W usłudze Office 365 mamy do czynienia z jednorodnym środowiskiem w chmurze – oznacza to, że operacje wykonywane w ramach konkretnych narzędzi mogą być odwzorowywane w innych aplikacjach np. autoresponder w poczcie widoczny jako gotowa odpowiedź w komunikatorze Skype lub wydarzenie w kalendarzu zsynchronizowane z kalendarzem na smartfonie. Kolejnym przykładem wydajnego i szybkiego użycia chmury Microsoftu jest moduł Microsoft Forms, który w łatwy i szybki sposób daje możliwość utworzenia dowolnego formularza, a następnie wykorzystania go np. do badania opinii klientów, przeprowadzenia ankiet czy nawet testów wiedzy wśród pracowników bądź uczniów.
Tworzenie formularza
Myśląc o utworzeniu formularza zależy nam na oszczędności czasu, a przy tym uzyskaniu jak największej ilości potrzebnych informacji od ankieterów. Dzięki Microsoft Forms możemy utworzyć formularz za pomocą kilku kliknięć. Wystarczy w tym celu zalogować się do konta Office 365, wprowadzić tytuł ankiety oraz sprecyzować pytania. Każdemu z formularzy możemy też nadać indywidualny charakter wybierając tło z dostępnych motywów, lub też wgrywając własną grafikę np. logo firmy.
Możliwości tworzonych formularzy są bardzo szerokie. Poniżej zamieszczam listę najczęściej stosowanych opcji:
- formularz udostępniany bez ograniczeń i wypełniany anonimowo lub w kontrolowany sposób wymagając logowania do usługi w Office 365 – w tym przypadku otrzymamy informację, który z użytkowników udzielił odpowiedzi oraz jak odpowiadał,
- określanie terminu wypełnienia formularza (np. do 20 września)
- stosowanie pytań otwartych i zamkniętych,
- stosowanie odpowiedzi w formie testu, oceny, czy też odpowiedzi pisemnej,
- określanie czy odpowiedź na dane pytanie jest obowiązkowa,
- dodawanie do pytań materiałów audio lub filmów, obrazków,
- po wysłaniu formularza można wyświetlić poprawne odpowiedzi,
- wyświetlanie pytań w losowej kolejności
- przy wykorzystaniu formularzy Microsoft jako narzędzia do oceny wiedzy możemy dla każdego pytania określić liczbę punktów, wypełniony test sprawdzimy pozostawiając własne komentarze i udostępnić wynik osobie zdającej.
Udostępnianie formularza
Utworzoną ankietę, badanie czy test można udostępnić za pomocą odnośnika przesyłanego w wiadomości email. Użytkownik otrzymujący zaproszenie do wypełnienia formularza może wypełnić go korzystając z dowolnego urządzenia, wypełnienie kwestionariusza jest równie łatwe i szybkie przy korzystaniu ze smartfonów czy tabletów – narzędzie dostosowuje się do rozmiaru ekranu automatycznie. Nie ma więc żadnego problemu, aby ankietę wypełnić np. w drodze do pracy lub w domu.
Co ciekawe link do formularza można osadzić na swoim blogu czy stronie firmowej a nawet udostępnić w postaci kodu QR – jest to przydatne zwłaszcza dla firm, które zamieszczają kwestionariusze w aplikacjach mobilnych.
Przy weryfikacji przesłanych już odpowiedzi warto przeanalizować elementy formularza tj. liczba ankieterów, średni czas wypełnienia, czy też średnią ocenę uzyskaną dla danego pytania.
W ten sposób Microsoft Forms daje możliwość łatwego przeprowadzenia badań, ankiet i testów oraz przeprowadzenie dogłębnej analizy zgromadzonych danych, zarówno wśród pracowników w firmie jak i klientów.
