowiedzeń, tylko rezygnujesz lub zmieniasz pakiet w dowolnym momencie.
O obniżenie rachunków zadbasz także poprzez stosowanie energooszczędnych rozwiązań – żarówki LED, czujniki obecności. Nie zostawiaj również urządzeń biurowych w trybie czuwania, ponieważ wciąż zużywają one prąd, co w skali roku przełoży się nawet na dodatkowe kilkaset złotych w rachunku za sam prąd!
Istotne jest również regulowanie temperatury w biurze tak, aby w pomieszczeniach pracy panowały warunki odpowiednie do rodzaju wykonywanych zadań. Sprawdź również szczelność okien i drzwi, a także pamiętaj, aby nie zastawiać grzejników. Dobrym rozwiązaniem są także regulatory elektroniczne z programatorem czasowym lub sterowane bezprzewodowo, które po zamknięciu biura zredukują temperaturę.
–
Tekst został opracowany we współpracy z serwisem bankier.pl.
