Komunikaty prasowe niezmiennie pozostają jednym z najpopularniejszych sposobów kontaktu z mediami. Dzięki nim przekażesz do lokalnej (i nie tylko) prasy ważnego newsa na temat nowej usługi lub produktu. To jednak, czy zostanie on opublikowany i finalnie trafi do odbiorców, zależy od atrakcyjności tematu i jakości samej informacji. A ta musi być po prostu DOBRA. Tylko co to właściwie znaczy?
Mailing informacji prasowych nie jest zarezerwowany tylko dla rzeczników prasowych, PR-owców czy marketingowców. Łatwo wyobrazić sobie sytuację, w której firmy czy organizacje nie zatrudniają nikogo z powyższych. Co wówczas? Za napisanie i kolportaż newsa trzeba wziąć się samemu. Na początku może nie być to łatwe, ale trud opłaci się w momencie publikacji.
Do kogo kierować komunikat prasowy?
Kluczem do publikacji jest atrakcyjny temat, który zainteresuje nie tylko samego dziennikarza, ale przede wszystkim jego czytelników, słuchaczy czy widzów. Temat musi być aktualny, interesujący, istotny, unikalny i potraktowany bezstronnie. Ważna jest także odpowiednia grupa docelowa. Sytuacja, w której dziennikarz sportowy dostaje e-mail z informacją o wprowadzeniu na rynek nowego modelu robota kuchennego nie zaowocuje artykułem, audycją ani wzmianką. Co najwyżej pozostawi niesmak i oznaczenie Twojego adresu e-mail jako SPAM.
Zanim napiszesz – pomyśl, do kogo i co chcesz powiedzieć. Poszukaj redakcji, blogerów czy portali internetowych, które mogłyby być zainteresowane Twoim newsem. Często na stronach internetowych administratorzy publikują adresy mailowe dedykowane wysyłkom komunikatów. Odpowiednie określenie grup docelowych, a co za tym idzie także tonu samej informacji, to pierwszy krok do sukcesu.
Piramida i 5W – forma komunikatu
Po pierwsze temat, po drugie forma. Wiemy już do kogo i o czym chcesz pisać. Zostaje nam odpowiedź na pytanie: „jak?”. Informację prasową rozpoczyna tytuł, który musi być obietnicą złożoną odbiorcy. Idealny nagłówek przykuwa uwagę i zachęca do dalszej lektury.
Zaraz pod tytułem znajduje się lead, który w kilku zdaniach powinien wprowadzić czytelnika do rozwinięcia, które zajmuje w standardowym komunikacie najwięcej miejsca. To tam wyczerpujemy temat zasygnalizowane we wstępie, trzymając się tzw. zasady odwróconej piramidy. Oznacza ona, że na początku tekstu powinniśmy umieszczać informacje najważniejsze, przechodząc kolejno do treści mniej istotnych (ale nie nieistotnych!). W tej strategii chodzi o to, by dziennikarz od samego początku wiedział, co chcemy mu powiedzieć. Tym sposobem nawet, jeśli z jakiegoś powodu przestanie czytać już w połowie, będzie miał świadomość, czego dotyczył nasz e-mail i – być może – jeszcze do niego wróci.
Warto także pamiętać o kolejnej „złotej regule” tworzenia tzw. pressów – tzw. zasadzie 5x W. Za enigmatycznym skrótem kryje się po prostu kilka pytań, na które odpowiedzi czytelnik znaleźć powinien już na początku informacji – najlepiej w leadzie. Dlaczego 5W? To proste! Who? What? When? Where? Why? = Kto? Co? Kiedy? Gdzie? Dlaczego / Po co?
Informację prasową kończymy podpisem (koniecznie z danymi kontaktowymi, np. numerem telefonu) i datą, która świadczy o aktualności newsa. Jeśli posiadamy materiały dodatkowe (np. wykresy, zdjęcia, infografiki), możemy je dołączyć do wiadomości, pamiętając jednak o tym, by nasz e-mail nie był zbyt „ciężki”. Nikt przecież nie lubi skrzynek zapchanych ogromnymi załącznikami.
Jak długi powinien być komunikat prasowy?
Idealna informacja prasowa nie może być zbyt długa. Dziennikarze zazwyczaj cierpią na brak czasu i na pewno nie poświęcą nielicznych wolnych chwil na lekturę wielostronicowych komunikatów. Nie oznacza to jednak, że informacje powinny być maksymalnie krótkie. Powinny być skrojone na miarę, czyli długie na tyle, na ile to konieczne. Nie da się (niestety) zmierzyć tego linijką. Jedynym miernikiem musi być intuicja autora poparta szczerym feedbackiem (np. współpracowników). Warto także pamiętać, że czasem mniej znaczy więcej.
Napisałem i wysłałem komunikat prasowy, ale nikt go nie opublikował – dlaczego?
Musisz wiedzieć, że tak może się zdarzyć. Czasem najlepiej napisane informacje prasowe, które dotykają naprawdę atrakcyjnych tematów nie doczekają się publikacji. Powodów może być wiele – od braku miejsca w gazecie/ programie, po nagłą chorobę dziennikarza. Nie oznacza to jednak, że nie warto informować mediów o tym, co ważne. Satysfakcja z publikacji, nawet jeśli miałaby być to krótka wzmianka po piątym wysłanym komunikacie, wynagrodzi Ci wszystkie trudności!
