Jednoosobowa działalność, mały sklep internetowy, czy kilkuosobowa firma związana z gastronomią komunikuje się z klientami na miejscu, twarzą w twarz lub telefonicznie oraz mailowo. Większym wyzwaniem jest jednak zagwarantowanie najlepszej komunikacji wewnątrz większego zespołu, a nawet kilku zespołów. Gdy firma zwiększa zatrudnienie, pojawiają się nowe potrzeby związane z wykorzystywaniem aplikacji do szybkiej wymiany informacji – w podróży, podczas szkoleń zewnętrznych, czy w tradycyjnej sprzedaży B2B. Codzienne życie w firmie liczącej kilkadziesiąt osób może być chaotyczne, ale sztuką jest uporządkować ten chaos i wykorzystać go do jeszcze większej dynamiki rozwoju. Pomoże w tym Microsoft 365 Business.
Czym jest Microsoft 365 Business, dowiesz się z TEGO artykułu. Prześledźmy teraz procesy, które potrafią spowolnić i opóźnić realizację projektów, a które są wyzwaniem dla przedsiębiorstw korzystających z darmowych aplikacji do pracy biurowej lub poczty email. Takich procesów w średniej wielkości firmie jest już bardzo dużo, a wszystko zaczyna się praktycznie od uruchomienia komputera, poszukiwania plików oraz logowania do skrzynki email. Z biegiem czasu nagromadzenie aplikacji będzie dla pracowników kłopotliwe i nieoptymalne. Z racji faktu, że w skład Microsoft 365 Business wchodzi pakiet Office 365 – w ramach jednego oprogramowania otrzymujesz dostęp do szeregu funkcji ułatwiających pracę w biurze oraz pracę w zespole.
Jak komunikować się z pracownikami i klientami za pomocą jednej aplikacji?
Poczta email to nie wszystko. Popularność zdobyły komunikatory, których na rynku jest bardzo dużo. Użycie ich w kontekście biznesowym oszczędza sporo czasu ponieważ w przeciwieństwie do maila – całą dyskusję toczymy w jednym oknie, „na żywo”, również w kilka osób. Wybór odpowiedniego komunikatora ma bardzo duże znaczenie, ponieważ część z nich ma charakter prywatny (jak Messenger czy WhatsApp). Zaproszenie do rozmowy potencjalnego klienta przez tego typ komunikator może zostać odebrane negatywnie. Dlatego warto wybrać narzędzie neutralne, a nawet takie, które nie wymaga od klienta instalowania dodatkowej aplikacji. Skype dla firm dostępny w pakiecie Office 365 został przemyślany właśnie pod kątem zapewnienia jak najlepszego komfortu dla prezentera oraz odbiorcy wiadomości. Co ważne, dzięki personalizowanym linkom możemy rozpocząć konwersacje z użytkownikami, którzy nie posiadają zainstalowanego Skype’a na swoim urządzeniu. Wystarczy do tego zwykła przeglądarka.
Jak prowadzić szkolenia z wieloma uczestnikami?
Większy zespół pracowników przekłada się na nowe sposoby pozyskiwania kolejnych klientów, bardzo często w formie kontaktu bezpośredniego. A to oznacza wyjazdy, delegacje i nieobecności w firmie. Załóżmy, że prowadzisz firmę w Warszawie, a klienci pochodzą z całej Polski. W praktyce część Twojego zespołu będzie rozproszona po kraju i będzie trudno zebrać dużą grupę odbiorców w jednym miejscu np. na szkoleniu biznesowym. Z pomocą Skype’a dla firm takie ograniczenia znikają, ponieważ dzięki aplikacji Twoja firma zapewni sobie możliwość swobodnej wymiany informacji na każdym urządzeniu, oferując również opcję wideorozmów z udziałem nawet 250 uczestników. Zdalne szkolenia poprzez wideorozmowy to także pomysł na biznes np. dla szkół językowych, które chcą pozyskać klientów z całej Polski i prowadzić lekcje zdalnie (zmniejszając tym sposobem koszty związane z wynajmem pomieszczeń).
Skorzystanie z komunikatora Microsoftu ma jeszcze jedną ważną zaletę – w wideokonferencji można użyć funkcji gestów i rysowania, a to świetny sposób na zachęcenie uczestników do interakcji np. z materiałem szkoleniowym czy zaproszenie do wspólnego rozwiązania jakiegoś problemu/zagadnienia.
Jak skrócić czas pracy nad dokumentami?
Znasz ten ból? Piszesz bardzo ważny dokument lub raport i robisz to wspólnie z 5-6 innymi osobami. Wymieniasz dziesiątki maili z pytaniami lub odpowiedziami. Nie wiesz, kto i co dodaje, modyfikuje, aż w końcu na Twoim dysku znajdujesz 20 różnych wersji pliku i już sam nie wiesz, który z nich jest prawidłowy i ostateczny. A czas ucieka! W Office 365 taka sytuacja jest nie do pomyślenia, ponieważ pracując w arkuszu kalkulacyjnym, dokumencie Word, czy PowerPoint możesz udostępnić swój plik innym pracownikom poprzez przeglądarkę. Bez wymiany maili, bez dodatkowych załączników, z pełną transparentnością działań – program informuje o tym, kto pracuje nad uzupełnieniem pliku i jakie zmiany nanosi. Jeżeli nowa wersja dokumentu nie spełni Twoich oczekiwań, zawsze możesz przywrócić poprzednią jednym kliknięciem myszy. Pulpit w Twoim systemie wreszcie będzie uporządkowany, a Twoje dokumenty firmowe będą bezpieczne dzięki zapisywaniu danych w chmurze OneDrive.
Jak zapewnić najwyższy poziom bezpieczeństwa informatycznego?
Kilkanaście komputerów, dziesiątki jeśli nie setki aplikacji i nieustanna weryfikacja używanego oprogramowania – to bardzo duże wyzwanie logistyczne oraz organizacyjne dla firmowego informatyka. A co, jeśli mógłby on wszystkim zarządzać z poziomu jednego urządzenia i aplikacji? Wraz z Microsoft 365 Business firmy otrzymują aktualizację systemów Windows do wersji 10 PRO, dzięki czemu posiadają najlepszą ochronę przed cyberzagrożeniami. Windows 10 PRO to przede wszystkim:
- Funkcja BitLocker – szyfrowanie danych na dyskach z użyciem algorytmu AES (128 lub 256 bit), dzięki czemu do kluczowych i wrażliwych danych nie będą mieć dostępu nieuprawnione osoby,
- Podłączenie do własnej domeny – postaw na transparentność i łatwe loginy do systemu. Dzięki opcji podłączania własnej domeny nazwa użytkownika będzie miała format np. adresu email,
- Pełna kontrola nad instalacją nowego oprogramowania – przypadkowa instalacja aplikacji zawierającej wirusa może wywołać niepowetowane straty. Dzięki Windows 10 PRO możesz ograniczyć ryzyko infekcji poprzez skonfigurowanie uprawnień dla wybranych użytkowników.
Aplikacja wchodząca w skład pakietu Microsoft 365 Business umożliwia zarządzanie wszystkimi urządzeniami w firmie, które są wyposażone w system Windows.
