G Suite

Ulepszone narzędzia do pracy zdalnej w G Suite – poznaj lepszy dom do pracy

Wirtualne spotkania, elastyczne godziny pracy, możliwość pogodzenia obowiązków domowych z życiem zawodowym – to niewątpliwe część z wielu atutów, które posiada tryb pracy home office. Jednak taka forma pracy wymaga odpowiednio skonfigurowanych narzędzi, które będą wspierać efektywną pracę wykonywaną z domu. W odpowiedzi na te potrzeby Google wprowadził Lepszy dom do pracy – zintegrował najważniejsze narzędzia do pracy zdalnej: wideo, czat, email, zarządzanie plikami i zadaniami w G Suite.

Praca zdalna posiada wiele zalet, jednak istnieją także zagrożenia, które są już dostrzegane przez polski biznes. Pracownicy czują się przeciążeni z powodu konieczności analizowania dużych ilości informacji. Frustracji dopełnia fakt, że gdy pracują z domu, muszą łączyć słabo zintegrowane narzędzia z różnych, często nieznanych środowisk roboczych. Czy nie byłoby łatwiej, gdyby np. poczta email była doskonale zintegrowana z komunikatorem, czatem, narzędziami biurowymi czy listą zadań? Właśnie takie środowisko pracy przygotował Google, poprzez jeszcze lepsze zintegrowanie swoich narzędzi zgromadzonych w pakiecie G Suite.

Jak G Suite wpływa na jakość pracy zdalnej?

Nowy projekt Google, czyli lepszy dom do pracy to inteligentny i innowacyjny sposób, który łączy i integruje współpracowników, zadania oraz informacje.  W intuicyjny sposób pokaże Ci to, czego w tej chwili potrzebujesz, aby jak najlepiej wykorzystać swój czas. W lepszym domu do pracy G Suite zostały zintegrowane podstawowe narzędzia, takie jak wideo, czat, poczta e-mail oraz pliki i zadania, dzięki czemu użytkownicy pakietu otrzymają jeszcze łatwiejszy dostęp do zasób organizacji, w tym współpracowników, plików czy informacji. Zobacz, jak prezentuje się nowe rozwiązanie:

Wideokonferencje i czat w Gmailu

Podstawową kwestą nad którą skupił się Google była integracja między pocztą Gmail, czatem oraz wideo, czyli 3 podstawowymi filarami cyfrowej komunikacji w biznesie. Zmiany zaczęły od miejsca, w którym większość pracowników rozpoczyna codziennie pracę, czyli od skrzynki odbiorczej email. To co jest chyba najciekawsze i z pewnością spodoba się zespołom pracującym zdalnie to przeniesienie spotkań wideo bezpośrednio do skrzynki odbiorczej Gmail. Już teraz korzystając z biznesowej poczty Gmail w przeglądarce można bezproblemowo przejść do usługi Meet i czatować lub prowadzić wideokonferencje nie wychodząc z zintegrowanego środowiska pracy online, a już niedługo tę samą możliwość otrzymają polscy użytkownicy mobilnej poczty Gmail na Android oraz iOS.

Nowy design poczty Gmail na iOS i Android
Wizualizacja nowego menu z rozszerzoną funkcjonalnością poczty Gmail na iOS i Android

Pokoje w Gmail – przestrzeń wspólnej pracy i komunikacji w zespołach G Suite

Ulepszenie funkcjonalności poczty Gmail objęło również pokoje rozmów. Google dodał funkcje takie jak udostępnianie plików oraz zadań, dzięki czemu stworzone pokoje są jeszcze lepszym rozwiązaniem dla komunikacji dla funkcjonujących w firmie projektów lub dużych zadań. Udostępnienie szybkiego dostępu do współdzielonego czatu, istotnych dokumentów oraz zadań w jednym zintegrowanym środowisku znacząco ułatwi pracę w zespołach.  

To, co najistotniejsze w tej zmianie to fakt, że pokoje, które będzie można tworzyć bezpośrednio w czacie, mogą objąć nie tylko członków jednej firmy, ale również osoby spoza organizacji. Tym samym pokoje w Gmail stworzą doskonałą przestrzeń pracy także dla kontrahentów, klientów bądź rozproszonych zespołów projektowych składających się z osób z różnych firm.

Interfejs narzędzia Rooms w Gmail
Widok nowego interfejsu Pokoi (ang. Rooms) w Gmail

Jakby tego było mało, Google nie poprzestał wyłącznie na dodaniu tej nowej funkcjonalności do poczty Gmail. Aby pokoje były jeszcze bardziej użyteczne, zostały wyposażone w funkcję współpracy w czasie rzeczywistym. Dzięki temu zespoły pracujące w przestrzeni wirtualnego pokoju otrzymały opcję otwierania i wspólnej edycji dokumentu, bez konieczności opuszczania poczty Gmail, czyli tym samym bez niepotrzebnego przełączania się między oknami/ aplikacjami.

Pokoje w Gmail do pracy wspólnej
Pokoje w Gmail zostały doskonale dostosowane do potrzeb współpracy w rozproszonych zespołach, umożliwiając współdzielenie zadań i dokumentów w czasie rzeczywistym

Google nie ogranicza się wyłącznie do narzędzi znajdujących się w pakiecie G Suite. Już od dawna w G Suite uruchomisz i zapiszesz dokumenty stworzone w innych pakietach aplikacji biurowych min. Microsoft 365. Tym razem Google zintegrował również dostęp do innych aplikacji często wykorzystywanych w biznesie m.in. DocuSign Salesforce czy Trello, dzięki czemu użytkownicy będą mogli nimi zarządzać bezpośrednio z obszaru roboczego Gmail – w poczcie, na czacie czy w pokojach.

Integracja G Suite z Trello i Salesforce
Wizualizacja integracji środowiska G Suite z aplikacją Salesforce

Nowe funkcjonalności w Pokojach, o których warto jeszcze wspomnieć to:

  • możliwość przypięcia ważnych pokoi w celu ich łatwiejszego odnalezienia;
  • funkcja ustawienia swojej dostępności na „Nie przeszkadzać”;
  • możliwość ustawienia statusu „Poza biurem”.

Czy zmniejszenie niepotrzebnych przeklików między oknami wpływa na wydajność pracy?

Wyobraźmy sobie sytuację, gdy dzwoni niecierpliwy klient i prosi o raport, a Ty masz jednocześnie otwarte foldery, przeglądarkę, pocztę, osoby czat, kilka innych programów. W skrócie – wiele okien w których po chwili zaczynami się gubić. Frustrujące, prawda?

Google w odpowiedzi na doświadczenia użytkowników zrewolucjonizował pracę w G Suite, dzięki zmniejszeniu ilości przeklików do innych okien. Zwiększyło to płynność i efektywność pracy, a jednocześnie pozwoliło pracownikom zwiększyć koncentrację i zadowolenie z płynniejszej pracy. Przykładowo w czacie Google Meet użytkownik Pakietu G Suite może:

  • szybko i wygodnie dołączyć do rozmowy wideo;
  • przekazać wiadomość wysłaną w czacie bezpośrednio do swojej skrzynki odbiorczej Gmail;
  • utworzyć zadanie wykorzystując otrzymaną wiadomość.

Aby jeszcze bardziej usprawnić płynność procesów i wyszukiwania informacji – Google przeprojektował funkcję wyszukiwania w Gmail oraz rozszerzył ją o możliwość odnajdywania elementów i informacji z czatu Meet. Dzięki temu, użytkownik może odnaleźć wszystkie potrzebne informacje bez niepotrzebnych przeklików, pozostając w zintegrowanym środowisku poczty email.

Wyszukiwanie wiadomości w Gmail
Nowa ulepszona wyszukiwarka w Gmail pozwoli na odnalezienie informacji i plików pozostających w zasobach komunikatora Google Meet.

Czy firmy czerpią korzyści z aplikacji do pracy zdalnej?

G Suite sprawdza się doskonale zarówno w małych firmach oraz organizacjach, jak i w dużych korporacjach. Jednym z gigantów światowego biznesu, znanym również na polskim rynku, który przetestował nowe rozwiązanie od Google jest korporacja Colgate-Palmolive. Po wdrożeniu usługi Google w swoich strukturach wyraziła ona bardzo dobrą opinię o przygotowanym zintegrowanym środowisko obszaru roboczego G Suite.

Podobną opinię wyraził Wiceprezes ds. Technologii użytkowników końcowych IT w firmie Iron Mountain – Gene Molloy. O nowym rozwiązaniu od Google powiedział, że: „spójnie łączy to co najlepsze w G Suite, poprawiając naszą wydajność przez lepsze przełączanie się między aplikacjami, dzięki czemu możemy skupić się na tym co ważne, bez niepotrzebnego rozpraszania się”.

Nie tylko światowy biznes wyraża dobre opinie o rozwiązaniach od Google. Sprawdź jak przebiegło wdrożenie pakietu w polskiej firmie Coffeedesk.pl oraz czy pracownicy firmy zajmującej się m.in. dostarczaniem aromatycznej kawy są zadowoleni z pracy w zintegrowanym środowisku G Suite.

W chwili obecnej polscy użytkownicy mogą zapisywać się do testów zapoznawczych nowej usługi. To znak, że te bardzo ciekawe nowości usprawniające komunikację, kooperację i płynność pracy w niedługim czasie zostaną udostępnione szerokiemu gronu użytkowników niezawodnego pakietu aplikacji biurowych – G Suite.

Dodaj komentarz