Koronawirus COVID-19 w szybkim tempie rozprzestrzenia się w Europie. W Polsce odnotowano pierwsze przypadki zachorowań. Ze względów epidemiologicznych oraz przeciwdziałających rozprzestrzenianiu się wirusa w Polsce przygotowano i wdrożono specjalną ustawę, wprowadzającą w kodeksie pracy formę przymusowej pracy zdalnej, zleconej pracownikowi przez pracodawcę. Jak przygotować zespół oraz organizację do szybkiego przejścia w tryb pracy zdalnej? Sprawdź poniższe narzędzia pozwalające zachować ciągłość pracy w sytuacji konieczności wysłania pracowników na tryb pracy home office (pracy zdalnej).
Polski rząd wprowadza ustawę przeciwdziałającą rozprzestrzenianiu się COVID-19
Na początku marca w szybkim tempie przeprocesowano w sejmie I, II i II czytanie nowej ustawy, której celem jest profilaktyka, zwalczanie i przeciwdziałanie rozprzestrzenianiu się wirusa COVID-19. 3 marca ustawa przyjęta przez Sejm trafiła na ręce Marszałka Senatu oraz Prezydenta RP. Nowe przepisy zyskały poparcie obu organów i weszły w życie 8 marca 2020.
Jedną z głównych przyczyn zachorowań jest bezpośredni kontakt z osobą zarażoną koronawirusem, stąd w nowej ustawie znalazły się m.in. zapisy dotyczące możliwości pracy zdalnej. Dają one pracodawcom m.in. możliwość przymusowej zmiany trybu pracy pracownika na pracę zdalną w związku z działaniami prewencyjnymi przeciwko koronawirusowi. Nowe przepisy uzupełniły ustawę z 5 grudnia 2008 regulującą kwestie zapobiegania oraz zwalczania zakażeń i chorób zakaźnych u ludzi.
Jakie narzędzia wspierają pracę zdalną w organizacji?
W sytuacji konieczności oddelegowania części pracowników bądź całych działów na tryb pracy zdalnej, organizacja musi w pierwszej kolejności przygotować odpowiednie narzędzia i infrastrukturę (m.in. usługi VPN) w celu zachowania ciągłości obsługi klienta, dobrej komunikacji i współpracy zespołów. Poniżej przedstawiamy rekomendowane narzędzia, dzięki którym przejście na tryb pracy zdalnej będzie bardziej komfortowe.
Narzędzia do pracy zdalnej z dokumentami i współdzielenia zadań
Jednymi z głównych narzędzi polecanych do pracy z domu są pakiety Office365 oraz Google Workspace. Oba rozwiązania to najpopularniejsze rozwiązania dla tzw. home office na świecie. Kluczowe funkcje w obu pakietach to m.in. dostęp do plików i dokumentów z dowolnego urządzenia, pracę współdzieloną z innymi pracownikami, odbieranie i wysyłanie emaili oraz kontakt za pośrednictwem czatów i wideokonferencji w pełni online. Oba rozwiązania są wyposażone w pełen pakiet programów biurowych, takich jak m.in:
Tworzenie dokumentów:
- Word;
- Dokumenty Google;
Tworzenie arkuszy kalkulacyjnych:
- Excel;
- Arkusze Google;
Tworzenie prezentacji:
- PowerPoint;
- Prezentacje Google.
Zarówno Office jak i Google Workspace oferują dla każdego użytkownika przestrzeń wirtualną w chmurze, w której przechowa i edytuje pliki bez konieczności fizycznego ich posiadania na dysku twardym. Pracownicy mogą mieć do niej dostęp zarówno ze sprzętu służbowego, jak i prywatnego z każdego miejsca na ziemi za pośrednictwem komputera, smartfona czy tabletu.
Komunikatory firmowe do pracy zdalnej – Microsoft Teams i Google Hangouts
Ważnym aspektem codziennej pracy w biurze jest komunikacja, a wprowadzenie trybu pracy zdalnej z pewnością wpływa na ten element negatywnie (np. w sytuacji, gdy pracujesz w dużym zespole projektowym). Zarówno Office 365 jak i Google Workspace posiadają wbudowane komunikatory biznesowe, które są w stanie w pełni sprostać potrzebom nie tylko małych i średnich firm, ale również dużych korporacji i urzędów administracji publicznej.
Microsoft Teams – najważniejsze funkcje ułatwiające pracę zdalną
Microsoft Teams to komunikator biznesowy wchodzący w pakiet Office 365, dzięki któremu:
- przeprowadzisz rozmowy w formie chatu lub wideokonferencji z dowolnym pracownikiem w firmie,
- prześlesz pliki dokumentów lub obrazy,
- umówisz i skonfigurujesz spotkania w kalendarzu oraz zaprosisz na nie innych członków organizacji – doskonale sprawdza się do umawiania wideokonferencji.
Microsoft Teams to jedna aplikacja, z której skorzystasz zarówno w formie osobnej aplikacji jak i za pomocą przeglądarki, po zalogowaniu na konto Office 365. Teams skupia w sobie wszystkie najważniejsze narzędzia z punktu widzenia komunikacji w biznesie i administracji, zapewnia bardzo wysoki poziom dostępności oraz sprawną wymianę informacji.
Google Hangouts – biznesowy komunikator, czat i narzędzie do pracy zdalnej
Aplikacja Hangouts to łatwy w obsłudze i wygodny komunikator wbudowany w pakiet narzędzi Google Workspace. Podobnie jak w przypadku Microsoft Teams, wykonasz z jego pomocą połączenia audio i wideo, chaty pisane oraz zaprosisz do udziału w rozmowie użytkowników zewnętrznych (np. partnerów biznesowych, klientów etc.). Z aplikacji Hangouts skorzystasz zarówno w przeglądarce internetowej, jak i za pomocą dedykowanej aplikacji mobilnej na systemu Android i iOS.
Ciekawą alternatywą dla Hangouts jest Google Meet, dzięki któremu zorganizujesz szkolenia zdalne dla większej liczby użytkowników. To świetne narzędzie dla szkoleniowców lub trenerów organizujących takie wydarzenia.
Współdzielenie dokumentów za pomocą OneDrive, Google Drive i Dropbox
Podczas gdy pracownicy są rozlokowani poza siedzibą firmy ważną kwestią jest zapewnienie bezpiecznej i wydajnej przestrzeni wirtualnej, dzięki której grupa pracowników będzie swobodnie wymieniać, tworzyć i udostępniać dokumenty bez niepotrzebnego wysyłania kolejnych wersji plików na adresy email. Polecanymi rozwiązaniami dla biznesu, zapewniającymi wysoką efektywność podczas pracy zdalnej są:
Microsoft OneDrive dla firm – szyfrowana przestrzeń wirtualna dla biznesu
Przestrzeń OneDrive to rozwiązanie stworzone przez eksperta tworzenia narzędzi dla biznesu – firmę Microsoft. Jest ono w pełni kompatybilne z aplikacjami takimi jak Word, Excel oraz PowerPoint, ale oczywiście nie ogranicza Cię do udostępniania tylko plików zapisywanych w tych programach. Dzięki silnemu szyfrowaniu przechowywanych w chmurze danych firmy korzystające z Microsoft OneDrive mają pewność, że ich dokumenty i pliki są bezpieczne nawet jeżeli pracownicy mają do nich dostęp z domu lub z użyciem smartfona.
Google Drive – przestrzeń w chmurze z kopią zapasową danych do 25 dni
Google Drive to przestrzeń wirtualna dostarczana wraz z pakietem Google Workspace, w której skorzystasz z dowolnego urządzenia z dostępem do sieci. Ważnym aspektem ułatwiającym pracę w grupie podczas pracy z domu jest fakt, iż Google Drive oferuje współdzielenie dokumentów przez pracowników, tworzenie ich oraz historię zapisanych zmian w czasie rzeczywistym. Od niedawna Google Drive wspiera również formaty dokumentów, zapisane wcześniej w Office 365.
Dropbox Business – chmura dla wymagających
Dropbox to funkcjonalna przestrzeń wirtualna w chmurze, z której skorzystasz na komputerze, smartfonie oraz tablecie. Mocną stroną usługi Dropbox jest szyfrowanie połączenie 256-bitowym kluczem AES i SSL/TLS. To zapewnia bardzo wysoki poziom poufności i bezpieczeństwa danych firmowych. Dropbox oferuje pełną kompatybilność dla dokumentów programu Office 365, a dodatkowo posiada funkcję kopii zapasowej do 180 dni wstecz. Jedną z funkcji wchodzących w skład usługi jest Paper – edytor dokumentów tekstowych oraz notatek.
TeamViewer – narzędzie polecane dla działów technicznych oraz obsługi klienta
TeamViewer jest prostym w obsłudze narzędziem do udzielania zdalnej pomocy na komputerze drugiego użytkownika. W sytuacji, gdy z powodu pracy zdalnej część lub cały zespół przebywają poza siedzibą firmy bardzo ważnym aspektem jest zachowanie możliwości dostępu do sprzętu służbowego przez np. dział techniczny w firmie. TeamViewer wewnątrz firmy umożliwia m.in.:
- zdalne naprawienie komputera bądź oprogramowania;
- zdalne rozwiązanie problemu technicznego;
- zdalną instalację nowego oprogramowania;
- zdalne skonfigurowanie sprzętu;
- zdalne dokonanie aktualizacji;
- zdalne wpisanie hasła administratorskiego i wiele więcej.
Dodatkowo, TeamViewer może być również z powodzeniem wykorzystywany z domu w kontakcie z klientem przez pracownika wsparcia technicznego. Dzięki bardzo prostej procedurze połączenia się z komputerem zewnętrznym, pracownik może z powodzeniem przeprowadzić naprawę, instalację, konfigurację lub szkolenie, przebywając poza siedzibą firmy, np. z domu. Z aplikacji TeamViewer korzystamy również w naszej firmie i bardzo ją polecamy!
Podpisywanie dokumentów na odległość – mobilny podpis elektroniczny
Światowa Organizacja Zdrowia (WHO) zaleca unikanie dużych skupisk ludzi oraz ograniczenie uczestnictwa w spotkaniach, konferencjach i innych ryzykownych wydarzeniach. W przypadku:
- kadry menadżerskiej,
- właścicieli jednoosobowych działalności gospodarczych,
- przedstawicieli wolnych zawodów,
- szefów firm,
- dyrektorów jednostek administracji publicznej,
- pozostałych osób decyzyjnych.
bardzo istotne jest posiadanie narzędzia do zdalnego podpisu. W przypadku pozostawania poza siedzibą firmy bądź jednostki administracyjnej właściciel zdalnego podpisu kwalifikowanego podpisze dokument elektronicznie. Mobilnym podpisem elektronicznym można podpisać m.in.:
- Umowy;
- Regulaminy;
- Dyspozycje;
- Upoważnienia;
- Raporty,
- Dokumenty księgowe,
- Oraz wszystkie inne dokumenty, które wymagałby tradycyjnego podpisu.
Dokument elektroniczny podpisany podpisem kwalifikowanym z punktu widzenia prawa ma takie same właściwości, jak podpis złożony na papierze. Jego największą zaletą jest to, że można go natychmiastowo przesłać w dowolne miejsce na świecie, działa na równi z podpisem odręcznym oraz to, że podpis można złożyć zdalnie, wystarczy:
- Komputer lub urządzenie mobilne (smartfon/tablet).
- Ważny certyfikat kwalifikowany SimplySign.
Czy praca zdalna jest efektywna?
Nie ulega wątpliwości, że sytuacja związana z epidemią koronawirusa COVID-19 jest dużym sprawdzianem dla każdej firmy, która opierała się wcześniej na pracy stacjonarnej w biurze lub wynajętej przestrzeni. Przejście na tryb zdalny wymaga od nich – jeżeli nie opracowały wcześniej odpowiednich procedur – sprawnej reorganizacji i użycia nowych narzędzi. Warto jednak pamiętać, że praca zdalna to dzisiaj nowoczesne podejście do służbowych obowiązków, a coraz większa część małych przedsiębiorców pracuje właśnie w domu.
Użycie odpowiednich narzędzi do pracy zdalnej w przypadku większych firm rozwiąże zdecydowaną większość problemów komunikacyjnych, poza fizyczną obecnością i rozmową twarzą w twarz.
