Sprawne rekrutacje i zarządzanie sprawami pracowniczymi to wymagające zadania. Jak dotąd powstało wiele programów do organizacji pracy kadr, a wśród nich można wyróżnić m.in. Google Workspace. Sprawdź, jakie możliwości dla rekruterów i osób pracujących w działach HR posiadają te narzędzia.
Przydatne narzędzia dla działu HR – wszystko w ramach jednego konta Google
Aplikacje, takie jak eRecruiter, HRnest czy Kadromierz, są niezwykle przydatnymi narzędziami dla wielu pracowników HR. O ile nie można odmówić im funkcjonalności i wysokiego poziomu zaawansowania, to sprawa zaczyna się komplikować, gdy korzystasz z wielu różnych aplikacji jednocześnie.
Do każdej z nich potrzebujesz oddzielnego konta. Im więcej programów, tym więcej loginów i haseł musisz użyć do korzystania z konkretnych zasobów. W takiej sytuacji może pomóc sprawdzony menadżer haseł, jednak nadal będziesz przetwarzać wiele informacji, ulokowanych w różnych aplikacjach.
W tym artykule pokażemy Ci, jak wykorzystać aplikacje Google w codziennej pracy rekrutera i pracownika kadrowego. A wszystko to w ramach jednego, spójnego środowiska Google Workspace.
Szkolenia dla pracowników w Meet
Szkolenia dla nowych pracowników i inne okresowe kursy możesz przeprowadzić w komunikatorze Google Meet. Do zaproszenia uczestników potrzebujesz jedynie ich adresy mailowe.
W aplikacji zorganizujesz spotkanie 1:1 oraz warsztaty w większym gronie. Jeśli szkolenie będzie tego wymagać, podzielisz uczestników na mniejsze grupy, by łatwiej przekazać istotną wiedzę.
Każdy uczestnik ukończy szkolenie z dowolnego miejsca, a do kontaktu wystarczy komputer lub smartfon z dostępem do internetu. W przypadku zdarzeń losowych nagraj wydarzenie, aby nieobecni nie byli poszkodowani i mogli przeszkolić się we własnym zakresie.
Formularze Google – łatwy sposób na zbieranie opinii w ankietach
Gdy organizujesz w firmie różne akcje pracownicze, np. szkolenia, webinary, zbiórki czy newslettery, weryfikuj ich odbiór w szybki i prosty sposób. W ramach firmowego konta Google użyj aplikacji Formularze Google.
W Google Forms łatwo zaprojektujesz i wyślesz ankietę do wybranych użytkowników. Wszystkie odpowiedzi wygodnie zinterpretujesz na podstawie czytelnych diagramów i tabel, które będą aktualizowane wraz z odbieraniem kolejnych formularzy.
- Dowiedz się więcej: Jak stworzyć ankietę w Google Forms?
Witryny Google jako baza wiedzy dla pracowników
Tworzenie intranetowych witryn to skuteczna metoda na zebranie najważniejszych informacji o firmie i sprawach pracowniczych. Taka baza wiedzy jest ważna nie tylko dla nowo zatrudnionych.
Dzięki Witrynom Google łatwo udostępnisz bieżące wiadomości dotyczące firmy. Zamieścisz również informacje o trwających rekrutacjach, dodatkach pracowniczych, materiałach szkoleniowych itp.
Dysk Google i dyski współdzielone do szybkiej wymiany plików
Zamiast wysyłać grafiki czy pliki szkoleniowe jako załącznik w wiadomości e-mail, stwórz specjalną przestrzeń w chmurze Google, dostępną dla konkretnych zespołów.
Jeśli ktoś zechce przejrzeć plik z artykułem do publikacji na firmowym blogu, nie musi przeczesywać skrzynki mailowej i szukać aktualnej wersji pliku. Na Dysku Google zawsze znajdzie aktualny dokument ze wszystkimi wprowadzonymi zmianami.
- Czytaj więcej: Jak działa dysk współdzielony Google Workspace?
Dokumenty – zespołowe tworzenie opisów stanowisk
Informacje, wprowadzane w ramach aplikacji Google, są na bieżąco synchronizowane z chmurą. Dzięki temu każda zmiana w pliku (dokumencie, arkuszu czy prezentacji) jest widoczna od razu u wszystkich użytkowników, którzy pracują nad daną treścią.
W ten sposób wraz ze swoim zespołem stworzysz opisy, które na bieżąco będziesz aktualizować, dodawać komentarze i akceptować lub odrzucać sugestie innych. Taka praca skutkuje dużą oszczędnością czasu i spójnym tekstem, wobec którego wszyscy twórcy są zgodni. W skrócie – koniec z bałaganem na dysku w postaci niekończących się (i kreatywnie nazwanych) kolejnych wersji pliku.
Prowadzenie rekrutacji i notatki ze spotkania
Jeśli prowadzisz wieloetapowe rekrutacje lub jesteś jedną z kilku osób, które rozmawiają z kandydatami, z pewnością przyda Ci się aplikacja, w której zgromadzisz notatki, a w razie potrzeby udostępnisz je pozostałym.
To kolejne zastosowanie Dokumentów Google (Google Docs), kiedy wiele osób może zapisywać notatki w jednym miejscu z różnych urządzeń. W ten sposób spostrzeżenia z rekrutacji nie zawieruszą się i będą pomocne podczas kolejnych etapów.
Planowanie rozmów i aktualizowanie danych w Arkuszach Google
W Arkuszach Google wykonasz prosty grafik, który posłuży zespołom rekrutacyjnym. Za pomocą dobrze znanych komórek arkusza zadbasz o to, aby plany rozmów kwalifikacyjnych nie nachodziły na siebie.
Kiedy zechcesz zaktualizować nadchodzące wydarzenia, sporządzić raporty, czy zaplanować kontakt zwrotny do kandydatów – wszystko znajdziesz w jednym arkuszu kalkulacyjnym.
Prezentacja firmy na grupowym spotkaniu online
Z kandydatem na konkretne stanowisko możesz umówić się na biznesową kawę lub zorganizować spotkanie online, podczas którego w przyjaznej atmosferze zaprezentujesz firmę.
Próbując spotkać się na prezentacji firmy lub stanowiska z każdą osobą, zapewne szybko zapchałbyś swój dzienny grafik. Skoro jednak masz dostęp do aplikacji Google, zamiast opowiadać o firmie np. przez telefon, zorganizuj prezentację online. W ten sposób wywrzesz dobre wrażenie na kandydatach.
Zdalne rekrutacje w aplikacjach Google
Jeśli wybrane stanowisko wymaga sprawdzenia umiejętności kandydata, np. pisania konkretnego kodu, zweryfikujesz to dzięki narzędziom Google Workspace.
Spotkanie niech odbędzie się w Google Meet. Natomiast do weryfikacji zadania użyj Dokumentów lub Arkuszy Google. Udostępnij plik kandydatowi i w czasie rzeczywistym obserwuj postępy.
Rekrutuj i zarządzaj pracownikami z aplikacjami Google
Darmowy Gmail jest dzisiaj jedną z najpopularniejszych usług poczty elektronicznej na świecie. Świadczy to o tym, jak środowisko Google jest proste i bezpieczne w użytkowaniu.
Aplikacje Google dla firm wizualnie niczym nie różnią się od tych darmowych, jednak funkcjonalnie wprowadzają pracę online na dużo wyższy poziom. Są również niezbędne, jeśli chcesz przetwarzać dane pracowników w bezpiecznym miejscu, co w kontekście pracy działu HR jest kluczowe.
Jak zacząć przygodę ze środowiskiem aplikacji Google? Zamów aplikacje Google Workspace w home.pl – oficjalnego partnera Google na rynku polskim, a uzyskasz:
- fakturę VAT w polskiej walucie,
- polskie wsparcie techniczne i sprzedażowe,
- dostęp do szkoleń i wdrożeń Google.
