Jeśli firmową korespondencję prowadzisz przy użyciu skrzynek założonych za darmo, np. w domenie gmail.com, to nie mamy dobrych wieści. Oszczędzając na poczcie e-mail – podstawie w komunikacji z klientami i partnerami biznesowymi – możesz przysporzyć firmie więcej szkód (strat) niż korzyści.
Wiele usług i aplikacji udostępnianych jest często w dwóch wersjach: do użytku prywatnego i komercyjnego. Nietrudno zaobserwować pewną zależność – rozwiązania dla użytkowników indywidualnych są darmowe lub po prostu tanie, a opcje dla firm wiążą się z większą opłatą (często w formie regularnej subskrypcji).
Nie inaczej jest w przypadku firmowej poczty e-mail. Jeżeli zależy Ci na skutecznym i bezpiecznym serwerze pocztowym w biznesie, bezpłatne skrzynki powinny zniknąć z Twojej listy życzeń. Dlaczego?
Dla kogo jest darmowa poczta Gmail?
Google w swojej dokumentacji i polityce prywatności określa pewne ramy użytkowania usług, w tym kwestie licencji, jakie wynikają z łączenia różnych produktów Google. Nie pisze jednak wprost, dla kogo jest to usługa. Unika przy tym również stwierdzenia, że darmowa poczta jest dla firm. A jeśli unika, to musi stać za tym konkretny powód.
Tym powodem są przede wszystkim elementy techniczne, dostosowane do konkretnej grupy – osób prywatnych, które używają konta Google do celów osobistych.
Istnieje jeszcze kilka innych grup, które mogą używać aplikacji Google za darmo. Nie są to jednak te same konta, co dla użytkowników indywidualnych. Wybrane podmioty korzystają wówczas bezpłatnie z profesjonalnych licencji Google Workspace:
- sektor edukacji – szkoły i uczelnie,
- organizacje non-profit – jednostki pozarządowe powinny spełnić warunki:
- być jednostką charytatywną,
- być zweryfikowane jako organizacja non-profit przez TechSoup lub regionalnego partnera,
- być organizacją pożytku publicznego, fundacją lub stowarzyszeniem w KRS.
Zapytaj o Google Workspace dla Edukacji i organizacji non-profit.
Dlaczego firmowa poczta na darmowym Gmailu to zły pomysł?
Czy to oznacza, że istnieje jakakolwiek blokada, sprawiająca, że firmy nie skorzystają z darmowego Gmaila? W praktyce nikt nikomu nie zabroni używać darmowych skrzynek e-mail tak, jak chce (poza oczywiście działaniami niedozwolonymi, opisanymi w regulaminie).
Być może Google nie złapie za rękę przedsiębiorcy, który zarządza biznesową dokumentacją w ramach darmowego konta. Z technicznego punktu widzenia jednak takie postępowanie może stwarzać pewne zagrożenia, wpływające na pracę i wizerunek firm.
Brak własnej domeny w adresie e-mail może odstraszać
Pomimo tego, że rozszerzenie @gmail.com jest w Polsce bardzo powszechne i wielu z nas jest do tej domeny przyzwyczajonych, to nadal piszemy tu o bezpłatnych, osobistych kontach Google.
Bardziej świadomi klienci mogą napotkać pewien opór, by nawiązać kontakt z adresem info.twojafirma@gmail.com, w celu np. podania danych osobowych do złożenia zamówienia. Takie dylematy można wyeliminować profesjonalnie wyglądającym i wiarygodnym adresem info@twojafirma.pl.
Sytuacja jest o tyle interesująca, że ktoś może się pod Twój darmowy email po prostu podszyć.
Ataki phishingowe to jedne z najczęściej stosowanych prób wyłudzeń danych na świecie. Co ważne – są to ataki nie tylko o szerokim zasięgu. Coraz częściej można się spotkać z precyzyjnie wymierzonym atakiem w organizację, a nawet konkretnego użytkownika. Jak to może wyglądać?
Wyobraź sobie, że posiadasz adres email:
zaklad.blacharski.koszalin@gmail.com
Brzmi atrakcyjnie, prawda? Czy wiesz, że ktoś inny może wysłać do Twojego klienta korespondencję z podpisem:
zakIad.bIacharski.koszaIin@gmail.com
Na pierwszy rzut oka, oba maile są identyczne. W praktyce – różnią się 3 znakami, na które przeciętny użytkownik nie zwróci uwagi (mała litera „L” zastąpiona wielką literą „i”). Gdy zobaczy adres maila w polu „Od:” na skrzynce pocztowej – niewykluczone, że da się nabrać i przekaże cyberprzestępcy wrażliwe dane.
Wniosek? Konto email w domenie gmail.com może posiadać każdy.
Pamiętaj, że własny adres internetowy wpływa pozytywnie na wizerunek Twojej marki oraz świadomość klientów.
Czy wiesz, że w 2021 roku aż 91% ataków phishingowych z metodą „na przynętę” (tzw. bait attack) zostało wykonanych za pomocą darmowych skrzynek email na Gmailu? Zapoznaj się ze statystykami w raporcie Barracuda.
Czy Gmail jest zgodny z RODO?
Zagadnienia związane z RODO to delikatna materia, w której bardzo łatwo o zaniedbania. Przetwarzanie wrażliwych danych w ramach osobistych kont e-mail może spowodować pewne naruszenia.
Wynika to z faktu, iż właściciel indywidualnego konta Google nie ma prawa własności w stosunku do dokumentów, którymi zarządza wewnątrz prywatnej chmury. Oznacza to, że to Google jest administratorem tych danych, a nie posiadacz konta Gmail.
Inaczej to wygląda w przypadku biznesowych licencji Google Workspace. To właściciel konkretnego konta jest administratorem danych, a nie firma Google. W tej sytuacji obrót danymi osobowymi wewnątrz poczty e-mail jest zgodny z RODO.
Czytaj więcej o tym, jak chmura Google chroni dane zgodnie z RODO.
Spam, reklamy i narażenie na phishing
Bezpłatne skrzynki mailowe, zakładane w popularnych serwisach, posiadają minimalne zabezpieczenia przed spamem. W efekcie, są one częstym celem wszechobecnych spamerów, wysyłających nie tylko uporczywe maile reklamowe, ale również próby wyłudzenia danych i środków finansowych.
Darmowy Gmail i tak nieźle radzi sobie z blokadą takiej treści, jednak dopiero specjalne licencje dla firm są wolne od wszelkiego rodzaju reklam i spamu.
Im więcej przypadkowej korespondencji, tym łatwiej o rozproszenie uwagi w pracy. Zamieszanie związane z odbieraniem spamu i częstych reklam może narazić użytkowników na niechciany kontakt z oszustami, którzy chętnie wykorzystują chwile nieuwagi.
Poczta Google dla firm posiada bardziej zaawansowane filtry antyspamowe i nie wyświetla reklam internetowych.
Brak szybkiej pomocy technicznej
Przy korzystaniu z poczty email w celach biznesowych może wydarzyć się wiele nieprzewidzianych sytuacji, a przypadkowe usunięcie ważnej wiadomości potrafi przysporzyć wielu problemów. Użytkownicy darmowego Gmaila mogą skorzystać wówczas jedynie z bazy wiedzy Google lub forum pomocy technicznej. W nagłych sytuacjach nadal są zdani na samodzielność.
Jednak posiadacze Google Workspace mogą korzystać z wygodniejszej pomocy technicznej i szybko otrzymać wsparcie specjalisty przez telefon lub e-mail. Co więcej – licencja firmowa umożliwia konfigurację zaawansowanej kopii zapasowej, tak aby dana wiadomość, folder lub załącznik, zostały przywrócone za pomocą kilku kliknięć.
Kopia zapasowa na poczcie elektronicznej to coś, czego nie doceniamy do momentu, aż będziemy tego potrzebować. Darmowy email nie posiada takiej funkcji, z kolei Google Workspace umożliwia przywrócenie zawartości nawet do 25 dni wstecz!
Co powinna zawierać profesjonalna poczta email dla firmy?
E-mail to teoretycznie tylko pewien interfejs z opcją pisania i wysyłania wiadomości do klientów. W praktyce jednak poczta elektroniczna to szereg funkcjonalności, które chronią Twoją korespondencję. Dlaczego jest to ważne, wyjaśniamy na przykładzie Gmaila dla firm.
Własna domena internetowa w adresie
Gdy w adresie mailowym umieścisz nazwę swojej strony internetowej (zamiast gmail.com), pokażesz klientom, że kontakt z Tobą jest bezpieczny, a Twoja firma jest wiarygodna. Upewnij się więc, że w każdym momencie możesz powiązać domenę ze skrzynką pocztową. Czy darmowy Gmail to umożliwia? Nie.
Jedno konto email dla jednego pracownika
Dobrą praktyką jest, aby każdy pracownik miał własne, indywidualne konto pocztowe, które będzie zarządzane odgórnie przez organizację. Korzystanie z darmowego Gmaila wyklucza taką ewentualność, co powoduje, że np. po zmianie pracy dany pracownik może dosłownie „zabrać ze sobą” dane klientów lub zamówień.
Odpowiednia konfiguracja kont i reguł bezpieczeństwa to podstawa w firmach każdej wielkości. W centrum administracyjnym Google ustawisz i zmierzysz kluczowe parametry, np:
- reguły dotyczące haseł (liczba i rodzaj znaków, częstotliwość ich zmiany),
- wymuszenie weryfikacji wieloetapowej (2FA),
- tworzenie kopii zapasowych (backupu) w chmurze,
- ustawienie alertów bezpieczeństwa,
- generowanie raportów aktywności użytkowników.
Duża pojemność dysku w chmurze na maile i firmowe pliki
Bezpłatne skrzynki pocztowe udostępniają zazwyczaj od kilku do kilkunastu gigabajtów na maile. W przypadku darmowego Gmaila jest to 15 GB. Jest to jednak przestrzeń współdzielona na każde dane tzn. poczta z załącznikiem lub zdjęcie wgrane do aplikacji Zdjęcia wpływają na zajętość przestrzeni w ramach tego limitu.
Tak mała ilość miejsca szybko się skurczy, jeśli będzie używana do zarządzania firmową korespondencją w firmie (nie tylko maile, ale też załączniki oraz pliki na Dysku Google).
Firmowe pakiety Google udostępniają minimum 30 GB dla jednego użytkownika, a w razie potrzeby możesz rozszerzać tę pojemność nawet do kilku terabajtów.
Organizacja przepływu poczty i praca zespołowa
W przypadku darmowych kont jesteś ograniczony/a do jednego adresu mailowego na skrzynkę i opcjonalnie (nie zawsze!) jednego aliasu, czyli zapasowego adresu dla tej samej skrzynki. Gdy używasz profesjonalnych aplikacji Google, możesz tworzyć aliasy i grupy, które pomogą zorganizować ruch z takich adresów jak: ksiegowosc@twojafirma.pl czy kontakt@twojafirma.pl.
Aby korzystać z dodatkowych adresów pomocniczych, nie potrzebujesz oddzielnych licencji. Aliasy i adresy zespołów stworzysz w ramach imiennych skrzynek pracowników. Przeczytaj więcej o aliasach w Google Workspace.
Pracę zespołową usprawnisz również dzięki dyskom współdzielonym, które przechowują pliki zespołu. Jest to wygodna i bezpieczna forma udostępniania oraz edytowania plików. Nawet po odejściu pracownika, zachowasz dostęp do wszystkich dokumentów, którymi zarządzał.
Masz konto na Gmail? Z Google Workspace będziesz pracować bezpiecznie
Poczta e-mail w ostatnich latach wyewoluowała z prostego narzędzia do prowadzenia korespondencji, w usługę do zarządzania danymi i współdzielenia plików. Nic w tym dziwnego, bo potrzeby firm stale rosną i potrzebują one czegoś więcej niż „zwykła poczta”.
Jedną z takich usług są pakiety Gogle Workspace, które stworzono właśnie na potrzeby komercyjne. Dzięki temu, że działają one w oparciu o znane już rozwiązania z Gmaila – użytkownicy doskonale się w nich odnajdują po przejściu z bezpłatnej poczty Google. Najczęściej wybierane licencje, to:
- Google Workspace Business Starter – to 30 GB na Gmailu i Dysku Google dla 1 użytkownika.
- Google Workspace Business Standard – oferuje 2 TB na użytkownika oraz posiada opcję nagrywania spotkań w Google Meet.
- Google Workspace Business Plus – to aż 5 TB dla użytkownika, a także zaawansowane opcje ochrony organizacji w chmurze Google.
Masz pytania? Skontaktuj się z ekspertem Google i uzyskaj odpowiedzi.
