Gmail jest bezsprzecznie najpopularniejszym klientem poczty elektronicznej, którego używa znaczna część internautów. Pomimo tego, wiele osób wciąż nie wie o możliwości rozszerzenia funkcjonalności Gmaila i korzyściach płynących z pakietu Google Workspace. Jedną z kluczowych różnic między darmowym kontem email w Google, a biznesową wersją usługi jest zakres bezpieczeństwa, który dotyka podstawowych zasad przetwarzania danych.
Na czym polega Gmail dla firm?
Gmail jest najpopularniejszą na świecie pocztą, z której korzysta prawie 2 miliardy ludzi. Tak szerokie grono użytkowników prywatnych i biznesowych pozwoliło Google stworzyć płatną wersję poczty Gmail. Usługa Google Workspacerozszerza działanie darmowych aplikacji Google, udostępnia nowe funkcje oraz poprawia bezpieczeństwo konta.
Jedną z największych zalet przejścia z darmowej poczty Gmail na pocztę w usłudze Google Workspace jest możliwość ustawienia własnej domeny. Dzięki temu lepiej zaprezentujesz siebie lub swoją firmę, oznaczając adres mailowy spersonalizowaną nazwą np. „adres@firma.pl”.
Dowiedz się więcej własnej domenie i różnicach miedzy Gmail a pocztą Google Workspace.
W Google Workspace otrzymujesz także dostęp do m.in. większej przestrzeni na Dysku Google – od 30GB do nielimitowanego miejsca dla każdego użytkownika – oraz narzędzi administratorskich do zarządzania kontami i ustawieniami swojej firmy w Google Workspace. To ważne, ponieważ chroni Twoje przedsiębiorstwo przed nieautoryzowanym dostępem do zawartości kont. W przypadku darmowej poczty Gmail zarządzanie uprawnieniami użytkowników nie jest możliwe.
Czy Gmail w Google Workspace jest bezpieczny?
Ze względu na działanie aplikacji i przechowywanie danych w chmurze pojawia się pytanie, czy korzystanie z Gmail i Google Workspace jest bezpieczne. Google stworzyło swoją pocztę z myślą o małych i dużych firmach, przez co pakiet Google Workspace i profesjonalna poczta Gmail spełniają wszelkie warunki bezpieczeństwa.
Standardy bezpieczeństwa i szyfrowania
Bezpieczeństwo danych i komunikacji jest bardzo ważną kwestią dla Google, m.in. przez to, że Gmail może być używany w placówkach administracyjnych i rządowych. Dlatego w poczcie Google jak i w pakiecie Google Workspace zastosowano wysoki poziom zabezpieczeń, zgodny ze standardami bezpieczeństwa na całym świecie, jak np. RODO. Dane przechowywane na dysku konta oraz wysyłane przez Gmail szyfrowane są najlepszymi metodami, dzięki czemu nawet Google nie ma do nich wglądu.
Więcej informacji o zgodności Google Workspace ze standardami bezpieczeństwa znajdziesz na oficjalnej stronie Google.
Pocztowy antywirus w Gmail
Poczta elektroniczna jest jednym z częściej używanych środków do infekowania komputerów złośliwym oprogramowaniem i przeprowadzania ataków phishingowych. Google bardzo dobrze o tym wie, dlatego poczta została wyposażona w zaawansowane zabezpieczenia, które skanują każdy załącznik wgrywany/pobierany z Dysku oraz w załącznikach pocztowych. Dodatkową zaletą Gmail jest filtr spamu, który zadba o porządek w Twojej skrzynce.
Wieloskładnikowa autoryzacja logowania
Użytkownicy Gmail i administratorzy organizacji Google Workspace mają możliwość uruchomienia funkcji wieloskładnikowej weryfikacji, co znacznie wpłynie na bezpieczeństwo poczty i danych zwartych w wiadomościach. Dostępne są dwie wersje logowania: z fizycznym kluczem, wymagającym wsadzenie specjalnego dysku USB do komputera, lub przy pomocy telefonu.
Zalety bezpieczeństwa Gmaila w Google Workspace
Darmowa poczta Gmail posiada podstawowe zabezpieczenia przez wirusami i spamem oraz umożliwia ustawienia logowania dwuskładnikowego. Taki poziom bezpieczeństwa wystarczy domowym użytkownikom, którzy np. nie prowadzą poufnych korespondencji czy przechowują wrażliwe dane osobowe. Zabezpieczenia darmowego Gmaila rozszerza Google Workspace, oferując zaawansowane możliwości kontroli bezpieczeństwa na koncie Google. Wśród nich znajdziesz ustawienia dotyczące pojedynczych kont oraz całej organizacji, jeśli zdecydujesz się na wprowadzenie kilka kont do usługi Google.
Wymagania siły hasła
Silne hasło to pierwsza linia obrony konta przed nieuprawnionym dostępem, przez co kładzie się duży nacisk, by hasła były złożone i trudne do zgadnięcia czy złamania. Google w darmowym Gmailu stawia wymóg hasła o długości 8 znaków i składającego się z liter, liczb oraz znaków specjalnych. Jako administrator Google Workspace możesz ustawić własne wymagania, by upewnić się, że hasła są jeszcze silniejsze i trudniejsze do złamania. Istnieje także ustawienie wygasania hasła, co wymusi ustawienie nowego hasła po upłynięciu określonego czasu.
Dokładna kontrola załączników i treści
Podstawowe filtry i zabezpieczenia Gmail także zostają rozszerzone w koncie Google Workspace. W centrum administratora otrzymujesz dokładną kontrolę w jaki sposób zachowują się zabezpieczenia poczty Gmail. Ustawienia załączników, linków i obrazów oraz uwierzytelniania umożliwią Ci dostosowanie zabezpieczeń poczty do potrzeb i wymogów Twojego konta czy całej organizacji.
Kwarantanna wiadomości email
Przechwycenie szkodliwej wiadomości może uchronić Twoją organizację przed wyciekiem danych lub pobraniem szkodliwego oprogramowania na komputer. W dodatku do automatycznych filtrów Gmail możesz skonfigurować zasady poczty, które umieszczą wyznaczone wiadomości w kwarantannie. Wiadomości, które tam się znajdują wymagają akcji administratora, który zdecyduje o trwałym zablokowaniu lub przepuszczeniu treści do skrzynki użytkownika. Kwarantanna może także obowiązywać wiadomości wysyłane przez użytkowników wewnątrz Twojej własnej domeny Gmail.
Kontrola czasu trwania sesji
Elastyczność internetowych aplikacji jak poczta Gmail pozwala pracować i wysyłać wiadomości z dowolnego urządzenia z połączeniem internetowym. Dzięki temu praca z Google Workspace jest niezwykle wygodna, lecz logowanie na wielu urządzeniach może ułatwić dostęp do konta nieautoryzowanym osobom. By temu zapobiec, administratorzy organizacji mają kontrolę nad czasem trwania sesji, czyli odstępem pomiędzy logowaniami na danym urządzeniu. Jeśli użytkownik np. pracuje zdalnie, można ustawić wymóg codziennego logowania, by potwierdzić jego tożsamość i mieć pewność, że dane na poczcie Gmail i dokumenty na Dysku są bezpieczne.
Centrum Alertów
Niezależnie czy korzystasz z Google Workspace samemu lub zarządzasz całą organizacją, warto mieć jedno miejsce, w którym znajdują się wszystkie informacje o istotnych zdarzeniach na kontach Google. Centrum alertów Google Workspace wyświetla powiadomienia o problemach związanych z domeną, które mogą zagrażać bezpieczeństwu. Na liście alertów możesz wybrać dowolną pozycję, wyświetlić szczegóły powiadomienia.
Czy inni użytkownicy widzą moje dane w chmurze Google?
Przechowywanie danych w chmurze może wydawać się niebezpieczne, ponieważ dane znajdują się na czyichś serwerach, poza naszą kontrolą. W rzeczywistości jednak nasze dane są w pełni zabezpieczone przed nieautoryzowanym dostępem. Jedynym sposobem, by ktoś zobaczył nasze dokumenty czy dane jest udostępnienie ich przy pomocy Dysku, Gmail lub wewnątrz aplikacji.
Bezpieczna poczta do zdalnej pracy
Ze względu na swoje cechy i zabezpieczenia, Google Workspace idealnie nadaje się do pracy z domu czy w podróży. Aplikacje biurowe, poczta, komunikatory i zsynchronizowany Dysk z Gmail dostępne w przeglądarce pozwalają pracować z dowolnego miejsca, zachowując najwyższe standardy bezpieczeństwa. Twoje dane i firmowe dokumenty są bezpieczne w chmurze Google, a Ty możesz skoncentrować się na prowadzeniu biznesu i reprezentowaniu swojego biznesu przez wygodną, łatwą w użytku pocztę Gmail z własną domeną.
Dowiedz się więcej o wykorzystaniu Google Workspace w pracy zdalnej.
