RODO bardzo mocno zmieniło rzeczywistość biznesową w Polsce oraz całej Europie. Konieczność dostosowania swoich procedur do nowych wymogów prawnych zwiększyła świadomość na temat bezpieczeństwa danych nie tylko wśród klientów, ale także firm przetwarzających nawet najbardziej podstawowe informacje np. związane z zakupami internetowymi. Zdecydowanie łatwiejsze zadanie związane z wprowadzeniem RODO mieli przedsiębiorcy korzystający z usług chmury Microsoft, czyli pakietu Office 365. Dzięki dostępnym narzędziom byli oni w stanie zareagować szybciej na nadchodzące zmiany.
Office 365 to ułatwienie dla biznesu
Stało się tak, ponieważ Office 365 to oprogramowanie do pracy biurowej w chmurze. A więc wszystkie dane, jakie przetwarzasz za pomocą aplikacji typu Word lub Excel, znajdują się na serwerach firmy Microsoft, który jest tzw. procesorem danych. W ten sposób nie musisz zastanawiać się gdzie i w jaki sposób gromadzisz dane – całość działa w jednym, spójnym technologicznie środowisku.
W przypadku, gdy firma korzysta np. z klasycznej poczty email oraz dodatkowych aplikacji zewnętrznych np. do wystawiania faktur – jesteś zobowiązany do zebrania odpowiednich informacji o metodach i sposobach przetwarzania. Office 365 jest więc znaczącym ułatwieniem, bo za w/w czynności odpowiada technologia Microsoftu.
Wiele aplikacji, jeden klient – czy jego dane są bezpieczne?
W kontekście RODO warto przypomnieć, jak ważne jest bezpieczeństwo danych oraz ich odpowiednie przetwarzanie. Firmy łamiące nowe zasady mogą ponieść surową karę finansową – do 20 milionów Euro lub 4% rocznych obrotów przedsiębiorstwa. Jeszcze większą karą jest utrata reputacji, ponieważ incydenty związane z wyciekiem danych poprzez ich nieodpowiednie zabezpieczenie działają na wyobraźnię konsumentów dbających o prywatność. Nikt nie będzie w stanie zaufać ponownie firmie, która zaniedbała tak ważny aspekt bezpieczeństwa.
Jak w tej sytuacji odnajdują się przedsiębiorcy korzystający z Office 365? Bardzo dobrze. Jest to bowiem związane z technologią chmury Microsotu, która korzysta wyłącznie z szyfrowanego, poufnego połączenia w każdej aplikacji: edytorze tekstu Word, arkuszach kalkulacyjnych Excel, komunikatorze Teams, dodatkowym dysku One Drive i innych. To podstawowy element chroniący przesyłane na serwery Microsoft dane użytkowników.
Ale to nie jedyny element, związany z ochroną danych. Chmura Microsoftu działa w oparciu o architekturę rozproszoną, a to z kolei gwarantuje ciągłość działania usługi Office 365 na poziomie 99,9% w skali roku. Czym jest wspomniana architektura rozproszona? Najprościej ujmując, jest ona odwrotnością klasycznego rozwiązania hostingowego, gdzie za działanie Twojej strony lub poczty email odpowiada jeden serwer fizyczny. W przypadku jego awarii dane klientów są przez pewien czas niedostępne, istnieje również ryzyko ich uszkodzenia. Taka sytuacja w przypadku Office 365 nie jest możliwa ponieważ za działanie usługi odpowiada zdecydowanie większa liczba serwerów fizycznych, w których przechowywane są dane. Nawet w razie awarii jednego z nich użytkownik nie zauważy żadnej przerwy w działaniu lub różnicy w zasobach ponieważ dokumenty są przechowywane w dodatkowych, niezależnych lokalizacjach.
Jak usunąć dane klienta w Office 365 w związku z RODO?
Prośby o usunięcie przetwarzanych danych pojawiają się coraz częściej w polskich i europejskich firmach. Te, które korzystają z Office 365 mogą w szybki i łatwy sposób spełnić żądanie i tym samym działać w zgodzie z RODO. Warto wspomnieć, że dane klientów mogą znajdować się w wielu miejscach tj. pojedyncze dokumenty, prezentacje, a nawet w historii konwersacji w komunikatorach. Jeżeli korzystasz w swojej firmie z wielu aplikacji – musisz zadbać o prawidłowe oraz skuteczne usunięcie danych klientów w każdej z nich.
Aplikacja Delve w Office 365 służy do wyszukiwania wszystkich plików, zawierających wpisaną frazę kluczową. – źródło microsoft.com
W przypadku Office 365 znaczącym ułatwieniem jest aplikacja Delve, która jest wyszukiwarką treści w dokumentach gromadzonych w chmurze Microsoft w ramach danej organizacji. Wpisując np. imię i nazwisko klienta, jego numer PESEL (o ile został pozyskany) lub adres email otrzymasz w odpowiedzi listę plików, gdzie znajdują się wskazane dane. W ten sposób przejdziesz do wybranych dokumentów i usuniesz wrażliwe dane.
Delve to nie tylko ułatwienie w usuwaniu danych. Klienci mogą zgodnie z procedura RODO poprosić o informację, jak ich dane są przechowywane i w jakim celu przetwarzane. Dzięki Office 365 odpowiedź na te pytania uzyskasz od razu, bez konieczności pomocy informatyka lub specjalisty IT.
===
Poznaj pełną ofertę Office 365 z wygodnym planem abonamentowym i bezpiecznymi płatnościami na https://home.pl/office365/
