Przejście na zdalny model pracy zmusiło wiele firm i pracowników na zaadaptowanie nowej formy komunikacji. Wśród najpopularniejszych aplikacji znalazły się komunikatory Microsoft Teams, Google Meet oraz Zoom. Co oferują aplikacje do spotkań online, z których korzysta cały świat? Z poniższego tekstu dowiesz się, który komunikator najlepiej wpisuje się w Twoje potrzeby.
Praca zdalna – wyzwania stojące przed Internautami
2020 był rokiem nowych wyzwań i technologii, pomagających odnaleźć się w zdalnej rzeczywistości. W czasie, kiedy firmy na całym świecie przechodziły na model pracy z domu, w sieci trwał wyścig zbrojeń między Microsoftem, Google oraz Zoomem – producentami najpopularniejszych platform do komunikacji biznesowej online. Należy mieć na uwadze, że nieustannym liderem w liczbie aktywnych użytkowników jest Messenger, aczkolwiek służy on w dużej mierze do wymiany wiadomości z rodziną lub znajomymi.
Wybór komunikatora był wcześniej uzależniony od używanego pakietu narzędzi biurowych. Jeśli firma już korzystała z Microsoft 365 w biurze, najwygodniejszą opcją było korzystanie z Microsoft Teams. W przypadku Google Workspace (dawniej G Suite), zintegrowanym komunikatorem, którego można było od razu zacząć używać, był Google Meet.
Firmy, które używały innego oprogramowania lub potrzebowały oddzielnego rozwiązania sięgnęły po wcześniej mało znany Zoom. Okazał się on dobrym i elastycznym rozwiązaniem dla znajomych, firm i szkół.
Co powinien zawierać komunikator dla firmy?
Kluczowymi funkcjami w komunikatorze firmowym jest z pewnością opcja wideokonferencji z większą liczbą użytkowników, integracja z kalendarzem, a także elastyczna współpraca z innymi narzędziami tj. prezentacje, współdzielenie dokumentów lub udostępnianie ekranu z przeglądarki. Są to opcje, bez których dzisiaj trudno wyobrazić sobie pracę na home office.
Jak pod tym względem wypadają Microsoft Teams, Google Meet oraz Zoom?
Microsoft Teams – centralna aplikacja pakietu Microsoft/Office 365
Teams jest częścią pakietu Microsoft 365 (dawniej Office 365), z którego korzysta znaczna część firm i uczelni w Polsce. Bycie jednym z narzędzi pakietu Microsoft, oznacza, że komunikator nie wymaga dodatkowej konfiguracji podczas wdrożenia go w firmie.
Jedną z najważniejszych cech jest pełna integracja z Office. Dzięki temu, użytkownicy mogą szybko i wygodnie pracować z zespołowymi dokumentami oraz udostępniać je wewnątrz organizacji czy podczas spotkań.
Pod względem swojej funkcjonalności, w momencie masowego przejścia na zdalną pracę rok temu, Teamsowi brakowało możliwości w niektórych miejscach. Jednak widząc mnożącą się w krótkim czasie liczbę użytkowników na całym świecie, Microsoft przeznaczył dużą część swoich zasobów na rozwój komunikatora.
Dziś, Microsoft Teams jest pełnoprawnym komunikatorem dla firm i szkół, który zapewnia podstawowe funkcje jak czat, rozmowy i spotkania oraz posiada zaawansowane funkcje jak tłumienie hałasu z otoczenia, konfigurację przestrzeni dla pracy zespołów czy zdalne sterowanie kursorem drugiego komputera.
Najlepsze funkcje Microsoft Teams:
- Integracja z danymi i kontaktami Microsoft 365, dyskiem OneDrive
- Zamazywanie tła i tłumienie hałasu podczas spotkań
- Mobilne aplikacje na Android oraz iOS
- Możliwość instalacji na komputerze lub pracy w przeglądarce
- Zdalne sterowanie komputerem (za zgodą drugiej osoby)
- Rozdzielenie uczestników spotkania na pokoje
- Akceptacja spotkań w mailu oraz w kalendarzu
- Nagrywanie spotkań i zapisywanie notatek.
Google Meet – komunikator dla miłośników Gmaila i Google Workspace
Google Meet, wcześniej znane jako Hangouts, to aplikacja do spotkań online, dostępna dla posiadaczy wszystkich użytkowników usług Google, w tym profesjonalnego pakietu aplikacji Google Workspace, Google dla edukacji oraz darmowego konta Gmail. Podobnie jak Teams, Meet jest zintegrowane z kontaktami i danymi konta, co znacznie ułatwia komunikację i współpracę.
Główną zaletą dla organizacji korzystających z komunikatora Meet jest to, że podobnie jak reszta aplikacji Google Workspace, działa on w przeglądarce internetowej. Wydajna i prosta aplikacja pozwala na komunikację z dowolnego urządzenia połączonego z internetem.
Prostota Meet nie oznacza jednak, że jej funkcjonalność jest wybrakowana – wręcz przeciwnie. Komunikator Google posiada zaawansowane funkcje jak pokoje podgrup spotkań, personalizacja tła oraz udostępnianie plików z Dysku Google.
Najlepsze funkcje Google Meet:
- Pełna integracja z kontaktami i Dyskiem Google
- Elastyczność i wydajność pracy w przeglądarce
- Proste dołączanie do spotkań bez konta lub spoza organizacji
- Funkcja pytań i odpowiedzi
- Mobilna aplikacja iOS i integracja z systemem Android
- Rozdzielanie użytkowników na pokoje
- Tworzenie i akceptowanie spotkań w Kalendarzu Google
- Zamazywanie tła w kamerze
- Nagrywanie spotkań
Zoom – spotkania online dla małych i dużych firm
Rozwiązania Microsoftu i Google są częścią pakietów biurowych, z których od lat korzystają organizacje. Nie oznacza to jednak, że są jedyną opcją na rynku. Kiedy firmy na całym świecie przechodziły na pracę zdalną, Zoom był jedną z wielu małych aplikacji do spotkań online.
Wygoda użytkowników i jakość połączenia spowodowała, że liczba użytkowników urosła z 10 milionów w grudniu 2019 roku, do 300 milionów w kwietniu 2020. Wzrost na taką skalę okazał się dużym wyzwaniem, ale twórcy Zooma zobowiązali się poprawić bezpieczeństwo i dalej rozwijać swoją technologię. Dzięki temu Zoom stał się trzecią najpopularniejszą aplikacją do spotkań online na świecie.
Funkcjami, które od samego początku wyróżniały Zoom od innych aplikacji była wysoka jakość rozmów i minimalne opóźnienia w przesyłaniu danych, a także możliwość ustawienia wirtualnego tła. Ważną cechą Zoom jest także niezależność komunikatora od pakietów aplikacji.
Użytkownicy mogą korzystać z Office, Workspace lub innego oprogramowania biurowego i używać Zoom do komunikacji z zespołem. Oznacza to jednak, że w cenie Zooma nie znajdują się inne narzędzia do pracy zdalnej np. edytory dokumentów, domyślne współdzielenie plików (jest to opcja dodatkowo płatna) lub poczta email.
Najlepsze funkcje Zoom:
- Przejrzysty interfejs
- Małe opóźnienie w przesyle dźwięku
- Wirtualne tło w kamerze
- Udostępnianie ekranu przez wiele osób na raz
- Szybka i prosta instalacja
- Prowadzenie transmisji na żywo w mediach społecznościowych
- Możliwość integracji z różnymi pakietami aplikacji i dyskami w chmurze
Porównanie funkcjonalności – Teams, Meet oraz Zoom
W kwestii spotkań wszystkie aplikacje posiadają bardzo podobny zestaw funkcji i narzędzi, jednak ich działanie może się różnić. W praktyce każde rozwiązanie ma konkretne parametry techniczne, z którymi warto się zapoznać przed wyborem. Może się bowiem okazać, że rozwój Twojej firmy wymusi na Tobie zakup nie tylko odpowiedniej liczby licencji, ale także narzędzia, które po prostu umożliwi Ci organizację pracy.
Maksymalna liczba uczestników spotkania
Zależnie od rozmiarów organizacji, limity uczestników mogą stwarzać problemy podczas spotkań lub prezentacji przeznaczonych dla całej firmy.
- Microsoft Teams: limit 300 użytkowników dla organizacji używających profesjonalnych pakietów aplikacji Microsoft 365 dla firm.
- Google Meet: limity 100, 150 lub 250 użytkowników dla firm korzystających odpowiednio z pakietów Google Workspace Business Starter, Business Standard i Business Plus.
- Zoom: spotkania objęte są limitem 100 użytkowników w wersji Pro oraz 300 użytkowników w wersji Zoom Business.
Narzędzia do pracy online
Przejście na pracę zdalną wymaga dobrej komunikacji, ale także narzędzi do pracy przez internet.
- Microsoft Teams: jako część pakietu aplikacji Microsoft 365, jest w pełni zintegrowany z kontaktami, danymi i kalendarzem każdego pracownika. Wewnątrz okna czatu możliwe jest udostępnianie i współtworzenie dokumentów Word czy Excel, a prezentacje PowerPoint wyświetlane są bezpośrednio w spotkaniu. Integracja z dyskiem OneDrive pozwala też na udostępnianie plików z chmury wewnątrz czatu lub spotkania, bez potrzeby otwierania innych aplikacji. Teams posiada także katalog wtyczek, rozszerzających działanie komunikatora.
- Google Meet: podobnie jak Teams, Meet jest w pełni zintegrowany z kontaktami i danymi organizacji Google Workspace. Korzystając z komunikatora Google w firmie, każdy pracownik ma dostęp do aplikacji jak Dokumenty czy Arkusze, lecz muszą one być otwarte w oddzielnej karcie przeglądarki. Meet posiada opcję dodawania załączników do zaplanowanego spotkania, aby uczestnicy mogli zapoznać się z dokumentami przed dołączeniem.
- Zoom: aplikacja do komunikacji nie posiada dodatkowych funkcji lub narzędzi do pracy zdalnej. Jednak ze względu na to, Zoom opracował wtyczki i dodatki do pakietów aplikacji biurowych, które pozwalają zintegrować Zoom z kalendarzami pracowników. Dzięki nim bezpośrednio w kalendarzu Exchange lub Kalendarzu Google dodasz spotkania i wyślesz zaproszenia do wybranych uczestników. W czacie Zoom udostępnisz pliki nie tylko z dysku komputera, ale także z dysków chmurowych jak Dysk Google, OneDrive czy Dropbox. Nie ma jednak możliwości wspólnej pracy użytkowników na dokumentach.
Podnoszenie ręki
Zgłoszenie się podniesioną ręką to bardzo przydatne narzędzie w sytuacji, kiedy w spotkaniu uczestniczy kilka lub kilkadziesiąt osób. Nie trudno wtedy o zjawisko „przekrzykiwania się”. Aby temu zapobiec, komunikatory zyskały funkcję podnoszenia ręki, aby zaznaczyć, że uczestnik spotkania chce o coś zapytać lub dodać coś od siebie.
Wszystkie omawiane komunikatory: Teams, Meet oraz Zoom posiadają tę funkcję. Spotkania Zoom posiadają także dodatkowe reakcje reprezentowane przez emoji oklasków, kciuka w górę czy konfetti.
Oddzielne pokoje spotkania
Drugim rozwiązaniem poprawiającym jakość komunikacji w spotkaniach z dużą liczbą uczestników są tak zwane oddzielne pokoje. Dzięki nim przydzielisz osoby do poszczególnych grup i utworzysz tymczasowe przestrzenie do pracy.
Podobnie jak podnoszenie ręki, pokoje dostępne są w Teams, Meet i Zoom. We wszystkich trzech aplikacjach można tworzyć i automatycznie przypisywać uczestników do pokoi. Google Meet posiada wyjątkową funkcję ustawienia minutnika, który zamknie pokoje i przywróci uczestników do głównego spotkania po wyznaczonym czasie. To świetny sposób na organizację szkoleń lub kursów online, w których szkoleniowiec chce przećwiczyć zadanie z uczestnikami.
Zamazywanie tła w kamerze
Rozmazywanie tła lub zastępowanie tła obrazem to funkcja niezwykle przydatna w sytuacji, kiedy w kadrze widać mieszkanie lub innych pracowników podczas pracy w biurze. Zoom był pierwszą aplikacją, która wprowadziła wirtualne tła, ale Microsoft i Google zdążyły już wprowadzić tę funkcję do swoich usług.
Warto zaznaczyć, że Teams i Meet posiadają także funkcję rozmazywania tła, która dodaje efekt rozmycia wokół sylwetki osoby w kadrze, zamazując widok za osobą widoczną w kamerze. Obecnie Zoom nie posiada takiej możliwości.
Dowiedz się więcej o funkcji rozmazywania tła w Microsoft Teams oraz sprawdź jak dodać własne tło w Google Meet.
Nagrywanie spotkań
Nagrywanie i zapisywanie prowadzonych konferencji jest bardzo przydatną funkcją, kiedy podczas spotkania prowadzone jest szkolenie lub nie wszyscy uczestnicy są obecni. Teams zapisuje nagrania w usłudze Microsoft Stream, a Meet na Dysku Google organizacji. W Zoom istnieje możliwość wyboru lokalizacji zapisu – domyślnie jest to dysk komputera prowadzonego, lecz w wersji Pro, organizacja otrzymuje 1 GB miejsca w chmurze za każdą zakupioną licencję.
Tłumienie hałasów otoczenia
Praca w domu nauczyła wszystkich, że nasze mieszkania potrafią być hałaśliwe. Aby pozbyć się hałasu, który zagłusza mowę i przeszkadza innym w wypowiedziach, Teams, Meet oraz Zoom wprowadziły narzędzia do tłumienia hałasu. Ustawienia aplikacji pozwalają także na zmianę poziomu wygłuszania.
Komunikator dla firm – gdzie kupić?
Firmy poszukujące narzędzi do pracy zdalnej mają duży wybór w kwestii oprogramowania i pakietów aplikacji, z których mogą korzystać. Zapoznaj się z ofertą home.pl, dzięki której z łatwością wprowadzisz narzędzia do pracy zdalnej w swojej firmie.
