Dziękujemy za Twój udział w Akademii home.pl. Poniżej podpowiadamy na wszystkie zadane pytania podczas webinaru „Jak administrować aplikacją Teams w organizacji„.
Dlaczego nie mogę pisać do innych użytkowników Teams tak jak na np. w WhatsApp? Znając mail osoby nie mogę rozpocząć czatu.
Teams jest aplikacją, która zainstalowana jest w organizacji, czyli domyślnie korzysta z Globalnej listy adresów (GAL) całego tenanta oraz katalogu tożsamości (Azure Active Directory) związanego bezpośrednio z organizacją. Dlatego też, aby napisać do osoby z zewnątrz korzystającej również z aplikacji Teams należy ja zaprosić do swojego katalogu, np. w formie Gościa. WhatsApp posiada jedną listę użytkowników (administrowaną rzez wydawcę oprogramowania), do której ma dostęp każda zainstalowana aplikacja, przez co wydawca jest właścicielem wszystkich rozmów i danych w nich przekazanych. W Teams każda organizacja ma własną instancję aplikacji, więc to właśnie ta organizacja jest właścicielem czatów, plików i pozostałych danych. Zasady dostępu z zewnątrz zostały pisane w dokumentacji MS: docs.microsoft.com/en-us/microsoftteams/manage-external-access#allow-or-block-domains
Czy w darmowej wersji Teams jest też panel administracyjny w sytuacji, kiedy firma ma ustawionego swojego Tenanta w systemie Microsoftu?
Zgodnie z dokumentacją Microsoft administracja Teams Free zajmuje się osoba, która utworzyła pierwsze konto w organizacji: docs.microsoft.com/pl-pl/microsoftteams/manage-freemium. Zarządza się bezpośrednio z poziomu ustawień desktopowej aplikacji Teams. Nie ma w tym przypadku osobnego, dedykowanego panelu Różnice pomiędzy Teams Free, a jego wersją komercyjną zostały opisane tu: support.microsoft.com/pl-pl/office/roznice-miedzy-microsoft-teams-a-microsoft-teams-wersja-klasyczna
Jeśli w organizacji istnieje kilka poziomów zasad, jak wygląda hierarchia spływania zasad na konkretnego użytkownika?
Azure AD nie obsługuje poziomów jednostek organizacji, więc jest ono płaskie. Teams wykorzystuje Azure AD w wersji bezpłatnej do zarządzania tożsamościami w ramach zespołów, spotkań czy użytkowników. Pojęcie to jest bardzo rozległe. W skrócie można określić, że polityki/zasady są stosowane zgodnie z ich priorytetem (0 – najniższy), a także zakresem ich działania (Globalne>Zespół>Użytkownik). Po więcej szczegółów odsyłam to dokumentacji MS: docs.microsoft.com/en-us/microsoftteams/manage-teams-with-policies i docs.microsoft.com/en-us/azure/active-directory.
Jak sprawić, aby wszystkim użytkownikom w organizacji włączyć wszystkie powiadomienia? Zdarza się, że cześć użytkowników ma ustawione niestandardowe powiadomienia i z kanałów nie otrzymują po prostu powiadomień. Można to zrobić jakoś zdalnie?
Globalnie niestety nie jest to możliwe, ponieważ jest to w pełni zależne od klienta końcowego i jego aplikacji Teams (techcommunity.microsoft.com/t5/microsoft-teams/changing-notification-settings-for-all-users-on-a-team). Możemy jedynie zdefiniować domyślne zasady powiadomień w panelu administracyjnym. Ważne, aby końcowy użytkownik skonfigurował także powiadomienia w swojej aplikacji: support.microsoft.com/pl-pl/office/zarzadzanie-powiadomieniami-w-aplikacji-teams
Czy da się wykonać kopię istniejącego zespołu z całą zawartością i jeśli tak, to jak?
Istnieje możliwość eksportu wielu informacji z Teams. Wszystkie opcje zostały opisane w oficjalnej dokumentacji aplikacji: support.microsoft.com/pl-pl/office/eksportowanie-lub-usuwanie-danych-w-aplikacji-teams.
Drugim sposobem jest wyszukanie lub nawet archiwizowanie informacji w panelu Compliance całej platformy MS 365 używając narzędzia eDiscover: support.microsoft.com/pl-pl/office/ochrona-informacji-w-programie-teams.
Jak wygląda sprawa sprawdzania aktywności użytkownika na Teams po jakimś czasie?
Aktywność użytkowników można na bieżąco weryfikować w panelu nawigacyjnym Teams: Microsoft Teams user activity report – Microsoft Teams | Microsoft Docs. Jest ona dostępna do 90 dni wstecz, więc istnieje możliwość także odczytania starszych danych „po czasie”.
Mam Teamsa, chyba darmową wersję ponieważ jedyne, co mam zainstalowane na laptopie, to Windows 11, upgrade’owany z Windows 10 oraz pakiet Office 2019 Home (wersja dożywotnia), czy funkcjonalność Teamsa jest bardzo ograniczona w tej wersji?
Windows 11 ma wbudowanego MS Teams, lecz jest to wersja do użytku prywatnego, bezpłatna. Naturalnie ma ona inne, ograniczone funkcjonalności względem wersji komercyjnej – płatnej. Naturalnie można w każdej chwili zainstalować wersje biznesową Teamsa i korzystać z obu. Microsoft opisał wspomnianą przez Ciebie aplikację wbudowaną w Windows 11 na swoim blogu: Wprowadzenie do czatu z usługi Microsoft Teams w systemie Windows 11 dla kont osobistych – Microsoft Tech Community
Czy jest możliwość zapisania czatu? Wydruku treści czatu? Jeżeli tak, jak to zrobić?
Do czatu mamy zawsze dostęp ze swojej aplikacji Teams, z której to możemy skopiować jego treść i wydrukować za pomocą dowolnego narzędzia do edycji tekstu. Jak wspomniałem wcześniej, istnieje także możliwość eksportu danych z Teams za pomocą eDiscovery, lub innych metod np. do pliku .pst.
Czy da się stworzyć w panelu administracji konto menedżera z podglądem do czatów pracowników i byłych pracowników?
Tak, można nadać wybranemu użytkownikowi administratora zgodności, który będzie miał dostęp tylko do panelu zgodności i wyszukiwania eDiscovery, które służy do szukania informacji także w Teams. Dzięki temu będzie mógł on wyszukiwać po dowolnym kryterium czaty pracowników i mieć do nich wgląd. Role administratorów zostały opisane tu: docs.microsoft.com/pl-PL/azure/active-directory/roles/permissions-reference, a sama metoda wyszukiwania eDiscovery tu: docs.microsoft.com/pl-pl/microsoft-365/compliance/content-search.
Czy mogę zakupić samego Teamsa i czy będzie to wersja ograniczona czasowo (np. na 1 rok, 1 miesiąc)?
Oczywiście, od niedawna jest dostępna komercyjnie licencja Teams Essentials, która jest autonomiczną aplikacją (bez dodatku Exchange, czy aplikacji Office).
Więcej szczegółów o tym planie znajdziesz na naszym blogu: Teams Essentials – nowy plan od Microsoft dla małych firm.
Jakie są ogólne różnice licencji Teams Exploratory vs. Teams Essentials?
Najwygodniej, jeśli posłużę się tabelką:
Czy w wersji MS Teams Essentials mam możliwość wykorzystania własnego serwera pocztowego? Czy będzie to adres nadany przez Microsoft?
Niestety, nie ma takiej możliwości. Microsoft oferuje usługę poczty razem z Teamsem, więc serwer jest przypisany bezpośrednio przez MS i nie ma możliwości jego zmiany. Niemniej jednak sama wersja Essentials nie ma wbudowanej poczty Exchange, więc możesz skonfigurować pocztę dla swojej domeny u dowolnego dostawcy takiej usługi i równolegle utworzyć użytkowników z licencją na Teams Essentials po stronie Microsoft w tej samej domenie. Należy przy tym pamiętać o odpowiednim dodaniu i skonfigurowaniu domeny i antyspamu po stronie MS i w home.pl.
