Za nami kolejny webinar specjalny organizowany przez home.pl w ramach cyklu praca zdalna. Podczas spotkania omówione zostały narzędzia i rozwiązania ułatwiające obsługę kadrową pracowników w dobie pracy zdalnej. Webinar poprowadziły Justyna Ławrynowicz – lider zespołu kadr i płac w home.pl i Ewa Wasiluk – specjalista ds. kadr w home.pl. Poniżej publikujemy odpowiedzi na pytania zadane przez uczestników podczas spotkania online.
Jakie mają Państwo systemy kadrowo-płacowe oraz rejestru czasu pracy?
Obecnie pracujemy na systemie kadrowo-płacowym Symfonia Forte (Sage) oraz na systemie do planowania, rejestracji i rozliczania czasu pracy PlanQ (Intraworq).
Czy klauzulę dot. RODO (o monitoringu) można umieścić w umowie o pracę?
Kodeks pracy w art. 29 par. 1 konkretnie nam wskazuje, co powinno się znaleźć w treści umowy pracy tj. : “strony umowy, rodzaj umowy, datę jej zawarcia oraz warunki pracy i płacy, w szczególności: 1) rodzaj pracy; 2) miejsce wykonywania pracy; 3) wynagrodzenie za pracę odpowiadające rodzajowi pracy, ze wskazaniem składników wynagrodzenia; 4) wymiar czasu pracy; 5) termin rozpoczęcia pracy”. O konieczności powiadomienia pracownika na piśmie o stosowaniu monitoringu w zakładzie pracy przed rozpoczęciem przez niego pracy mówi z kolei art. 222 par. 8.
Klauzula informacyjna na temat przetwarzania danych osobowych w ramach monitoringu powinna być jednym z osobnych dokumentów, z jakim zapoznaje się pracownik, podpisując umowę o pracę. Dodatkowo obowiązkowo musi się znaleźć w aktach osobowych pracownika.
W pytaniu nie wyjaśniono, o jaki monitoring chodzi. Jeśli mowa o monitoringu wizyjny, informacja o nim powinna być widoczna przy wejściu do firmy.
Jak home office wykazywany jest w ewidencji czasu pracy?
Ewidencja czasu pracy powinna zawierać liczbę godzin pracy, którą pracownik przepracował, czyli ewidencję pracy w poszczególnych dobach. Oznacza to konieczność ewidencji każdego przepracowanego przez pracownika czasu, w tym pracy w niedzielę i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z pięciodniowego tygodnia pracy. Należy również ewidencjonować dyżury, urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy. Pracę zdalną oznacza się na zasadach ogólnych poprzez oznaczenie godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy w danej dobie. Pracodawca może oznaczyć daną pracę jako pracę zdalną dla własnej wiadomości, ale nie ma takiego obowiązku.
W przypadku home.pl nie ma potrzeby specjalnego rozróżnienia pracy w systemie home office, ponieważ rejestracja czasu pracy niczym nie różni się do tej w biurze. Pracownicy normalnie rejestrują swój czas pracy za pomocą systemu do rejestracji czasu pracy.
Czy nie zmieniła się opinia GIS w sprawie badań? Czy obecnie wystawia się skierowanie, a pracownicy po zakończeniu okresu pandemii muszą zrobić badania w czasie do 60 dni?
Faktycznie z powodu pojawienia się nowych regulacji prawnych Główny Inspektor Pracy odwołał swoje wcześniejsze stanowisko z dnia 16.03.2020 r., w którym była mowa o obowiązku terminowego wystawiania skierowań na badania okresowe i odsyła nas do przepisów znowelizowanej 16.04.2020 tzw. tarczy antykryzysowej, w której o skierowaniach nie ma mowy.
Nie popełnimy jednak błędu, jeżeli skierowanie wystawimy. Może to ułatwić nam kontrolę nad terminowością badań i będzie również informacją dla pracownika, że po zakończeniu epidemii lub stanu epidemicznego powinienem badania okresowe wykonać, zgodnie z przepisami, w ciągu 60 dni. Warto tez pamiętać, że nadal istnieje obowiązek wykonywania badań wstępnych i kontrolnych.
Gdy to szef firmy szkoli pracowników w zakresie BHP, to kto wówczas wystawia zaświadczenie?
Należałoby rozróżnić o jakim szkoleniu mówimy i jaki jest stan zatrudnienia w zakładzie pracy. Obecnie pracodawca może pełnić rolę służby BHP jeżeli ma do tego ukończone odpowiednie szkolenie BHP, zatrudnia do 50 pracowników włącznie (od 2019 r., wcześniej ta liczba była mniejsza) i zakład pracy zalicza się do maksymalnie trzech kategorii ryzyka. W takiej sytuacji pracodawca może przeprowadzać szkolenie wstępne ogólne BHP i co za tym idzie wystawiać zaświadczenia. Może również przeprowadzać instruktaż stanowiskowy. Natomiast nie może wykonywać szkoleń okresowych.
Jeżeli w trakcie home office pracownik ulegnie wypadkowi, to czy należy zaklasyfikować go jako wypadek przy pracy?
Każdorazowo Pracodawca zobowiązany jest do wyjaśnienia przyczyn i okoliczności wypadku. W tym celu powołuje zespół powypadkowy, w skład którego wchodzą pracownik służby BHP i społeczny inspektor pracy, a jeśli takiego nie mamy, to przedstawiciel pracowników. Zespół dokonuje prawnej kwalifikacji zdarzenia. Jeżeli zdarzenie spełnia kryteria prawnej definicji wypadku przy pracy, to może być ono uznane za wypadek przy pracy. Praca w domu nie wyklucza możliwości zaistnienia wypadku przy pracy.
Czy dobrze zrozumiałam, że do systemu KP jest importowany arkusz Excel z danymi kandydata do pracy?
Należy odróżnić kandydata do pracy od pracownika. Pracownikiem jest osoba, która podpisze umowę o pracę. Zatem, za pomocą aplikacji FORMS zbieramy dane nowych pracowników (np. różne oświadczenia, nr rachunku bankowego lub identyfikator podatkowy), które potem możemy uzyskać z aplikacji FORMS w formie arkusza EXCEL. Taki arkusz, za pomocą specjalnie przygotowanego raportu importujemy do systemu kadrowo-płacowego. Dzięki temu mamy w systemie te same dane, które podali nam nowi pracownicy. W związku z tym dane kandydatów do pracy zbieramy w innym formularzu FORMS jeszcze przed przyjęciem do pracy i są to tylko dane wymagane zgodnie z prawem do podpisania umowy o pracę. Te dane importujemy arkuszem EXCEL do szablonów dokumentów w WORD i za pomocą korespondencji seryjnej przygotowujemy cały zestaw dokumentów na przyjęcie dla wszystkich pracowników dosłownie kilkoma kliknięciami myszki.
Czy skierowanie na badanie będzie ważne? Nikt go nie zakwestionuje, mimo że data wystawienia jest przykładowo 3 m-ce wcześniej?
Żadna ustawa nie reguluje kwestii ważności skierowań na badania medycyny pracy, również nie znajdziemy takiego przepisu w tzw. tarczy czyli “Ustawie z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych”. Poszczególne placówki medyczne wykonujące badania profilaktyczne z zakresu medycyny pracy mogą mieć własne wewnętrzne wytyczne w tej kwestii. Natomiast w obecnej, nadzwyczajnej sytuacji możemy domniemywać, że jeżeli przedłużają się terminy ważności badań, to skierowanie na nie również będzie ważne.
