W Google Workspace każda firma znajdzie narzędzie, które usprawni pracę w zespole i przepływ informacji między pracownikami. Przede wszystkim jednak jest to pakiet aplikacji od Google, które poszerzono o funkcje skierowane do użytkowników biznesowych. Dla przykładu, korzystając z Gmaila możesz założyć adres email skojarzony z Twoją firmową domeną. Podobne różnice pojawiają się w popularnym Dysku Google oraz Dysku współdzielonym w Google Workspace. Poznaj z bliska bardziej zaawansowane funkcje tej usługi.
SPIS TREŚCI
Co to jest dysk współdzielony Google Workspace?
Mówiąc najogólniej, dysk współdzielony, to nieograniczone miejsce w chmurze, do którego ma dostęp wielu użytkowników (a konkretnie Ci, którzy zostali przez Ciebie upoważnieni). Zapisane na takim dysku pliki nie należą do jednej osoby, a do grupy osób, które otrzymały dostęp do dysku współdzielonego. Jeśli ktoś udostępnił swój plik na takim dysku, a w przyszłości odejdzie z zespołu, to pozostali członkowie grupy nie zostaną pozbawieni dostępu do udostępnionych treści.
Zmiany, wprowadzane na plikach umieszczonych na dysku współdzielonym aktualizowane są w czasie rzeczywistym. Możesz więc pracować na konkretnym dokumencie, czy arkuszu jednocześnie z innymi osobami i śledzić postęp pracy, a także weryfikować wprowadzane zmiany bez konieczności wysyłania kolejnych wersji pliku mailem.
Skorzystaj z kodu rabatowego na Google Workspace:
Do czego służy dysk współdzielony Google Workspace?
Dzięki dyskom współdzielonym Google Workspace stworzysz wydzieloną przestrzeń na potrzeby okresowych projektów lub wybranych zespołów. Najważniejsze cechy dysków współdzielonych to:
- Pliki i foldery nie są własnością jednego użytkownika – dane umieszczone na wspólnym dysku należą do całego zespołu. Jeśli pracownik odejdzie z grupy lub administrator usunie jego konto, to pliki tej osoby pozostaną na dysku współdzielonym.
- Ulepszone reguły udostępniania – wszystkie osoby w zespole widzą tę samą zawartość dysku.
- Dostęp do treści – jeśli administrator doda użytkownika do grupy dyskusyjnej Google, wówczas automatycznie doda go do dysków współdzielonych, które obejmują tę grupę.
- Dostęp użytkowników zewnętrznych – jeśli wymaga tego sytuacja (np. kontaktujesz się z partnerem zewnętrznym), możesz zapraszać do zespołu osoby spoza Twojej organizacji. Warunkiem jest posiadanie przez te osoby jakiegokolwiek konta Google.
- Synchronizacja z komputerem – Na swoim komputerze użyjesz dysków współdzielonych dzięki aplikacji Dysk Google na komputerze.
Czym różni się dysk współdzielony Google Workspace od zwykłego Dysku Google?
To jedno z najczęstszych pytań zdawanych przez użytkowników. Skoro konto Google oferuje dostęp do Dysku, to jaki jest sens użycia dysku Google Workspace? Zasadnicza różnica wynika z faktu, że są to 2 odrębne funkcje dostępne w pakiecie Google Workspace. W mocnym skrócie – dysk współdzielony służy do wymiany danych z większą liczbą użytkowników, a Dysk Google to Twoja wydzielona przestrzeń (konto pracownika). Zapoznaj się ze szczegółowym porównaniem obu funkcjonalności w poniższej tabeli.
| Dysk współdzielony | Mój Dysk Google | |
| Jakie typy plików mogę dodać? | Wszystkie typy plików oprócz Map Google | Wszystkie typy plików |
| Kto jest właścicielem plików? | Twoja organizacja | Użytkownik, który utworzył plik lub folder |
| Czy mogę przenosić pliki i foldery na dysk? | Użytkownicy mogą przenosić tylko pliki. Administratorzy mogą przenosić pliki i foldery. | Tak |
| Czy mogę przenosić pliki i foldery wewnątrz dysku? | Tak, jeśli masz uprawnienia menedżera lub menedżera treści. | Tak |
| Czy mogę synchronizować pliki z komputerem? | Za pomocą aplikacji Dysk na komputer: tak Za pomocą Kopii zapasowej i synchronizacji: nie | Tak |
| Na czym polega udostępnianie? | Wszyscy użytkownicy zespołu mają dostęp do tego samego zbioru plików. | Użytkownicy mogą widzieć różne pliki w folderze zależnie od swoich uprawnień do poszczególnych plików. |
| Jak długo usunięte pliki pozostają w koszu? | Każdy dysk współdzielony ma własny kosz. Pliki i foldery znajdujące się w koszu są trwale usuwane po 30 dniach. Użytkownicy mogą usunąć poszczególne pliki wcześniej. | Pliki i foldery znajdujące się w koszu są usuwane po 30 dniach. |
| Czy mogę przywracać pliki z kosza? | Tak, jeśli masz uprawnienia menedżera, menedżera treści lub współtwórcy. | Tak, jeśli zostały utworzone przez Ciebie. |
Kiedy tworzyć pliki na dysku współdzielonym, a kiedy na Moim Dysku Google?
Zasada, którą powinieneś się kierować w zarządzaniu plikami w chmurze jest prosta:
- Na Moim Dysku Google przechowuj pliki osobiste oraz takie, które chcesz udostępnić wąskiemu gronu odbiorców – niezwiązanych z grupami dysków współdzielonych.
- Na dyskach współdzielonych twórz pliki, które chcesz udostępnić zespołowi w celu natychmiastowego rozpoczęcia wspólnej pracy nad ich treścią.
Chcę korzystać z dysków współdzielonych – co dalej?
Abyś mógł wdrożyć funkcję dysków współdzielonych, potrzebujesz odpowiednich licencji Google Workspace. Wyszczególnione poniżej usługi pozwolą Ci używać wspólnych dysków w swojej organizacji:
- Google Workspace Business Standard
- Google Workspace Business Plus
- Wszystkie licencje Google Workspace Enterprise
Jeśli masz pytania dotyczące wyboru licencji lub konkretnych funkcjonalności, skontaktuj się ze specjalistą Google w home.pl pod numerem +48 91 432 55 72.
Dowiedz się również, jak wdrożyć i przeszkolić pracowników z działania Google Workspace.
Interesuje Cię tematyka transformacji swojej firmy do chmury Google? Zapoznaj się z innymi artykułami dotyczącymi Google Workspace:
- Czy poczta Gmail jest bezpieczna? – 8 powodów dlaczego warto skorzystać z Google Workspace
- Ulepszone narzędzia do pracy zdalnej w Google Workspace – poznaj lepszy dom do pracy
- Edycja plików Office w Google Workspace – jak to wygląda w praktyce?
- Jak używać dysku Google – 7 wskazówek, które ułatwią Ci pracę
