Wiele osób korzysta z darmowych skrzynek pocztowych na portalach internetowych jak Wirtualna Polska, Onet czy Interia. Są to usługi skierowane do użytkowników prywatnych, ale jednocześnie posiadają pewne ograniczenia. Jednym z nich jest kwestia kopii zapasowych i sposób ich przechowywania. Sprawdź czy i w jaki sposób wiadomości z Twojej skrzynki można zarchiwizować w formie kopii zapasowej.
Kopia zapasowa darmowej poczty email
Korzystanie z darmowej poczty jest proste, szybkie i wygodne, lecz bardzo często na skrzynkach mailowych znajdują się ważne informacje i dane, których nie chcemy stracić. Takie skrzynki najczęściej używane są do edukacji i rozrywki, jednak nie brakuje osób, które korzystają z darmowych skrzynek pocztowych w swojej firmie (co nie jest optymalnym rozwiązaniem pod względem RODO!).
Chcesz stworzyć kopię zapasową dowolnej skrzynki email? Sprawdź, jak pomoże Ci w tym Dropsuite!
Skrzynki pocztowe w tych serwisach posiadają podstawowe zabezpieczenia i ze względu na masowy charakter (są zakładane przez tysiące użytkowników) są narażone są na ataki, których rezultatem może być utracenie dostępu do poczty lub usunięcie, a nawet zaszyfrowanie wiadomości. Oferują także warunki i zasady przechowywania maili np. usuwanie wiadomości z folderu „Spam” czy „Kosz” nawet po kilku dniach. Oznacza to, że jeśli ważny mail zostanie niepoprawnie oznaczony jako spam (a takie sytuacje nie są rzadkie), wiadomość zostanie usunięta, bez możliwości odzyskania.
Maile na darmowych skrzynkach są także usuwane po upływie określonego czasu bez logowania na koncie, więc jeśli posiadasz kilka skrzynek pocztowych, na które nie logujesz się regularnie, dane i maile mogą zostać usunięte z serwera. Jakie są więc możliwości tworzenia kopii zapasowych danych na najpopularniejszych w Polsce, darmowych skrzynkach pocztowych?
Kopia zapasowa skrzynki na Wirtualnej Polsce i O2
Poczta na portalu Wirtualna Polska (w tym poczta O2) to druga po Gmailu, najczęściej wybierana darmowa skrzynka pocztowa w Polsce. W darmowej wersji nie posiada ona żadnej możliwości utworzenia kopii zapasowej, poza ręcznym pobraniem wiadomości przez program pocztowy jak Outlook.
Poczty WP i O2 posiadają płatną wersję konta, lecz ona także nie umożliwia tworzenia kopii zapasowej poczty. Jedynymi dodatkowymi benefitami płatnego konta w WP są: brak reklam w poczcie oraz brak mailingów wysyłanych przez Wirtualną Polskę.
Poczta O2 i WP usuwa wiadomości z folderów Oferty oraz Społeczności po 60 dniach, a maile przeniesione do folderów Kosz i Spam zostają trwale usunięte po 7 dniach.
Kopia zapasowa maili na poczcie Onet
Poczta Onet także jest w czołówce najpopularniejszych skrzynek pocztowych. Darmowa poczta Onet posiada podstawowe funkcje, lecz podobnie jak konkurencyjne darmowe poczty – nie posiada możliwości tworzenia kopii zapasowej wiadomości, poza metodą ręczną. Płatne wersje poczty Onet Plusik i Onet Plus dają dodatkowe funkcje jak brak mailingów reklamowych czy możliwość przekierowania poczty na zewnętrzną skrzynkę.
W poczcie Onet nieodczytane wiadomości z folderów Społeczności, Oferty, Powiadomienia i Inne są przenoszone do Kosza po 30 dniach, z którego są następnie trwale usuwane po upływie 21 dni. Wiadomości w folderze Spam zostają usunięte po 30 dniach. Konto pocztowe Onet wraz ze swoją zawartością zostanie usunięte po 12 miesiącach nieaktywności.
Kopia zapasowa poczty w serwisie Interia
Poczta Interii jest jedną z popularniejszych opcji w polskim Internecie. Posiada ona wiele domen, w których można założyć skrzynkę pocztową oraz alias. Podobnie jak inne skrzynki, darmowa poczta Interii nie posiada funkcji utworzenia kopii zapasowej.
Backup poczty jest dopiero możliwy po wykupieniu pakietu dla firm za 99 zł (pierwszy rok za 29 zł). Nie jest on jednak rozwiązaniem idealnym, ponieważ w ramach Pakietu dla firm można utworzyć kopię zapasową tylko raz na 30 dni. Jeśli chcesz wykonywać kopię częściej, każda kolejna kopia w okresie 30 dni od utworzenia backupu kosztuje 50 zł (61,50 z podatkiem VAT).
W bezpłatnej poczcie Interia folder Kosz zostaje trwale wyczyszczony po 30 dniach, a całe konto wraz z zawartością zostanie usunięte po 366 dniach.
Jak zrobić kopię zapasową darmowej skrzynki?
Jeśli korzystasz z darmowej skrzynki pocztowej, możesz utworzyć kopię zapasową ręcznie przy pomocy aplikacji pocztowej jak Outlook lub automatycznie, korzystając z usługi backupu email, np. Dropsuite.
Automatyczna kopia zapasowa bezpłatnej skrzynki pocztowej
Backup poczty Dropsuite to proste w użyciu i bezpieczne narzędzie, stworzone w celu umożliwienia kopii zapasowej skrzynek pocztowych na całym świecie. Automatyczny backup działa z pocztą Office 365, Exchange, Google Workspace oraz darmowymi skrzynkami jak Onet, Gmail, WP, O2 czy Interia.
Dropsuite dostępny jest w 2 wersjach:
- jako usługa do tworzenia backupu wielu skrzynek (wówczas użytkownik otrzymuje konkretną przestrzeń do zapisania danych)
- jako usługa do tworzenia kopii zapasowej jednej skrzynki bez limitu danych.
Tworzenie kopii zapasowej darmowych skrzynek pocztowych jest bardzo proste i wymaga tylko zalogowania się do swojej poczty w aplikacji backupu Dropsuite (tak jak robisz to w programie pocztowym).
Czy kopia zapasowa dla darmowych skrzynek jest potrzebna?
Na to pytanie odpowiedzi są dwie. Jeżeli korzystasz z darmowej poczty i ewentualne usunięcie zawartości konta nie wyrządzi dla Ciebie żadnych szkód to wprowadzenie kopii zapasowej nie jest wymagane. Prowadzisz firmę w oparciu o darmową skrzynkę email i utrzymujesz na niej ważne dane, faktury, umowy lub zamówienia klientów? Skorzystaj z poczty komercyjnej i dodatkowo zainwestuj w backup. Nigdy nie wiesz, kiedy Ci się przyda, ale w krytycznym momencie uratuje Twój biznes.
Biorąc pod uwagę, że darmowe skrzynki nie posiadają takiej możliwości, kopia zapasowa Dropsuite jest bardzo opłacalnym rozwiązaniem. Dla porównania – jedyny backup oferowany dla darmowych skrzynek w serwisie Interia.pl („Pakiet dla firm”) kosztuje 99 złotych za rok. Ogranicza jednak użytkownika do tworzenia jednej kopii zapasowej na miesiąc (kolejne wymagają dopłaty 50 zł netto od kopii).
Usługę Dropsuite dostosowujesz do siebie, wybierając rozmiar i liczbę backupowanych skrzynek. Jej kluczową zaletą jest pełna automatyzacja i tworzenie kopii zapasowej wiadomości email z każdego dnia za mniej niż 5 zł/mc*. To również dodatkowa warstwa ochrony dla użytkowników usług Microsoft 365 oraz Google Workspace. Oprócz zawartości poczty zapiszesz w kopii zawartość kalendarza, kontaktów i dysków w chmurze.
*dotyczy planu Dropsuite Basic Backup 5 GB
Sprawdź ofertę Dropsuite i stwórz kopię zapasową swojej poczty.
Jak wykonać kopię zapasową darmowej skrzynki w Dropsuite?
1. Po zakupieniu usługi, zaloguj się w panelu klienta home.pl. Kliknij tutaj, by sprawdzić jak się zalogować.
2. Na liście po lewej stronie ekranu kliknij w zakładkę Dropsuite Backup i Archiwizacja, następnie kliknij Zaloguj się do Dropsuite.
3. Zobaczysz główny ekran usługi backupu. Kliknij Dodaj kopię zapasową.
4. Wybierz rodzaj skrzynki pocztowej, której chcesz wykonać kopię zapasową. W przypadku darmowych skrzynek pocztowych, kliknij Pozostałe.
5. Wprowadź dane logowania do swojej skrzynki i kliknij Uruchomienie kopii zapasowej.
Jeśli Dropsuite nie może połączyć się z Twoją skrzynką email, upewnij się, że w ustawieniach poczty włączona jest opcja dostępu przez IMAP.
6. Automatycznie zostanie utworzona kopia Twojej poczty, którą później możesz zarządzać w panelu Dropsuite. Po najechaniu kursorem na kopię zobaczysz przyciski służące do zarządzania kopią zapasową. Backup poczty możesz m.in wyświetlić jak w skrzynce pocztowej, pobierać czy przenieść na inną skrzynkę pocztową.
Jeśli korzystasz z poczty Gmail lub Google Workspace, przy pomocy Dropsuite możesz stworzyć kopię zapasową nie tylko maili, ale także utworzyć backup kalendarza, kontaktów i Dysku.
Ręczna kopia zapasowa darmowej poczty
Większość skrzynek pocztowych umożliwia tworzenie ręcznych kopii zapasowych, które zostają zapisane na lokalnym dysku. Potrzebny do tego jest program pocztowy zainstalowany na komputerze.
Każda poczta może mieć różne wymagania i procesy, dlatego jeśli chcesz pobrać wszystkie wiadomości na komputer, zapoznaj się z instrukcjami pobierania wiadomości email na komputer:
- Pobieranie wiadomości z poczty Interia
- Pobieranie wiadomości z poczty O2
- Pobieranie wiadomości z poczty WP
- Pobieranie wiadomości z poczty Onet
Onet nie posiada jednej, zwięzłej instrukcji pobierania wiadomości, lecz proces odbywa się bardzo podobnie do innych skrzynek pocztowych.
Po pobraniu wiadomości, możesz przechowywać je na swoim komputerze lub dysku chmurowym jak OneDrive, Google Dysk czy Dropbox.
