Od 1 października 2018 roku, przedsiębiorcy są zobowiązani do składania sprawdzań finansowych w formie elektronicznej z wykorzystaniem m.in. kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Jak się okazało, w procesie składnia e-dokumentów występowały problemy gdy jeden lub kilku członków zarządu było obywatelami innego kraju niż Polska. Wynikało to z faktu bardziej skomplikowanego procesu uzyskania narzędzi uwierzytelniających w postaci profilu ePUAP lub podpisu kwalifikowanego, niż w przypadku obywateli polskich m.in. z uwagi na brak numeru PESEL. Jak uzyskać podpis kwalifikowany będąc obywatelem innego kraju niż Polska?
Czym jest podpis kwalifikowany?
Podpis kwalifikowany, a w zasadzie certyfikat podpisu kwalifikowanego, jest narzędziem służącym do składania pełnoprawnego podpisu w formie elektronicznej. Z gruntu prawa, e-podpis złożony przy użyciu certyfikatu kwalifikowanego jest równoznaczny z podpisem odręcznym i zachowuje pełną moc dowodową. Certyfikat podpisu kwalifikowanego jest wydawany na dane osoby fizycznej. Dodatkowo, w certyfikacie można zawrzeć dane dodatkowe, np. przynależność właściciela certyfikatu do danej firmy. Certyfikat kwalifikowany wymaga złożenia wniosku oraz zweryfikowania tożsamości oraz danych, które zostaną zawarte w certyfikacie.
Kwalifikowany e-podpis mogą wydawać jedynie podmioty spełniające restrykcyjne kryteria jakości oraz bezpieczeństwa, znajdujące się na liście kwalifikowanych dostawców usług uwierzytelniających NCCert. Podpis kwalifikowany ma wiele zastosowań, zarówno w relacjach B2A jak i B2B . Jednym z nich jest obowiązkowe przesyłanie drogą elektroniczną sprawozdań i dokumentów finansowych, podpisanych cyfrowo przez członków zarządu spółki.
Na czym polega elektroniczne składanie sprawozdań?
Od 1 października 2018 roku sprawozdania elektroniczne można złożyć wyłącznie w formie cyfrowej. Założeniem projektu było przyspieszenie obiegu dokumentów finansowych dzięki wykorzystaniu potencjału wynikającego z cyfryzacji tradycyjnego obiegu dokumentów. Jak złożyć elektronicznie sprawozdanie finansowe do KRS?
ePodpis czy ePUAP – co używać do podpisania e-sprawozdań?
Zgodnie z art. 45 ustawy o rachunkowości, sprawozdanie finansowe należy złożyć wyłącznie w formie elektronicznej oraz uwierzytelnić je jedną z dwóch dostępnych metod:
- Za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego np. SimplySign od home.pl
- Za pośrednictwem platformy ePUAP
Czym różnią się oba rozwiązania?
Między kwalifikowanym podpisem elektronicznym a profilem zaufanym można wyróżnić wiele różnic, które wpływają na użytkowanie oraz potencjał obu narzędzi. W kontekście wysyłania sprawozdań do KRS, do najważniejszych z nich należą:
Dlaczego obywatelom zagranicznym rekomenduje się podpis kwalifikowany?
Jednym z dwóch narzędzi, akceptowanych przez Ministerstwo Finansów, w celu podpisania sprawozdania finansowego jest Profil Zaufany. Jest to zestaw danych przypisanych do konkretnej osoby, które pozwalają na uwierzytelnienie danej jednostki we-usługach oferowanych przez administrację publiczną w Polsce. Profil Zaufany jest chroniony dwuskładnikowym uwierzytelnieniem w postaci loginu do profilu oraz kodu sms, każdorazowo wysyłanego podczas nowo podjętej interakcji.
Założenie Profilu Zaufanego dla obywatela Polski jest procesem prostym. Za pomocą formularza online należy wypełnić swoje dane, a następnie wybrać się do odpowiedniego punktu uwierzytelnienia, np. urzędu, w celu potwierdzenia dyspozycji założenia konta. Sprawa, jest jeszcze prostsza, gdy posiadamy podpis kwalifikowany lub konto w jednym z wskazanych przez ministerstwo banków. W tej sytuacji przyjmuje się uwierzytelnienie użytkownika za wystarczające, dzięki czemu cały proces można przejść online.
Jednym z wymogów założenia Profilu Zaufanego jest posiadanie przez wnioskodawcę numeru identyfikacyjnego PESEL. Nie jest to problem w przypadku obywateli Polski, którzy otrzymują numer PESEL z urzędu w dniu sporządzenia aktu urodzenia. Problematyczna staje się sytuacja, gdy jeden bądź kilku członków zarządu jest obywatelem innego kraju niż Polska i nie posiada numeru identyfikacji PESEL. Istnieje możliwość uzyskania numeru PESEL przez obcokrajowca, natomiast jest to dodatkowa procedura wydłużająca proces uzyskania dostępu do Profilu Zaufanego.
Drugą możliwością uzyskania profilu zaufanego bez PESEL jest uwierzytelnienie tożsamości za pomocą ważnego certyfikatu kwalifikowanego. Stąd w celu szybkiego i efektywnego wypełniania obowiązku składania podpisanych sprawozdań finansowych rekomenduje się podpis kwalifikowany, np. SimplySign od home.pl. Pozwala on nie tylko na podpisywanie sprawozdań i dokumentów, ale również posiada wiele dodatkowych funkcji, które mogą być wykorzystywane w kontakcie w partnerami biznesowymi czy administracją.
Podpis kwalifikowany dla obcokrajowca bez numeru PESEL – jak wygląda procedura?
Procedura uzyskania podpisu kwalifikowanego dla obcokrajowca nieposiadającego numeru PESEL jest analogiczna jak proces dla obywatela Polski. Istotną różnicą jest dokument uwierzytelniający, którym posługuje się wnioskodawca. W tym przypadku, akceptowany będzie dowód osobisty państwa pochodzenia wnioskodawcy bądź paszport. Po zakupieniu certyfikatu kwalifikowanego należy wypełnić wniosek o wydanie e-podpisu, a następnie zweryfikować swoją tożsamość na podstawie dowodu osobistego bądź paszportu, jedną z trzech dostępnych metod:
- W punkcie Potwierdzania Tożsamości, np. eSIGN;
- U Notariusza;
- W polskim Konsulacie.
Po pozytywnym zweryfikowaniu tożsamości zostaje wydany certyfikat kwalifikowany. Od tego momentu można podpisywać elektronicznie sprawozdania oraz dokumenty finansowe, również w sytuacji, gdy jeden bądź wielu członków zarządu nie posiada numeru PESEL.
Jak zweryfikować tożsamość obcokrajowca przebywającego poza granicą Polski?
W celu wydania kwalifikowanego certyfikatu podpisu elektronicznego, tożsamość można zweryfikować również poza granicą Polski, w siedzibie notariusza znajdującego się na liście:
Notarialne potwierdzenie tożsamości powinno zostać sporządzone w jednym z poniższych języków:
- polski;
- angielski;
W przypadku braku możliwości sporządzenia notarialnego potwierdzenia tożsamości w jednym z powyższych języków, do wniosku o wydanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego należy dołączyć tłumaczenie sporządzone przez tłumacza przysięgłego.
