Webinary

Praca zdalna – jak przygotować pracowników i utrzymać motywację – odpowiadamy na pytania z webinaru

Za nami webinar specjalny, organizowany przez home.pl, w ramach cyklu Praca zdalna. Godzinne spotkanie online, tym razem powstało z myślą o nowej formie pracy, jaka spotkała wiele firm – pracy zdalnej. Ostatni webinar, poprowadzony przez Dyrektor Działu HR home.pl – Annę Miśko, cieszył się wyjątkowym zainteresowaniem. Uczestnicy mieli też sporo pytań. Poniżej publikujemy odpowiedzi na każde z nich, których udzielili eksperci home.pl

SPIS TREŚCI

Z czego korzystacie jeżeli chodzi o obsługę maili – macie jednego wspólnego maila, jak się dzielicie tymi mailami?

Jeśli chodzi o obsługę maili mamy do tego dedykowany system, który odpowiednio dzieli maile i segreguje je, automatycznie przydzielając do odpowiednich „koszyków” (np. po temacie wiadomości).
Na co dzień wszyscy korzystamy z Microsoft Office 365 wraz z pocztą Exchange, w ramach której każdy pracownik posiada własną imienną skrzynkę pocztową oraz adresy – aliasy takie jak np. sprzedaż, do której przynależy kilka sprzedawców danego produktu. Jeśli taki mail trafia na kolejkę wystawia się w systemie zadanie i przypisuje go odpowiedniej osobie, aby skontaktowała się z klientem.
Bez takiego systemu można działać wraz z pakietem Office 365 i pocztą Exchange, tworząc zadania w aplikacji Outlook i przypisując je do konkretnej osoby.

Co możecie polecić do pracy zdalnej w szkołach (np. podstawówce)?

Do pracy zdalnej odpowiednia będzie bezpłatna wersja pakietu Office 365 dla szkół w wersji A1, czyli takiej, która zawiera aplikacje dostępne online (Word, Excel, PowerPoint) oraz Microsoft Teams – czyli komunikator, który pozwala tworzyć zespoły i komunikować się za pomocą czatu lub wideokonferencji.
W ramach licencji otrzymuje się także pocztę e-mail Exchange o pojemności 100GB. Aby porozmawiać z naszymi specjalistami o tej usłudze wystarczy wejść na stronę https://home.pl/office365/ i rozpocząć rozmowę na czacie lub zadzwonić na infolinię: +48 91 432 55 72.
Poza tym stworzyliśmy także własną platformę e-learnigową, specjalnie dla szkół https://homecloud.pl/uslugi/edukacja/, o której wszystkiego dowiecie się pod powyższym linkiem.

Co to są Vpieny? Nie wiem czy dobrze napisałam, bo to nowe pojęcie dla mnie. Padło na początku.

VPN (Virtual Private Network) to wirtualna sieć, która chroni dane użytkownika połączonego z Internetem, używając specjalnego szyfrowania.

Wiele firm korzysta z sieci VPN, aby bezpiecznie przenosić wrażliwe dane przez Internet, znacznie zwiększając bezpieczeństwo transferu pomiędzy sieciami lub też ograniczać dostęp do pewnych informacji właśnie przez wybrane połączenie z danym adresem IP – czyli tym przysłowiowym „tunelem”.
W home.pl część stron, które są powiązane z systemami wewnętrznymi, ma zablokowany dostęp bez połączenia poprzez firmowy VPN.

Jakie narzędzia do pracy zdalnej zdecydowanie polecacie?

To co możemy polecić, to narzędzia, z których oczywiście sami korzystamy 😊
Czyli:

Office 365 – pakiet Microsoft, który zawiera w sobie wszystkie potrzebne narzędzia – pocztę, komunikator firmowy oraz narzędzia, które działają zarówno na komputerze, jak i online. Pakiet pozwala nam m.in. na pracę na jednym dokumencie w tym samym czasie. Jest to bardzo przydatne przy projektach, w których bierze udział większa liczba osób. Dla szkoły istnieją bezpłatne pakiety (A1), o którym wspomniałem wyżej. Zawiera on też już wspominany komunikator Microsoft Teams, który obecnie pozwala nam spotykać się online bez przeszkód i pracować niemalże tak samo jak w biurze.
https://home.pl/office365/

TeamViewer – program pozwalający na łączenie się zdalne z urządzeniami, głównie narzędzie przydatne informatykom i osobom, które wdrażają rozwiązania u klientów na odległość. Program pozwala na „przejęcie” komputera i wykonanie np. instalacji programu lub naprawienie błędu na odległość.
https://home.pl/teamviewer/

– Google Workspace – jest to odpowiedź Google na pakiet Microsoft Office. Jest to wersja biznesowa dobrze znanych aplikacji, takich jak Gmail (można używać własnej domeny, czyli adres nie kończymy @gmail.com, tylko domeną firmy), Dysk Google (z większą przestrzenią na dane od 30 GB do nawet nielimitowanej przestrzeni), dająca możliwość przeprowadzenia wideokonferencji nawet do 150 osób.
https://home.pl/g-suite/

Dodatkowa dawka informacji, na specjalnie stworzonej przez nas stronie – okazje.home.pl/

Co z działem sprzedaży, jak w tej sytuacji działacie z handlowcami?

Nasze działy sprzedażowe funkcjonują w oparciu o kontakt telefoniczny i/lub mailowy – dlatego obecna sytuacja nie wpływa na ich pracę. Nie mają potrzeby fizycznego spotykania się z naszymi klientami. Całość ich pracy polega na telefonach, videokonferencjach lub korespondencji mailowej.

Co z działem Księgowości, która musi mieć dostęp do fizycznej dokumentacji?

Dział księgowości również pracuje zdalnie. Początkowo był plan, by dziewczyny przychodziły raz na kilka dni do firmy, brały segregatory z dokumentami do zaksięgowania i robiły to w domu.

Jednak ze względu na ich bezpieczeństwo obecnie robią to w oparciu o skany dokumentów. Oczywiście jest to dla nich duże wyzwanie,  muszą się tego nauczyć, nie jest to też tak szybkie i sprawne jak w przypadku papierowych dokumentów. Ale z opowieści dziewczyn wiem, że idzie im to coraz lepiej.

Jak sobie poradzić z dużymi zespołami powyżej 40 osób – jak motywować tak dużą grupę?

Zarządzanie tak dużym zespołem jest wyzwaniem nie tylko podczas pracy zdalnej, ale i tej normalnej, biurowej. Moje rekomendacje na czas pracy zdalnej to:

– regularne, codzienne spotkania (e- spotkania)  z zespołem, podczas których omawiane są bieżące tematy, zadania realizowane przez poszczególne osoby, ale też pytanie o nastroje, problemy, wyzwania.

– co dwa-trzy dni -spotkania jeden na jeden z każdym z pracowników. Zapytanie się o samopoczucie, trudności jakie ma, problemy, których nie umie rozwiązać. Chodzi o zbudowanie, czy utrzymanie relacji z pracownikiem, okazanie mu swojego zainteresowania i troski. Myślę, że w tym trudnym czasie jest to bardzo ważne.

– jeśli to możliwe – organizowanie krótkich szkoleń online – wewnętrznych lub korzystać z bogatej obecnie oferty szkoleń zewnętrznych. Warto ten czas wykorzystać na to, by zespół zdobył nowe umiejętności – zarówno te twarde, techniczne, jak i z umiejętności miękkich. To sparwi, że zespół się zintegruje, ale też będzie miał poczucie sensu i rozwoju.

– pomyślałabym  o wspólnych aktywnościach niezwiązanych z pracą, np.: wspólna, wirtualna kawa o 12:00 lub lunch, wspólna wirtualna gra, czy wieczorne piwo (jeden z naszych zespołów tak świętował duży sukces)

– stworzenie wspólnej grupy na komunikatorze – gdzie możecie się wymieniać różnego rodzajami informacji: aktywności z dziećmi, dobre seriale, filmy, gry etc.

Jak radzicie sobie z zestresowanymi pracownikami? (zestresowani z powodu pandemii)

  1. Dać czas na adaptację pracownikom – czyli założyć, że nie będą na początku tak efektywni jak byli, bo muszą się dostosować do obecnej sytuacji.
  2. Dużą rolę odgrywają tu przełożeni – powinni pytać nie tylko o zadania jakie są realizowane, ale też o to jak pracownik się czuje, czego się obawia, co jest dla niego trudne. Czasami takie empatyczne wysłuchanie i danie przestrzeni do wypowiedzenia swoich lęków działa kojąco. Warto też mówić o tym, że te emocje przeżywa każdy z nas i dla każdego to nowa sytuacja.
  3. Dobrym pomysłem jest też wysyłanie do pracowników dobrych informacji związanych z obecną sytuacją, poniżej przykładowe zestawienie przygotowane i skopiowane z wiadomości Bloomberga:
  • Chiny zamknęły swój ostatni szpital koronaawirusowy. Nie ma wystarczająco dużo nowych przypadków do leczenia.
  • Lekarze w Indiach odnieśli sukces w leczeniu koronaawirusa. Kombinacja używanych leków: Lopinawir, Retonowir, Oseltamiwir wraz z chlorfenaminą. Będą sugerować ten sam lek, globalnie.
  • Naukowcy z Centrum Medycznego Erasmusa twierdzą, że znaleźli przeciwciało przeciwko koronaawirusowi.
  • 103-letnia chińska babcia dokonała pełnego wyleczenia z COVID-19 po 6 dniach leczenia w Wuhan w Chinach.
  • Apple ponownie otwiera wszystkie 42 chińskie sklepy, Cleveland Clinic opracowała test COVID-19, który daje wyniki w ciągu godzin, a nie dni.
  • Dobre wieści z Korei Południowej, gdzie spada liczba nowych przypadków.
  • Naukowcy w Izraelu prawdopodobnie zapowiadają opracowanie szczepionki koronaawirusowej.
  • 3 pacjentów z Maryland z koronawirusem w pełni wyzdrowiało i są zdolni do powrotu do codziennego życia.
  • Sieć kanadyjskich naukowców czyni doskonałe postępy w badaniach Covid-19.
  • Firma biotechnologiczna z San Diego opracowuje szczepionkę Covid-19 we współpracy z Duke University i National University of Singapore.
  • Pierwszy pozytywny przypadek COVID-19 w hrabstwie Tulsa został odzyskany. Ten osobnik miał dwa negatywne testy, co jest wskaźnikiem wyzdrowienia.
  • Zdaniem ekspertów Włochy są dotknięte kryzysem dlatego, że mają najstarszą populację w Europie.
  • Wszystkich 7 pacjentów, którzy byli leczeni w szpitalu Safdarjung w New Delhi, wyzdrowiało.
  • Osocze od nowo wyleczonych pacjentów z Covid-19 może leczyć innych zakażonych Covid-19.e.

*Skompilowane przez Piotr Rosinski z wiadomości Bloomberga.

4. Zachęcałabym też pracowników do aktywności fizycznej – nawet w domu – ruch powoduje obniżenie hormonu stresu – kortyzolu – jest to potwierdzone naukowo 😊 Ważne by ruch był regularny – najlepiej codziennie – wystarczy już 10 minut dziennie.

5. Sen – w tym czasie trzeba o niego wyjątkowo zadbać – pozwala nam się zregenerować, nabrać odporności i siły. Najlepiej spać min 8 h dziennie.

6. Dbanie o dobre odżywianie się – dużo warzyw i owoców oraz picie min 2 litrów wody

7. Kilka technik, które pozwolą obniżyć poziom stresu:

– oddychanie: Techniki oddechowe:

4 sekundy wdech

2 sekundy przytrzymanie powietrza w płucach

6 sekund wydech

2 sekundy pauza

I kolejna seria. 

– Wizualizacja pozytywnych scenariuszy, planowanie co zrobimy jak to się skończy. Samoizolacja w końcu się skończy! To co dzisiaj możemy zrobić to planować co zrobimy, gdzie pojedziemy, z kim się spotkamy, co zobaczymy. Planujmy to i starajmy to sobie wyobrazić. 

– Unikanie czytania cały czas wiadomości o pandemii. Załóż sobie, ze będziesz to sprawdzał raz, dwa razy dziennie, tylko ze sprawdzonych źródeł. To pomoże Ci przekierować uwagę na coś innego, sprawi, że łatwiej będzie Ci się skupić na innych tematach. Jeśli będziesz cały czas to robił – lęk będzie się nasilał. Nie znajdziesz informacji, które Cię uspokoją.

Czy można bezpłatnie dołączyć do waszych szkoleń online w ramach eksperymentu ? 🙂

Oczywiście! Zapraszamy do rejestracji na dowolnie wybrane, a może nawet wszystkie wydarzenia Akademii home.pl – https://webinary.home.pl/
Co bardzo ważne, już w najbliższych dniach pojawią się dodatkowe webinary w serii Praca zdalna.

Jak radzicie sobie ze spotkaniami w dużych grupach, np. powyżej 10 osób, gdzie w domowych warunkach dość łatwo o rozproszenie.

Nasze dotychczasowe doświadczenia mówią, że spotkanie na 23 osoby da się w miarę efektywnie przeprowadzić także online. To do czego namawiamy pracowników to włączanie kamery – dzięki temu ma się kontakt wzrokowy z uczestnikami, trudniej też „po cichu” opuścić spotkanie 😉 

Druga podpowiedź jest taka – by prowadzić spotkania w taki sposób, by każdy uczestnik miał swoją część do zaprezentowania, opowiedzenia – dzięki temu skupienie będzie większe.

Ale też zalecam obniżenie oczekiwań 😊 w takim sensie, że zakładanie, że podczas pracy zdalnej wszystko będzie tak dobrze działało jak podczas spotkań f2f jest nierealne i może rodzić niepotrzebną frustrację z dwóch stron. To wystarczająco trudny czas dla nas wszystkich, dlatego nie warto jeszcze podwyższać poziomu stresu nierealnymi oczekiwaniami.

A z takich ciekawostek: w przyszłym tygodniu planujemy zrobić live z naszym Zarządem dla 300 osób 😊 to będzie wyzwanie. Podczas spotkania pracownicy będą mogli zadawać pytania Zarządowi, a on zobowiązał się do odpowiedzenia na wszystkie😉 to też może być podpowiedź – wprowadzić do dużych spotkań element, który będzie interesujący dla większości uczestników.

Jak sobie radzić z problemem poczucia niesprawiedliwości wśród pracowników? Część osób korzysta z opieki nad dziećmi, część załatwiła sobie L4, a pozostali muszą pracować za siebie i kilka osób. Niektóre z tych osób jako że zastępują innych to muszą być w biurze. Na koniec wszyscy dostaną prawie takie samo wynagrodzenie, a jedni nie pracują i bezpiecznie siedzą w domu, a drudzy pracują dużo więcej a czasem narażają się dodatkowo na niebezpieczeństwo.

W pierwszej kolejności zastanowiłabym się, dlaczego osoby, które wzięły opiekę nad dziećmi lub zwolnienie to zrobiły? Jeśli dlatego, że nie mogą pracować z domu, nie mają co zrobić z dziećmi – jest to zrozumiałe.

Dlatego zastanowiłabym się na wprowadzenie pracy zdalnej i danie możliwości pracowania z domu. Tutaj też jest bardzo ważne to, by dać rodzicom możliwość pracowania w niestandardowych godzinach, w trybie przerywanym. Po to by mieli szansę zająć się dziećmi i jednocześnie wykonać swoją pracę.

Trzeba to tylko uczciwie i otwarcie im zakomunikować: słuchajcie, potrzebujemy Was, waszej pracy, nawet jeśli nie będzie ona tak efektywna gdybyście pracowali z domu. Dzięki temu wszyscy będziemy bezpieczniejsi, a funkcjonowanie naszej firmy nie będzie zagrożone.

Czy system wynagrodzenia uwzględnia długość czas u pracy przy komputerze? Czy raczej liczy się efektywność?

W firmie mamy kilka systemów czasu pracy, w zależności od specyfiki pracy danego działu. W przypadku osób zatrudnionych w zadaniowym systemie – tu patrzymy na wykonane zadania, nie ma znaczenia „czas spędzony przy komputerze”.

W przypadku zespołów obsługowych – tu oczywiście rytm pracy dyktują godziny wynikające z zaplanowanego grafiku –  i w tym sensie można powiedzieć, że wiąże się to też z „siedzeniem przy komputerze”  (tu praca jest organizowana przez telefony czy maile napływające od naszych Klientów).

Czy pracownicy korzystają z podpisu elektronicznego  w kontaktach z kadrami, księgowością?

Nie, nie korzystają. Radzimy sobie z podpisami na umowach o pracę lub aneksach do umów w taki sposób, że informację o zmianie warunków wraz z dokumentem wysyłamy mailem. Treść maila brzmi tak:

Z uwagi na konieczność działań prewencyjnych przed rozpowszechnieniem się pandemii koronawirusa i związane z nimi wprowadzenie pracy zdalnej, a co za tym idzie utrudniony kontakt osobisty,  przesyłam Ci w załączeniu treść przygotowanego porozumienia do umowy o pracę. Zapoznaj się z załącznikiem i odpowiedz na tego maila słowami: „Akceptuję uzgodnione warunki umowy o pracę”.

Pozwoli to nam zachować wymagany przepisami prawa termin zawarcia umowy o pracę w razie gdyby pojawiły się okoliczności utrudniające podpisanie na czas tych dokumentów. Dokumenty w formie papierowej podpiszesz z przełożonym jak tylko będzie taka fizyczna możliwość.

Pracownik odpisuje nam: akceptuję uzgodnione warunki umowy o pracę.

Dokumenty fizycznie podpiszemy, gdy wrócimy do biura.

Czy recepcja u Was w firmie funkcjonuje normalnie aby zachować ciągłość działania w kontekście obiegu dokumentów?

Przez pierwsze 1,5 tygodnia pracy zdalnej – pracowała normalnie. Jednak po tym czasie wprowadziliśmy dyżury. W tej chwili recepcja jest czynna 3 razy w tygodniu (poniedziałek, środa, piątek) w godzinach 10 – 14. Umówiliśmy się z pocztą, kurierami by tylko w tym terminie dostarczali nam korespondencję.

W czasie webinaru wspomniałaś coś na temat programu rozwojowego Bilet do Rozwoju. Czy jeśli to nie problem mogłabyś opowiedzieć więcej na temat tej inicjatywy ?

Jasne 😊 Początkowo program był adresowany tylko dla pracowników Działu Obsługi Klienta, jednak po roku jego funkcjonowania – reszta firmy też chciała do niego dołączyć i dzisiaj w programie uczy się ponad 100 osób. 

Bilet do Rozwoju to pewnego rodzaju wewnętrzne studia podyplomowe, z których skorzystać mogą pracownicy home.pl. Uczą się oni nowych zagadnień od swoich kolegów z innych działów. Dzięki temu atmosfera na zajęciach jest przyjazna i pełna zrozumienia, przy jednoczesnym zachowaniu najwyższych standardów. Bilet pozwala na przykład konsultantowi infolinii stać się w przyszłości programistą lub administratorem systemów Linux. Takie przykłady transferów z biura obsługi klienta do działów technicznych w naszej firmie naprawdę istnieją.

Na czym polega program? Są to bezpłatne szkolenia prowadzone przez profesjonalistów. Każda osoba, która zgłosi się do programu, może wybrać sobie jeden z kilku  kursów, tj: administracja systemami Linux, programowanie front-end, programowanie PHP, Grafika, Excel, Programowanie C/C++, Komunikacja i rozwój osobisty. Każdy kurs składa się z trzech etapów (podstawowy, średnio zaawansowany, zaawansowany). Żeby dostać się na wyższy poziom, trzeba z wynikiem pozytywnym zdać egzamin kończący ten niższy. Zajęcia będą odbywały się dwa razy w miesiącu po pracy. Poza zajęciami są też prace domowe, które uczestnicy muszą wykonywać by lepiej opanować materiał. Osobom, które zgłoszą się do programu żadnych warunków, nie podpisują żadnych „lojalek”. Wychodzimy z założenia, że wiedza, którą mogą zdobyć podczas projektu jest wystarczającym bonusem do zostania z nami 😊

Serdecznie zapraszamy do udziału w kolejnych webinarach home.pl

home.pl wspiera rozwój firm w Internecie

home.pl jest największym w Polsce dostawcą usług internetowych dla klientów biznesowych i indywidualnych. Jako członek globalnej grupy United Internet firma jest liderem branży również w Europie.

#wspieramyrozwójfirm

Dodaj komentarz