Poczta email to podstawowe narzędzie komunikacyjne firm na całym świecie. Korzystając z pakietów aplikacji biurowych Google i Microsoft otrzymujesz dostęp do usługi pocztowej, dzięki której możesz komunikować się z klientami, kontrahentami i całą swoją organizacją. Czy jest jednak poczta, która jest najlepsza? Zobacz porównanie profesjonalnych klientów pocztowych Outlook i Gmail dla firm.
Jaką pocztę dla firmy wybrać? Porównaj Outlook i Gmail
Poczta elektroniczna jest dziś podstawową formą komunikacji w internecie. Oczywiście korzystamy z niej do wysyłania i odbierania wiadomości, lecz adres email stał się wizytówką i centrum działania wielu firm. Odpowiednio dobrana usługa pocztowa może być kluczem do optymalnej komunikacji nie tylko poza firmą, ale także wewnątrz niej. Dlatego warto poznać różnice między najczęściej wybieranymi opcjami przez firmy na całym świecie.
Dostępnych jest wiele darmowych i płatnych skrzynek mailowych, jednak wśród tak wielu opcji najpopularniejsze są rozwiązania Microsoftu i Google – Outlook i Gmail.
Outlook przez wiele lat był najpopularniejszą usługą email, ponieważ dostępny był w pakiecie narzędzi Microsoft Office oraz jako aplikacja skrzynki pocztowej instalowanej wraz z systemem Windows XP. Jednak wraz z rozwojem internetu i powiększającą się konkurencją, Outlook powoli stawał się pocztą głównie wykorzystywaną przez firmy, nie tylko jako poczta email, ale także m.in. zarządzaniem kalendarzami pracowników.
Spośród wielu darmowych i płatnych skrzynek pocztowych, krótko po swoim uruchomieniu, na prowadzenie wyszedł Gmail. Konto pocztowe Google wyróżniało się od innych swoim designem i wygodą użytkowania. W międzyczasie testowania funkcjonalności Gmail (w latach 2004-2009), Google stworzyło własny pakiet aplikacji i narzędzi dla firm, który dziś znamy jako Google Workspace. Gmail od samego początku był jego nieodłączną częścią, zapewniając m.in. łatwy sposób na stworzenie skrzynki z własną domeną.
Najważniejsze cechy poczty Outlook i Gmail
Jak zostało już wspomniane, obie poczty są częścią większych zestawów aplikacji i usług dla biznesu. Outlook w pakietach Office 365 oraz Microsoft 365, a Gmail w Google Workspace. Oba pakiety oferują aplikacje do edytowania dokumentów, komunikatory, przestrzeń na dysku chmurowym oraz zaawansowane opcje zarządzania pocztą i organizacją.
Integracja z aplikacjami dla firm
Oulook i Gmail dla firm są w pełni zintegrowane z narzędziami do edytowania dokumentów. Korzystając z aplikacji Dokumenty, Arkusze czy Prezentacje, możesz wysłać dokument bezpośrednio w zakładce aplikacji, klikając przycisk Udostępnij. Pojawi się okno, w którym skopiujesz link lub udostępnisz plik drogą mailową.
Taką samą funkcjonalność posiadają aplikacje Word, Excel, PowerPoint i inne z pakietu Microsoft 365. Podczas edytowania treści dokumentów możesz udostępnić plik lub skopiować do niego link, by umieścić w dowolnym miejscu.
W obu pakietach, wiadomość z udostępnionym dokumentem zostaje wysłana z Twojego adresu mailowego. Oba pakiety pozwalają tobie kontrolować uprawnienia edytowania podczas udostępniania oraz zdecydować, czy osoby spoza organizacji mogą otwierać udostępnioną zawartość.
Udostępnianie prosto z dysku w chmurze
Drugim niezwykle ważnym elementem synergii poczty z pakietem aplikacji, jest zintegrowanie skrzynki mailowej z dokumentami i plikami znajdującymi się na dysku chmurowym. W tej dziedzinie obie usługi pocztowe także posiadają podobną funkcjonalność. W Gmailu jak i w Outlooku, istnieje opcja skorzystania z zasobów chmury – Dysku Google w Gmail, OneDrive w Outlook.
W poczcie Google odbywa się to przy pomocy dedykowanego przycisku Wstaw pliki z Dysku Google, natomiast Outlook wyświetla opcję Przeglądaj lokalizacje w chmurze, po kliknięciu Dołącz.
Poczta z wbudowanym kalendarzem
Aplikacje kalendarza dostępne są w Google Workspace oraz Microsoft 365 i są zintegrowane z aplikacjami pocztowymi. Obie usługi oferują nie tylko dostęp do opcji zarządzania swoim czasem i możliwości organizowania spotkań, ale także posiadają uproszczone metody akceptowania zaproszeń. Po otrzymaniu zaproszenia z Kalendarza Google, odbiorca wiadomości w Gmail zobaczy panel z detalami zaproszenia i przyciskami do zaakceptowania lub odrzucenia zaproszenia.
Podobne działanie dostępne jest w aplikacji Outlook. Otrzymując zaproszenie na spotkanie, np. w Microsoft Teams, możesz od razu w mailu zaznaczyć czy weźmiesz w nim udział.
Czy skrzynki pocztowe dla firm są bezpieczne?
Jako, że Outlook w Microsoft 365 i Gmail w Google Workspace są skrzynkami pocztowymi przeznaczonymi dla firm, firmy je tworzące zadbały za najlepsze możliwe zabezpieczenia dla korespondencji elektronicznej. Konta Google i Microsoft są zgodne z RODO, posiadają zabezpieczenia przed wirusami i spamem, wspierają weryfikację wieloetapową (aplikacją, SMSem, itp.) przy logowaniu oraz umożliwiają administratorom organizacji na dostosowywanie zabezpieczeń poczty zgodnie z wymogami firmy.
Czy poczta Gmail jest bezpieczna?
8 powodów dlaczego warto skorzystać z Google Workspace
Różnice między pocztą Gmail i Outlook
Pomimo wielu podobieństw, Outlook i Gmail dla firm posiadają kilka kluczowych różnic, które mogą zadecydować o wybraniu jednej z dwóch najpopularniejszych opcji. Zobacz unikatowe funkcje aplikacji pocztowych.
Funkcje dostępne tylko w Gmail
Google wyposażyło swoją pocztę w kilka funkcji, które zdecydowanie wyróżniają pocztę Gmail dla firm od Outlooka. Są to między innymi:
Sztuczna inteligencja pomaga pisać maile
Kiedy piszesz dużo maili, dobranie odpowiednich słów potrafi być uciążliwe. Gmail posiada funkcję Smart Compose, która korzystając z technologii nauczania maszynowego sugeruje kolejne słowa podczas pisania wiadomości. Działa to na podobnej zasadzie jak sugerowanie słów przez słownik w telefonie, lecz dostępne jest wewnątrz Twojej poczty Gmail na przeglądarce.
Możliwość cofania wiadomości
Skończyłeś pisać maila, w pośpiechu kliknąłeś wyślij i nagle przypomniałeś sobie o jeszcze jednej ważnej informacji lub załączniku, którego nie dodałeś do wiadomości. W Gmailu to żaden problem, ponieważ poczta Google posiada funkcje cofnięcia wysyłania wiadomości. Wchodząc w ustawienia (ikona koła zębatego w prawym górnym rogu) możesz ustawić przez ile czasu możliwe będzie cofnięcie maila.
Automatyczne sortowanie wiadomości
Gmail posiada świetny system sortowania wiadomości, który wychwytuje nadchodzące maile i domyślnie przypisuje je do trzech kategorii:
- Główne – główny widok poczty, w której znajdują się najważniejsze wiadomości.
- Społeczności – kategoria przeznaczona na maile i powiadomienia z portali społecznościowych jak Facebook, LinkedIn czy Twitter.
- Oferty – w tej kategorii znajdziesz mailingi ofertowe, newslettery, promocje, itp.
Jest to łatwy do zrozumienia system, lecz dla bardziej zaawansowanych użytkowników Gmail oferuje wiele opcji przypisywania i personalizacji kategorii do wiadomości.
Okno nowej wiadomości
Kiedy odpowiadasz na maila lub chcesz podejrzeć informacje z innej wiadomości, Gmail umożliwia podgląd całej Twojej poczty, dzięki osobnemu okienku komponowania wiadomości. Rozwiązanie to powstało ze względu na przeglądarkową naturę Gmail, jednak skutkiem jest zwiększona wygoda i możliwość wyświetlania poczty. W Gmail możesz też otworzyć okno czatu obok okna nowej wiadomości, by np. szybko skonsultować treść maila z współpracownikiem.
Funkcje unikatowe dla Outlooka
Outlook ma prawie 10 lat przewagi nad pełną, publiczną wersją Gmaila, co oznacza, że także posiada pewne w pełni unikatowe funkcje. Poczta Microsoftu wyróżnia się od konkurencji:
Funkcje unikatowe dla Outlooka
Outlook ma prawie 10 lat przewagi nad pełną, publiczną wersją Gmaila, co oznacza, że także posiada pewne w pełni unikatowe funkcje. Biznesowa poczta Microsoftu wyróżnia się od konkurencji:
Aplikacja Outlook na komputer
W przeciwieństwie do dostępnego tylko w przeglądarce i aplikacji na telefony Gmaila, Outlook posiada dedykowaną aplikację, którą można zainstalować na komputerze. Jest ona spójna z designem innych aplikacji Microsoft 365 oraz służy jako centrum zarządzania nie tylko pocztą ale też kalendarzem pracownika. Dodatkowo, możliwość uruchomienia poczty w oddzielnej aplikacji jest dla wielu użytkowników znacznie wygodniejszym rozwiązaniem, ponieważ podczas intensywnej pracy, skrzynka może być mało widoczna wśród wielu otwartych kart.
Oczywiście, ze względu na bycie częścią pakietu Microsoft 365, całą swoją pocztę znajdziesz także w Outlooku na przeglądarce.
Formatowanie jak aplikacjach Office
Zaletą Outlook, do której nie sięga Gmail, jest możliwość formatowania tekstu jak w innych aplikacjach pakietu Microsoft 365. Jeśli masz doświadczenie z Wordem czy PowerPointem, poczujesz się jak w domu tworząc nową wiadomość w Outlook. Pisząc maila możesz zmieniać czcionki, tworzyć listy, kontrolować wcięcia, wstawiać obrazy, itd. Zaawansowane formatowanie tekstu dostępne jest w Outlooku w przeglądarce, lecz w aplikacji na komputer jest ono jeszcze bardziej rozbudowane.
Grupy mailingowe
Grupy w Outlook to świetne rozwiązanie poprawiające komunikację dla np. zespołów, działów czy członków projektów w organizacji. Każda grupa w Outlook posiada własny, unikatowy adres email (np. programisci@firma.pl), na który możesz wysyłać wiadomości. Wszyscy przypisani do grupy otrzymają wiadomość w swojej skrzynce pocztowej. Grupy Outlook odróżniają się od grup dyskusyjnych w Gmail tym, że domyślnie może je utworzyć każdy użytkownik.
Zaawansowane reguły sortowania wiadomości
Sortowanie wiadomości jest niezwykle ważne, dlatego Outlook posiada bardzo rozbudowane możliwości tworzenia reguł i zasad filtrowania maili. Tworząc reguły możesz zdecydować, czy wiadomości mają zostać przeniesione do folderu, przekazane na inny adres, czy chcesz otrzymać powiadomienie na pulpicie i wiele innych.
Która poczta jest lepsza – Gmail dla firm czy Outlook?
Wybór poczty (jak i pakietu aplikacji biurowych) powinien zależeć od sposobu działania Twojej firmy, preferencji pracowników, czy wymogów kompatybilności z innymi programami lub systemami.
Gmail w Google Workspace i Outlook w Microsoft 365 są świetnymi rozwiązaniami poczty dla firm, jednak odpowiedź na pytanie „które jest lepsze” jest niemożliwe. Obie poczty są bezpieczne, można je konfigurować pod wymagania firmy i oferują podobne możliwości.
Zapoznaj się z ofertą pakietów Google Workspace z Gmail oraz Microsoft 365 z Outlook.
