Każda organizacja i firma potrzebuje narzędzia do sprawnej oraz wygodnej komunikacji. Na rynku istnieje wiele aplikacji i programów zawierających czat, rozmowy głosowe, dzielenie się plikami. Są to jednak narzędzia zewnętrzne, a Microsoft widział potrzebę posiadania komunikatora zawartego w pakiecie Office, który mógłby być w pełni z nim zintegrowany oraz dostosowywany do użytkowników i ich rosnących potrzeb.
Pracujesz z domu lub Twoja firma przechodzi na pracę zdalną? Wykorzystaj maksymalnie potencjał pakietu Microsoft. Skorzystaj ze szkoleń Office 365 prowadzonych przez najlepszych specjalistów.
Co było przed Microsoft Teams?
Microsoft przez lata próbował stworzyć komunikator dla firm, który będzie wykorzystywany przez organizacje pracujące z narzędziami Office. Od 2007 roku firma z Redmond pracowała nad stworzeniem idealnego komunikatora, lecz po czasie żaden z nich nie spełniał stawianych oczekiwań Microsoftu i wymagał dużych zmian lub zastąpienia nowym programem. W 2015 roku Skype dla Firm zastąpił Microsoft Lync, rozbudowując jego działanie i znacznie poprawiając interfejs.
Każdy z komunikatorów miał na celu zapewnienie komunikacji tekstowej, głosowej oraz wideo, a także wprowadzenie narzędzi poprawiających wydajność i wygodę współpracy z innymi użytkownikami. Skype dla Firm posiadał czat, rozmowy głosowe i wideo konferencje, organizowanie czatów grupowych, dzielenie się plikami i wiele innych funkcji. Pomimo szerokiej gamy możliwości, Microsoft nadal obserwował rynek komunikatorów i zdecydował o stworzeniu najlepszego komunikatora dla firm na rynku narzędzia do współpracy oraz komunikacji.
Microsoft Teams – najlepszy komunikator dla firm?
Skype dla Firm przez długi czas był domyślnym komunikatorem pakietu Microsoft Office, lecz jego twórcy potrzebowali narzędzia, które będzie bardziej wygodne i lepiej zintegrowane z ekosystemem giganta z Redmond. W tym samym czasie aplikacje jak Slack i Hipchat zaczynały dynamiczny rozwój na rynku komunikatorów wprowadzając nowoczesne rozwiązania, zgodne ze zmieniającą się kulturą firm i korporacji na całym świecie. Microsoft uznał, że jest to idealny moment na wdrożenie nowej wersji komunikatora.
Skype dla Firm znacząco wpłynął na poprawę komunikacji w wielu firmach na całym świecie, jednak mimo swojej przydatności wymagał kolejnych zmian. W przeciągu 2 lat wyselekcjonowany zespół pracowników stworzył aplikację spełniającą wszystkie wymagania Microsoftu. Podobnie jak w przypadku starych komunikatorów Microsoft Teams spełnia swoje zadanie jako narzędzie do komunikacji w firmie. Jest jednak czymś więcej niż tylko „okienkiem” do wpisywania tekstu.
Kiedy koniec wsparcia Skype dla Firm?
Microsoft w lipcu ogłosił, że zakończenie wsparcia technicznego Skype dla Firm odbędzie się 31 lipca 2021 roku. Może wydawać się, że zostało jeszcze dużo czasu do migracji i przejścia na Teams, jednak Microsoft zachęca do jak najszybszego przejścia na nowy komunikator. Decyzja o zakończeniu wsparcia nie tylko wiąże się z wyłączeniem usługi na koniec lipca 2021 roku, ale także z coraz rzadszymi aktualizacjami i brakiem nowych funkcji.
Już we wrześniu Microsoft przestanie oferować Skype dla Firm z pakietami Office, zastępując go dostępem do komunikatora Teams.
Czym wyróżnia się komunikator Microsoft Teams?
Aplikacja nie tylko zapewnia wygodną komunikację, porównywalną z popularnymi komunikatorami jak Messenger czy WhatsApp, ale także integruje całe środowisko Office w jednym miejscu. Jest to jedna z najważniejszych cech komunikatora Microsoft Teams, ponieważ zapewnia użytkownikowi centralną aplikację zawierającą wszystkie potrzebne narzędzia pracy. Z okna czatu Microsoft Teams użytkownik ma dostęp do swoich kontaktów, kalendarza i spotkań, udostępnianych plików i innych elementów związanych z kontem Office.
Chat z pełną historią
Jedną z podstawowych funkcji, która została poprawiona w Microsoft Teams jest trwałość czatu. W Skype dla Firm po zamknięciu konwersacji lub zakończeniu dnia roboczego treść konwersacji była usuwana, a historia czatu była zapisywana w programie Outlook lub Exchange. Dodatkowym utrudnieniem był fakt, że po wznowieniu chatu z danym użytkownikiem, nie można było zobaczyć historii rozmowy. W nowym komunikatorze wiadomości są trwale zapisane w konwersacji, niezależnie czy to wiadomość tekstowa, plik lub obraz. Jeśli użytkownik chce wrócić do momentu w konwersacji, wystarczy przewinąć czat i odnaleźć daną wiadomość.
Chat z opcją rozmowy w grupach
Tak samo jak przy konwersacji dwóch użytkowników, czat zespołowy także jest czatem trwałym, zachowującym wszystkie informacje i wiadomości wysyłane przez grupę użytkowników. Użytkownicy zespołu mogą być dodani do czatu ze względu na przynależność do działu, projektu, klienta, z którym pracują, a także ręcznie przez założyciela lub administratora zespołu. Wewnątrz czatu zespołowego można planować lub organizować spotkania ad hoc. Pozwala to na płynne rozpoczęcie wideokonferencji z członkami zespołu.
Funkcja spotkań – wszystko w jednym oknie chatu
Funkcjonalność organizowania i przeprowadzania spotkań w aplikacji Teams jest bardzo podobna do Skype dla Firm, przez co adopcja nowej aplikacji jest łatwa i intuicyjna. Takie opcje jak nagrywanie rozmowy, rysowanie na tablicy, udostępnianie ekranu i dzielenie się plikami zostały zachowane w nowym komunikatorze. Użytkownicy, którzy nie są obecne w czacie zostają powiadomieni o trwającym spotkaniu w swoim zespole i mogą do niego dołączyć przy pomocy jednego kliknięcia.
Komunikator do pracy zdalnej
Dzięki swojej rozbudowanej funkcjonalności, Teams idealnie sprawdza się podczas pracy w podróży lub pracy zdalnej w domu. Czat pozwoli szybko skontaktować się ze współpracownikami, a dzięki funkcji telekonferencji możesz zorganizować spotkania z całym swoim zespołem. Twoje kontakty, dokumenty i kalendarz dostępne są w jednym oknie aplikacji Microsoft Teams.
Zaawansowane funkcje Microsoft Teams dla administratorów
Bez względu czy zmiana na nowy komunikator dla firm zostaje przeprowadzona manualnie, czy przez automatyczną aktualizację Skype dla Firm, Microsoft Teams zapewnia dużo nowych funkcji i możliwości, o których powinien wiedzieć każdy użytkownik.
Integracja z Microsoft Teams
Skype dla Firm pozwalał na integrację z różnymi aplikacjami przez narzędzia zewnętrzne, lecz od 1 kwietnia 2019 roku przestał wspierać tę funkcjonalność. Jest to jeden ze znaków wskazujących na przestawienie się Microsoftu na nowy komunikator, w którym narzędzia integracji są o wiele bardziej rozbudowane.
W oknie czatu dla firm Teams znajduje się zakładka Aplikacje, w której można dodać zintegrowane ze środowiskiem Teams często używane i ważne aplikacje. Znajdują się tam setki programów wykorzystywanych przez pracowników na całym świecie, a dodanie ich do swojego okna programu eliminuje potrzebę minimalizowania i otwierania okien, przez co zwiększa się wygoda i wydajność pracy.
Chat udostępniany dla gości
Istnieją sytuacje, w których trzeba komunikować się z osobami poza swoją organizacją. W Skype dla firm odbywało się to przez Federacje, do których można było dodawać użytkowników i nawiązywać kontakt spoza swojej organizacji. Podobna funkcja istnieje w Teams, lecz dodawanie gości przeprowadzane jest w inny sposób.
Użytkownicy z kontem w Teams mogą zostać zaproszeni do organizacji przy pomocy ich adresu e-mail. Właściciel zespołu może w oknie ustawień decydować do jakich zasobów zespołu mają dostęp goście. Różnicą między dwoma komunikatorami jest taka, że w Skype dla Firm Federacja dawała dostęp dla użytkowników całej domeny, natomiast w Teams dostęp przyznawany jest poszczególnym użytkownikom.
Jak przechowywane są pliki w komunikatorze Teams?
Razem z założeniem konta Microsoft Teams zostaje utworzona strona w SharePoint w zasobach konta użytkownika. Ze względu na to, każdy udostępniony plik – w czacie osobistym, zespołowym lub w zakładce Pliki – zostaje zapisany w SharePoint. Pozwala to zachować wszystkie przesyłane pliki w jednym miejscu, przez co wyszukiwanie i pracowanie z dokumentami jest szybkie i wygodne.
Aplikacja mobilna Teams na iOS i Android
W dzisiejszych czasach coraz częściej pracujemy mobilnie i załatwiamy sprawy w kawiarniach, w drodze do pracy czy między spotkaniami. Mobilna aplikacja Teams posiada wiele możliwości, dzięki którym poprawisz komfort oraz wydajność swojej pracy. Jeśli korzystasz z komunikatora Teams, upewnij się, że posiadasz aplikację mobilną. Rozwinie ona Twoje możliwości komunikacji i pozwoli zadbać o zdrowy balans między pracą i odpoczynkiem.
Jak kontrolować powiadomienia w mobilnej aplikacji Teams?
Praca z poziomu smartfonu czy tabletu jest bardzo wygodna, ponieważ możesz komunikować się z klientami czy współpracować ze swoim zespołem z dowolnego miejsca. Jednak może zdarzyć się, że po godzinach pracy otrzymasz powiadomienie i wciągniesz się w pracę, mimo, że powinieneś odpoczywać. Aby wprowadzić równowagę między pracą, a czasem prywatnym wejdź w Ustawienia > Powiadomienia > Spokojne dni i wybierz kiedy nie chcesz otrzymywać powiadomień z czatów Teams.
Zadbaj o oczy i oszczędzaj baterię z trybem nocnym
Pracując w biurze czy mobilnie, spędzamy bardzo dużo czasu przed ekranami, co może negatywnie odbijać się na naszym komforcie pracy, a nawet zdrowiu. Włączając Ciemny motyw w ustawieniach aplikacji zmniejszysz ilość ostrego, jasnego światła, co znacznie zmniejszy zmęczenie oczu. Dodatkowym atutem jest przedłużenie czasu działania urządzenia, ze względu na mniejszą ilość energii wymaganej przez ciemny ekran.
Zapisuj odręczne notatki z tablic i dokumenty dzięki Office Lens
Jeśli potrzebujesz udostępnić np. skan dokumentu, a nie masz dostępu do skanera, z pomocą idzie Office Lens. Jest to niezwykle przydatne narzędzie wbudowane do wielu mobilnych aplikacji pakietu Office 365. Jego celem jest ułatwienie zapisywania informacji znajdujących się na dokumentach, odręcznych notatkach, wizytówkach czy tablicach.
W aplikacji mobilnej Teams wystarczy w oknie czatu stuknąć w ikonę obrazu i wybrać opcję „Zrób zdjęcie”. U dołu podglądu widoku z aparatu możesz wybrać czego robisz zdjęcie, a Office Lens automatycznie przytnie zdjęcie oraz, np. w przypadku zdjęcia tablicy, poprawi kontrast i ostrość, aby treść była bardziej czytelna.
Udostępniaj pliki podczas spotkań
Rozmawiając z klientami czy współpracownikami warto przedstawić treść, o której się mówi, aby wszyscy mogli widzieć przykłady lub wymieniane dane. Zwykle takie funkcje dostępne są tylko podczas rozmów przeprowadzanych na komputerze, jednak mobilna aplikacja Teams pozwala dokładnie na to. Wybierając opcję udostępniania możesz prezentować zdjęcia i filmy, prezentacje PowerPoint, a nawet ekran swojego urządzenia.
Wysyłaj wiadomości głosowe
Pisanie wiadomości tekstowych jest świetną metodą komunikacji, jednak są one pozbawione niezwykle ważnego kontekstu normalnych rozmów, na które składają się m.in. ton głosu, mimika, jak głośno mówimy itd. Dzięki możliwości nagrywania wiadomości głosowych możesz szybciej i efektywniej przekazywać informacje, bez konieczności czasochłonnego pisania wiadomości na klawiaturze. Aby nagrać głos stuknij i przytrzymaj ikonę mikrofonu w prawym, dolnym rogu okna czatu. Puszczając ikonę zatrzymasz nagranie, które możesz odsłuchać lub usunąć przed wysłaniem.
Udostępniaj lokalizację w czacie Teams
Jeśli chcesz wyznaczyć miejsce spotkania lub poinformować kogoś gdzie jesteś, możesz trzema kliknięciami udostępnić swoją lokalizację w rozmowie Teams. W oknie czatu wybierz Więcej opcji (ikona z 3 kropkami) i stuknij w Lokalizacja. Otworzy się Twoja domyślna aplikacja mapy ze znacznikiem na adresie, pod którym się znajdujesz. Znacznik ten możesz też przesuwać, aby np. przekazać informacje o miejscu spotkania. Wybierając Udostępnij lokalizację wyślesz wiadomość z wybranym miejscem, w którą odbiorca może kliknąć by szybko wyznaczyć trasę dojazdu.
Przyszłość Skype dla Firm i Microsoft Teams
Od dawna jest już wiadome, że gigant z Redmond wycofuje się z usługi Skype dla Firm i będzie w pełni skoncentrowany na swoim nowym, lepszym komunikatorze. Microsoft nie ogłosił żadnej daty zakończenia usługi, lecz użytkownicy zachęcani są do zmiany na Microsoft Teams.
Pomimo tego, że Skype dla Firm Server dalej posiada znaczną bazę użytkowników, a Microsoft zobowiązał się do dalszego wspierania aplikacji, w listopadzie 2018 roku część jego funkcjonalności została wyłączona. Takie decyzje oznaczają, że użytkownicy przyzwyczajeni do wygody i szybkości komunikacji współczesnych aplikacji w pewnym momencie będą musieli skorzystać z komunikatora Microsoft Teams.
Podsumowując, Teams wydaje się być aplikacją, którą Microsoft od zawsze chciał stworzyć, a która powstała w oparciu o wieloletnie doświadczenie zebrane podczas prac nad Skypem dla firm. Jest to komunikator z funkcjonalnością centralnej aplikacji pakietu Office, której działanie może zostać rozszerzone przez zewnętrzne aplikacje instalowane wewnątrz okna programu – jest to ogromna zaleta tego rozwiązania. Obserwując decyzje Microsoftu można domyślać się, że po czasie kompletnie wycofają wsparcie Skype dla Firm i pozostanie tylko Teams jako jedyny, pełnoprawny komunikator ze stajni w Redmond.
Dowiedz się więcej o funkcjach komunikatora Microsoft Teams:
